ADMINISTRACION DE PRODUCCION

Introducción

Las empresas en su búsqueda de posicionarse en un mercado cada vez más competitivo están implementando metodologías de gestión de procesos dirigidas a mejorar su productividad. La Rueda de Deming es un sistema que busca la optimización constante de las actividades empresariales a través de cuatro etapas. Una vez que se llega a la última etapa, la empresa debe volver a comenzar, promoviendo así una autoevaluación continua que le permita identificar oportunidades de mejora en cada proceso.

William Deming fue un Físico y estadista Estadounidense que desarrolló este ciclo junto con el menos conocido Walter Shewhart. El PDCA se empezó a aplicar después de la Segunda Guerra Mundial enmarcado en lo que es el concepto de calidad total y del cual se beneficiaron de una manera extraordinaria los japoneses al reconstruir su país y crear esa marca de calidad y sinónimo de bien hecho llamado “made in Japón” y que todavía hoy muy pocos países y empresas han logrado.

Este ciclo es muy conocido ya que la mayor parte de los sistemas de gestión (ISO 9000, ISO 45001, etc.) lo han adaptado e integrado a sus sistemas y normativas de estandarización ya que es sencillo de aplicar y fácil de hacerle seguimiento o auditoria si se hace paso a paso y como debe ser.

La rueda de la calidad permite identificar y aprovechar las oportunidades de mejora continua. Implementar el PDCA le permite definir nuevas y mejoradas soluciones de forma continuada en el tiempo, planteando retos constantes que permitan renovar gradualmente las prácticas obsoletas.

En este sentido, la importancia del ciclo de Deming se basa en que, cuando se hace la evaluación de forma continua, se logran detectar fallas o actividades innecesarias. Por tanto, tomar decisiones para solucionar estos obstáculos a través de las etapas del ciclo de Deming permite aumentar la productividad, reducir los costos, incrementar la rentabilidad e impulsar la competitividad empresarial.

La Rueda de Deming

Es un proceso de planificación y optimización diseñado para que las empresas que lo utilizan puedan incrementar constantemente sus estándares de calidad para lograr ser más productivas y eficientes. De este modo, ponerla en funcionamiento puede resultar muy útil para que los equipos de una compañía mejoren su rendimiento y aumente la productividad, ya que todo el trabajo y el esfuerzo están enfocados a conseguir una serie de objetivos determinados.

Deming fue el principal impulsor del ciclo de mejora continua, pero fue el destacado estadístico Walter A. Shewhart, quien lo consideró como un proceso elemental en cualquier campo de la actividad, con el fin de asegurar la mejora continua de dichas actividades. En la década de 1920, Shewhart introdujo un modelo que constaba de Planificar, Hacer, Ver, que puede considerarse una de las perspectivas de mejora de procesos en las primeras etapas más importantes. Deming vio su propio ciclo como la continuación natural de este modelo.

El objetivo de Deming era volver a aplicar el método científico a los procesos de negocio, y nos ha dejado dos variantes principales de su pensamiento: PDSA y PDCA. Sin embargo, su propósito era no solo mejorar los procesos sino también los resultados de los negocios en general.

Etapas de la rueda de Deming

La Rueda o Círculo de Deming consiste en un sistema de cuatro pasos cuyo objetivo es mejorar la competitividad de la empresa. Su característica principal es que es cíclico, de modo que cada uno de los pasos alimenta al siguiente, este al siguiente y así sucesivamente. Las etapas que lo integran son las siguientes:

• Planificar (Plan)

Es la primera etapa del ciclo de Deming y es donde se identifica el problema, se crean objetivos para solucionarlo (como los SMART) y se designan los deberes para lograr dichos objetivos.

Durante la primera etapa se analiza el estado de la empresa y sus necesidades. Esto permitirá definir una serie de objetivos, así como las acciones que te ayudarán a alcanzarlos. También tendrás que determinar cómo vas a evaluar si dichos objetivos se han obtenido o no.

• Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso.
• Detallar las especificaciones de los resultados esperados.
• Definir las actividades necesarias para lograr el producto o servicio, verificando los requisitos especificados.
• Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados necesarios de acuerdo con los requerimientos del cliente y la política organizacional.

Herramientas de planificación

Estas herramientas pueden servir para dos cosas:

• Para facilitar y estandarizar la metodología de planificación de proyectos, actividades y tareas.
• Para ayudar a diseñar productos, procesos y servicios según los requisitos y funciones previstas en el futuro.

Algunos ejemplos de herramientas de planificación los podemos ver en la siguiente lista:

• AMFE – Análisis Modal de Fallos y Efectos
• Diagrama de Gantt – Planificación y seguimiento de actividades y proyectos.
• Método de diseño intuitivo Poka-yoke – Diseño a prueba de errores.
• QFD – Despliegue de la función calidad (Introducción) – Introducción al análisis de necesidades y expectativas.
• Lluvia de ideas -- Participación de todas las partes interesadas.

• Hacer (Do)

En la segunda etapa del ciclo los empleados empiezan a trabajar en los cambios para lograr los objetivos planteados, bajo instrucciones previas. En este proceso es recomendable mantener al equipo supervisado y, de ser necesario, hacer una prueba piloto.

