GESTION COMPRAS

EL PROCESO DE COMPRAS

• Definición y objetivos

Conjunto de actividades realizadas con el objetivo de adquirir los productos, gestionar los servicios necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa y satisfacer sus necesidades. Antes de realizar esta gestión, todo comprador debe: Estudiar el mercado, localizar fuentes de aprovisionamiento, conocer características técnicas, calidad, precio de referencia, de bienes o servicios que necesitamos adquirir

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal (industrial, comercial o servicios). La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto; estos componentes son muchos y variados y es necesario ajustar al máximo la relación calidad-precio de las materias primas para no encarecer el costo final, la empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo, debido a la fuerte competencia que existe entre las empresas que dirigen sus ventas al consumidor final. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente, disponiendo de los medios que permitan cumplir los objetivos.

Las compras comprenden un proceso complejo de distinta índole. Estas van desde la percepción o reconocimiento de una necesidad hasta el acto de adquirir la propiedad o posesión de los bienes o servicios con los que cubrirla. Todo ello sin obviar el conjunto de técnicas encaminadas a localizar

y seleccionar a los mejores proveedores posibles.

Para realizar una buena compra deben adquirirse los productos precisos en precio y cantidad adecuados, y en el momento justo. Existen unos parámetros que son básicos en toda gestión de compras. Estos parámetros son tres: calidad, precio y plazo de entrega; aunque, evidentemente, se pueden descomponer en otros secundarios, como servicios posventa, condiciones de pago, formas de entrega, etc.

La negociación en una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso. La gestión de compras es muy importante ya que cada moneda que se ahorre se traduce directamente en una moneda de utilidad para la empresa

Criterios Importantes en l proceso de Compras

Para el proceso eficiente de compras debemos tener en cuenta ciertos criterios y características que nos permiten establecer estrategias a seguir dependiendo de la actividad , del tipo de empresa etc. Y que otorgan condiciones más ventajosas posibles, Estos criterios son:

• El precio de compra

• El plazo de pago

• La calidad

• La estabilidad del proveedor

La eficacia en la gestión de compras se medirá en función de:

• El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros

• El manejo de stocks mínimos que aseguren el cumplimiento de las ventas esperadas

• La habilidad para encontrar fuentes de abastecimiento

• La posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el mercado.

El proceso de compras Actividades del Area

El proceso de compra inicia y termina con el cliente, desde que elabora el requerimiento hasta que recibe el bien o servicio solicitado y consta de las siguientes fases:

• Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.

• Análisis de las necesidades o reconocimiento del problema. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

• búsqueda de Información solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.

• Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

• Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.

• Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

• toma de decisiones, solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

• Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

• Utilización del producto.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.

Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas.

Las actividades asociadas con este proceso incluyen lo siguiente:

• Detección de la necesidad

• Solicitud y análisis de alternativas de compra

• Negociación con los proveedores

• Colocación de órdenes de compra(doc. que inicia el procedimiento de compras)

• Seguimiento y activación de órdenes de compra

• Recepción de efectos comprados

• Almacenaje y registro

• Entrega de los insumos al sector que los requirió.

• Estudio permanente del mercado de oferta

• Mantenimiento

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