Abastecimiento y contratos. Gestion de las compras

ABASTECIMIENTO Y CONTRATOS

Definición de contratos

Estructura del contrato

Tipos de contrato

Etapas del proceso de licitación

Derechos y obligaciones de las partes

Términos y concisiones del contrato

Abastecimiento de bienes y servicios

GESTION DE LAS COMPRAS

INTRODUCCION AL ABASTECIMIENTO

OBJETIVOS DE LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS

Las actividades de las compras, con el fin de realizar una contribución efectiva a la institución de la que forma parte, deben ser orientadas hacia los objetivos generales de la organización; sin embargo, la función de compras tiene objetivos de carácter más específicos, estos incluyen:

Reducción de costes u obtención de utilidades.

Control de los compromisos financieros

Control de las negociaciones

Provisión de información y asistencia en el campo especializado de las compras, a la administración y grupos.

Manejar y controlar el flujo de dinero de la mejor manera posible, en virtud de que las compras representan una inversión.

Servir eficazmente en la conservación de las materias primas y artículos indispensables para la fabricación, comercialización de productos o servicios a fin de mantener a la empresa competitiva en operación, es decir interpretar metas de la empresa

Mantener la continuidad de abastecimiento de las materias primas para el dpto. de producción.

Realizar las compras con la inversión mínima en existencias de materiales y que sea compatible con la seguridad y el beneficio económico

Evitar desperdicios de materias primas.

Adquirir materias primas a los precios más bajos y con la calidad requerida.

Mantener en posición competitiva a su empresa en lo que se refiere a costos de materiales.

PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS COMPRAS

LAS COMPRAS DEBEN BUSCAR SIEMPRE UTILIZAR LOS RECURSOS DISPONIBLES CON EL MAYOR PROVECHO PARA LA EMPRESA, PARA LO CUAL DEBE SEGUIR LOS PRINCIPIOS:

Las practicas en el mundo de las compras deberán sujetarse a las necesidades particulares de la empresa, sea esta comercial, industrial o de servicio, por ejemplo en la industria hotelera, se tiene necesidades muy propias para bebidas y alimentos.

Las compras deberán hacerse basándose en un examen minucioso de las características de las mercaderías y servicios ofrecidos por los proveedores.

El acuerdo de lo que se haya de comprar y cuál sea el momento de hacerlo lo toma el comprador con pleno conocimiento de los precios y las tendencias del mercado, así como del estado de la oferta y la demanda.

Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para una misma calidad, cantidad, condiciones de pago y servicios posventa.

El comprador ha de ser capaz de pronosticar la evolución futura del mercado.

TODO LO ANTERIOR SE PUEDE RESUMIR EN LOS ELEMENTOS FUNDAMENTALES.

1.- FIJAR CLARAMENTE LO QUE LA EMPRESA NECESITA

2.- LOCALIZAR A LOS PROVEEDORES, QUE TIENE LOS MATERIALES QUER NECESITA, DENTRO O FUERA DEL PAÍS.

3.- REALIZAR LAS MEJORES NEGOCIACIONES CON LOS PROVEEDORES EN CUANTO A PRECIO, CALIDAD, CANTIDAD, DE PAGO ASÍ COMO SERVICIOS DE POST-VENTA.

ORGANIZACIÓN DEL DEPTO. DE COMPRAS

Para lograr una adecuada organización del departamento de compras, se deben tomar en consideración los siguientes aspectos:

Fijar objetivos. Determinar el rumbo y propósito del Dpto. de compras, que indiscutiblemente serán congruentes con los de la empresa, procurando que sean claros.

Que sea funcional. Es decir, que se trabaje coordinadamente para alcanzar los objetivos propuestos.

Establecer el tipo de organización. Que sea el que más se adapte a las necesidades y propósitos de la empresa. Es decir, crear la estructura organizacional que defina el sistema con el cual trabajará la empresa (centralizada o descentralizada o mixta)

Tipos de organización:

Los tipos de organización convencionales pueden ser de gran ayuda para los hombres de negocios sin experiencias en ello, pues claramente les permitirá enmarcar, controlar y definir niveles de autoridad.