Una vez detalladas las actividades que deben llevarte a cumplir los objetivos, es cuando comienza el verdadero proceso de mejora continua. Se debe implementar un plan definido siguiendo los lineamientos establecidos en la fase uno.

• Comprobar (Check)

Transcurrido un periodo de tiempo previamente definido desde que se comienzan a hacer las actividades, en la tercera etapa del ciclo de Deming se procede a evaluar los resultados con base en los KPI seleccionados para cada objetivo. De este análisis se comprueba la eficiencia y eficacia de las acciones tomadas.

Después de haber puesto en marcha la maquinaria, se debe ver si se avanzó en la dirección correcta. Para hacer las valoraciones se tiene que seguir el sistema de evaluación definido en la primera fase. Lo primordial es determinar el grado de cumplimiento de los objetivos e identificar cuáles son las acciones más efectivas.

• Monitorear la implementación y evaluar el plan de ejecución documentando las conclusiones.

Herramientas de evaluación

Las herramientas de evaluación sirven para controlar el estado actual de un proyecto, proceso, producto o servicio con el objetivo de tener una visión detallada de su estado, evaluarlo o buscar formas de mejorarlo posteriormente.

Algunos ejemplos de herramientas de evaluación se encuentran en la siguiente lista:

• Diagrama de Pareto – La famosa curva 80%-20% para organizar datos y centrar los esfuerzos en lo más importante.
• Diagrama de correlación – Representación gráfica que muestra la relación de una variable con respecto a otra.
• Diagrama de Ishikawa – Estudio para localizar las causas de los problemas.
• Cuadro de mando – Modelo de gestión, con un soporte de información periódica para la dirección de los procesos de la empresa.
• Listas de Verificación o Control – Check list.

• Actuar (Act)

         En la última etapa se toman decisiones con base en el aprendizaje obtenido. Si hubo fallas, se definen acciones correctivas. Si, por el contrario, los resultados fueron óptimos, se documenta dicho cambio y se integra dentro de los procesos empresariales.

En esta última fase, se debe estudiar los resultados del control para elaborar informes y comparativas. Toda la documentación generada durante esta fase servirá para crear el siguiente plan, ya que el proceso vuelve a iniciarse tras realizar los ajustes correspondientes.

Herramientas de mejora

Las herramientas de mejora continua están pensadas para buscar puntos débiles a los procesos, productos y servicios actuales. Del mismo modo, algunas de ellas se centran en señalar cuáles son las áreas de mejora más prioritarias o que más beneficios pueden aportar a nuestro trabajo, de forma que podamos ahorrar tiempo y realizar cambios sólo en las áreas más críticas.

Algunos ejemplos de herramientas de mejora los podemos encontrar en la siguiente lista:

• Análisis de valor – Método ordenado para aumentar el valor de un producto o servicio.
• Método Kaizen – Busca una mejora continua de todos aspectos de la organización.
• Diagrama de afinidad – Juntar ideas o asuntos para organizar y resumir agrupando las ideas afines.

Ventajas de la rueda de Deming

• Mejora continua: gracias al ciclo de Deming, el departamento logístico puede mantenerse implementando soluciones constantes y actualizadas a sus problemas, pero también ir mejorando aún más sus puntos fuertes. Con ello,  la organización se mantiene a la vanguardia en su sector a través de estrategias empresariales que se transforman en ventajas competitivas.
• Incremento de productividad: el ciclo PDCA le permite a la empresa encontrar y solucionar problemas que perjudican la eficiencia y la eficacia de los procesos y del personal, incluso de los proveedores. De esta forma, el departamento de logística es capaz de reducir tiempos muertos, costos innecesarios o procesos tardíos, y aplicar técnicas para hacer que el personal aporte más valor operativo.
• Aplicación ilimitada: una de las mayores ventajas de las etapas del ciclo de Deming es que se pueden aplicar las veces que sea necesario y en cualquier sector de la logística. Esto permite perfeccionar las operaciones logísticas en los distintos departamentos, creando un engranaje efectivo con mínimos márgenes de error.

Desventajas del ciclo de Deming

• Lentitud: la ejecución metódica de las etapas del ciclo de Deming hace que la identificación y la resolución de los incidentes sea tardío en muchos casos. Esto lo convierte en un recurso ineficiente para resolver emergencias operacionales o problemas logísticos de corto plazo.
• Susceptible a imprevistos: el ciclo PDCA es más efectivo cuando las condiciones logísticas del entorno son estables (de acuerdo a lo planificado). Las variables externas o imprevistos (clima desfavorable o disminución de la demanda, por ejemplo) influyen en el resultado.

Importancia del ciclo de Deming o PDCA

La logística de una empresa siempre tiene oportunidades de mejora continua, de aquí la importancia del ciclo de Deming, ya que este es el que permite identificarlas y aprovecharlas. Implementar el PDCA le permite al departamento logístico definir nuevas y mejoradas soluciones de forma continuada en el tiempo, planteando retos constantes que permitan renovar gradualmente las prácticas obsoletas.

...