APOYO LOGISTICO DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

APOYO LOGISTICO

DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

• Departamento financiero: Obtiene y administra eficaz y eficientemente los recursos para que los resultados finales que permiten el desarrollo de la organización y satisface los intereses y necesidades.

Este departamento cuenta con 5 secciones como la Contabilidad, facturación, Tesorería, Interventoría y cartera, Costos de gestión.

• Contabilidad: Una de las áreas claves en la gestión financiera es el departamento de contabilidad quien maneja consolidados de las actividades económicas de la Institución. Su actividad y función son constantes y se reflejan en los documentos de estados financieros que elaboran regularmente y que incluyen un balance general, un estado de resultados y un estado de fuentes y aplicación de fondos.

• Facturación: Coordina la facturación del hospital es imprescindible para el buen funcionamiento del hospital como empresa. Debe realizar recopilación de guías, informes médicos, solicitudes médicas, Expedientes clínicos e informaciones sobre cirugías y exámenes. La gestión de la facturación involucra las actividades de convenios, almacén, honorario médico, hospitalización, emergencia y ambulatorio. Integrar esas actividades es una importante forma de gestión.

• Tesoreria: Hace parte del departamento financiero y viene operando desde los inicios del Hospital. El objetivo principal de tesesoría es garantizar el adecuado manejo de os recursos y monitoriar sus flujos, apartir de las necesidades del Hospital.

• Interventoría y cartera: Se ponen en funcionamiento tres reportes que pretenden facilitar la consulta y seguimiento de la información en las áreas de facturación y cartera, como el reporte de notas de crédito o débito que pueden actuar con independencia en el seguimiento de la variación de la facturación a través de notas y permite hacer un seguimiento, acompañamiento y fortalecimiento de cualquier servicio manejando el control y calidad. También el Reporte de factura nómina que permite consultar al área de cartera las deducciones por la nomina que hace cada colaborador en un periodo de tiempo para determinar las cuotas en las que se debe realizar el cobro y el Seguimiento de facturas que busca evaluar el recorrido de una factura al interior del Hospital antes de ser pasada a cobro a la empresa responsable de pago (erp).

• Costos gestión: Unidades básicas que permiten identificar cuales factores determinan costos de funcionamiento del hospital y se pueden clasificar en centros de costos de producción (área asistencial por especialidades) y Centros de costos de servicios (área de mantenimiento, administrativos, servicios intermedios).

Estos centros de costos son posible realizar el análisis de costos unitarios. En este análisis se identifican los costos de los procedimientos asistenciales que se realizan en le hospital. El costo unitario por procedimiento incluye costos fijos y costos variables. Los costos fijos son aquellos costos que asume el hospital con o sin paciente, aquí entran impuestos, tarifas de servicios públicos, aseo, etc. Los costos variables dependen de la presencia de pacientes y sus patologías.

• Departamento de planes y proyectos: El Plan de Desarrollo Integral del Hospital Pablo Tobón Uribe abre sus puertas con el servicio de Consulta Institucional, que atiende en promedio 95 mil pacientes al año. El servicio de Consulta Institucional cuenta con más de 48 especialidades y subespecialidades médicas y paramédicas para la atención de adultos y niños en la alta complejidad. Como repuesta a las necesidades de la comunidad, el Hospital fortalece la consulta para pacientes adultos y pediátricos con especialidades y subespecialidades que cuentan con poca cobertura en la ciudad.

Especialidades y subespecialidades pediátricas: Pediatría General Reumatología, neurología, nefrología, infectología, alergología, cardiología, gastroenterología, genética Infantil, endocrinología, neumología, cirugía infantil, cuidado Crítico Pediátrico para pacientes que han sido hospitalizados en nuestros servicios de cuidado crítico, psicología Especializada, neuropsicología y nutrición.

Especialidades y subespecialidades Adultos: Reumatología, cardiología, alivio del dolor, coloproctología, dermatología, gastroenterología, ginecología, hepatología, infectología, medicina general, medicina interna, nefrología, neumología, neurocirugía, neurología, neuropsicología, nutrición especializada, oftalmología, ortopedia, otorrinolaringología, electrofisiología, endocrinología, medicina física y de rehabilitación, psicología, psiquiatría, toxicología clínica, urología, cirugía cardiovascular, cirugía de tórax, cirugía general, cirugía de hígado y vías biliares, cirugía Plástica, cirugía Vascular

Las aperturas del Plan de Desarrollo Integral se realizarán de manera paulatina, comienzan con el servicio de la Consulta Institucional, seguidas por Hospitalización Adultos, Pediatría, Unidad de Cuidado Crítico Pediátrico y Neonatal, Unidad de Cuidados Especiales, Unidad de Cuidado Crítico Adultos, Urgencias y Cirugía.

• Departamento de admisiones y Apoyo al usuario:

Cuenta con 2 secciones que son:

• Apoyo al usuario: Al momento del ingreso, los pacientes cuentan con una persona del área de apoyo al usuario en la gestión de las autorizaciones, con el fin de garantizar que todos los servicios estén cubiertos según los convenios con los que cuente el Hospital. Igualmente, se garantiza este acompañamiento una vez el paciente finalice su atención, o en los casos en los que aún no ha utilizado los servicios.