LINEAL: De arriba hacia abajo.

FUNCIONAL: Delega en otra persona determinada autoridad que normalmente ejerce un gerente de línea; actividades limitadas y bien definidas.

DE ASESORÍA O STAFF: Estructura organizacional con apoyo de especialista par la toma de decisiones.

COMBINADO: Con autoridad lineal, de arriba hacia abajo y apoyados en especialistas para la toma de decisiones.

Si no se adopta ninguno de los tipos convencionales de organización establecido, cada empresa puede establecer su propia estructura de acuerdo con sus características

EL PERSONAL DE COMPRAS

El personal que realiza funciones de compras está en una posición vulnerable cuando se trata de cuestiones de ética. Lo anterior obedece a las cantidades de dinero que maneja o las partidas presupuestales de su área cuando son compras que efectúa el estado, pro razón de las adquisiciones que realiza y por trato continuo con fuentes externas a la compañía, de aquí que la conducta del personal de compras deba estar libre de toda sospecha inmoral al realizar las compras, lo que obliga a conducirse éticamente, es decir, con: HONRADEZ INTEGRIDAD EQUIDAD PROBIDAD RESPONSABILIDAD, en materia de compras, el personal de dicho departamento debe actuar con cortesía y lealtad hacia los proveedores, sin olvidarse de manejar los valores éticos antes mencionados. Además, no debe someterse a obligaciones especiales con los proveedores, por razón de las excesivas atenciones que tuvieran éstos.

SISTEMAS DE COMPRAS

Sistema Centralizado

En este caso existen dos connotaciones: la primera se refiere a la concentración de autoridad en un solo departamento; el otro significado, el más común, lleva implícito el control central de las compras ordinariamente en las oficinas generales, aunque haya diversas sucursales en distintos lugares.

VENTAJAS

Mayor control sobre el volumen de las compras.

Control más fácil de las piezas compradas

Obtención de mayor descuento

Menor cantidad de personal dedicado a las compras

Mejor control en los inventarios

Se evita duplicidad de funciones

Los problemas en las compras se puede aclarar en el mismo instante

DESVENTAJAS

En situaciones urgentes, no siempre se pueden atender rápidamente los requerimientos.

La pérdida de personal muy valioso, repercute rápidamente en este sistema.

El personal de compras tiene mayor carga de trabajo.

Lentitud en el traspaso de materiales desde la bodega general

Pérdida de material en el traslado.

Gastos adicionales pro maniobras de carga y descarga.

Sistema Descentralizado

En este tipo de organización existen varios grupos independientes de compras que informan a sus jefes de sucursales, en vez de hacerlo a un solo jefe de adquisición en general.

VENTAJAS

Se pueden realizar compras en forma más rápida en situaciones urgentes

Puede formar personal más especializado

Es posible mantener la responsabilidad y autoridad más cerca de los procesos y mayor flexibilidad.

DESVENTAJAS

La empresa tiene menos control de las compras realizadas en las sucursales

No siempre se obtiene la misma calidad de las mercaderías adquiridas

Se obtienen menores descuentos

Se requiere más personal en el departamento de compras

No se pueden resolver problemas de servicios en una sola entrevista

Sistema Mixto

Opera en empresas grandes y con varias sucursales, las que por su giro realizan sus compras de manera descentralizada, ya que no afecta mayormente la calidad, el precio o las condiciones de pago, y sí les favorece en la continuidad, volúmenes y condiciones de entrega. Sin embargo las compras que requieren inversiones elevadas, se realizan de manera centralizada.

EVOLUCIÓN DE LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS

Para explicar la evolución de las compras, debemos recordar las transformaciones de nuestra economía, la que ha ido cambiando desde una de producción a una de libre mercado, lo que ha provocado modificaciones en la organización, las actividades en la empresa y el cálculo del precio de venta.

Elaboración de precio en una economía de producción

+ =

Elaboración de precio en una economía de mercado

- =

Contribución del depto. compras a los objetivos de la empresa

Efecto del rendimiento del activo (ROA; RONA)

Las empresas han manifestado un interes en calcular su desempeño,

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