• Servicio al cliente: La oficina de servicio al cliente cumple un papel fundamental: detectar y gestionar las necesidades de los pacientes y sus familias, brindar información, acompañamiento y resolver, de manera oportuna, las diferentes solicitudes que surjan durante el proceso de atención.

Esta área liderada por una enfermera trabaja, continuamente, para facilitar y hacer más humana la relación del paciente y sus acompañantes con el Hospital. Así mismo, recibe, gestiona y responde felicitaciones, sugerencias y reclamos.

• Departamento de Contratación de servicios de Salud:

Cuenta con 1 sección que es la de:

• Pacientes internacionales: Nuestra Oficina Internacional es un área dedicada exclusivamente al acompañamiento del paciente, su familia y el asegurador. Brindamos acompañamiento personalizado desde el primer contacto hasta el regreso a su país de residencia. Se cuenta con un espacio diferencial, sala de espera, internet, televisión y cocina, para que usted y sus acompañantes tengan un lugar cómodo y agradable, sintiéndose como en casa durante su proceso.

También, se encarga de concertar las citas médicas y orientar administrativamente a los pacientes; a través de un contacto directo e inmediato con los médicos tratantes y con el asegurador responsable del paciente, haciendo que su proceso fluya de manera ágil y prioritaria.

DIVISIÓN DE GESTIÓN HUMANA

“Consolidar un equipo humano motivado y competente para el servicio, con actitud para el aprendizaje, para el logro en equipo y de comportamiento impecable.”

Está dividida en 5 secciones y en 1 unidad que son:

• Nómina y estadísticas laborales:  El principal objetivo de esta sección es cumplir con los pagos de la compensación salarial y seguridad social establecidos por la ley y pactados en los contratos de trabajo. Además, lleva registro de reportes e informes estadísticos respecto a la nómina del Hospital.

• Educación, Formación y Capacitación: Garantiza actualización permanente en los conocimientos requeridos, para desarrollar las competencias corporativas, de rol y técnico-científicas que requieren los colaboradores del Hospital y que apoyan la consolidación de los centros de excelencia y la alta complejidad. 

• Salud ocupacional y Medicina Laboral: Controla y vigila los factores de riesgo del ambiente de trabajo del Hospital, para preservar, mantener y propiciar un adecuado estado de salud de los colaboradores.  Desarrollan actividades agrupadas en programas de calidad de vida para el colaborador y su familia, medicina preventiva y del trabajo, plan de emergencias, higiene y seguridad industrial.

• Elección: Analizan a cada candidato y la información obtenida en el proceso a la luz de la filosofía, políticas, necesidades específicas del área y de la descripción de responsabilidades y competencias del cargo, para realizar la elección de la persona por unanimidad y está conformado por el jefe inmediato o mediato, el jefe de Relaciones Humanas, el jefe de Sección de Elección y Fortalecimiento de la Cultura Organizacional,

• Gestión del desempeño: Se hace con los indicadores definidos en cada proceso y mecanismos y mecanismos de autoevaluación. Algunas de las herramientas utilizadas son: auditorías internas de calidad y de procesos, metodología trazadora, rondas de seguridad, inspección de instalaciones seguras, monitoreo activo de la seguridad de la información, reporte de riesgos clínicos, entre otros.

• Capellanía: El Hospital Pablo Tobón Uribe se rige por los principios y doctrina de la Iglesia Católica y los tiene como propios; esas son sus directrices oficiales. No usamos el catolicismo para hacer protagonismo, pero sí aspiramos a hacer de él una vivencia institucional y personal de compromiso, centrado en el amor y guiado por el Evangelio, que nos conduce al servicio desinteresado.

DIVISIÓN DE OPERACIONES

Se divide en 3 departamentos y 1 unidad que son:

• Departamento de logística y suministros:

Planifica y gestiona de manera eficiente las compras de suministros y equipos necesarios para la operación del Hospital, garantizando en la compra la calidad, la oportunidad y las mejores condiciones financieras y a su vez mejorando la calidad de los servicios prestados a pacientes.

Se divide en 2 secciones las cuales son compras y almacén.

• Compras: Se estandarizan reportes que permiten realizar seguimiento al proceso de compra, desde el momento en que se realiza la solicitud hasta la generación de la orden de compra del proveedor, garantizando precisión y soporte de la entrega de pedidos.

• Almacén: Con el apoyo de ENLACE se pudo generar el manejo de código de barras por artículo en el Almacén del Hospital, específicamente en el proceso de recepción. Este desarrollo tuvo prueba piloto con proveedores de laboratorio, obteniendo ahorros en el tiempo anual de 96 horas, que se traducen en 12 días de trabajo de una persona en el año, mejorando el proceso de recepción de manera óptima.

Está integrado por un jefe de departamento logístico de suministros, un coordinador logístico de compras, un analista de compras y comercio exterior, cinco auxiliares de compras y una secretaria del departamento financiero y logístico.

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