Abastecimiento

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISION 01/07/2010 PAGINA 1 / 11

CODIGO: P-07-04CS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y

SUMINISTROS REVISION 22/10/2012 No. REV 5

COMPRAS Y

SUMINISTROS

NOMBRE: PILAR GALAT NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL G. NOMBRE: RICARDO NUÑEZ

CARGO: JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

FECHA: 22/10/2012 FECHA: 22/10/2012 FECHA: 22/10/2012

ELABORO REVISO APROBO

1.

1. GENERALIDADES

1.1 INTRODUCCION

El departamento de compras tiene como función principal atender las necesidades de la comunidad universitaria, por medio de un proceso competitivo, justo e imparcial.

1.2 OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer y definir los procesos y procedimientos que realiza el departamento de compras para la adquisición de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad, de manera, ágil, oportuna y eficaz. Esto con el fin de proporcionar un apoyo administrativo a la Institución en el cumplimiento de su misión social.

1.3 ALCANCE DEL MANUAL:

Los procesos y procedimientos que se encuentran a continuación para la adquisición de bienes y servicios aplican para la ciudad de Bogotá.

2. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

2.1 CUANTÍAS DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS:

La Universidad Gran Colombia para agilizar sus procesos ha determinado unos montos establecidos directamente por la consiliatura en el acuerdo N° 006 de Agosto 02 de 2011 y sus directos responsables:

VALOR Y/O CUANTIA AUTORIZADOR

Hasta 10 SMLV Director Financiero o Secretario General

Superior 30 SMLV Estudiadas por el comité de compras-concepto rector

Hasta 100 SMLV Rector

Superior a 1000 SMLV Consiliatura

2.1.1 PROVEEDORES DE CAJA MENOR:

Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte clasificadas como urgentes se diligenciaran directamente por la Secretaría del proceso de Compras y suministros. Los criterios para realizar esta compra son los siguientes:

- Para estas compras, no se exige que el proveedor esté inscrito en el registro de proveedores. - Debe ser consultada y autorizada por el Jefe de Compras y suministros.

2.2 INSCRIPCION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES:

2.2.1 CONTENIDO:

El registro de proveedores tiene como objeto mantener debidamente clasificados y seleccionados a las personas naturales o jurídicas, que habiendo cumplido los requisitos y criterios mínimos establecidos por la Universidad La Gran Colombia podrán ser tenidos en cuenta para proveer bienes, suministros, servicios y obra civil, siendo clasificados de acuerdo a la actividad que prestan cada uno.

Nota: No será necesario realizar el procedimiento de inscripción y selección para aquellos proveedores que se les haga compras ocasionales. Entiéndase por ocasional aquellas compras en las que se genera hasta dos (2) órdenes de compra. A estos proveedores se les exige únicamente Rut y/o cámara de comercio y certificación bancaria.

2.2.2 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

1 Jefe de Compras CONVOCATORIA:

Realiza convocatoria por correo electrónico y la pagina web de la universidad, para registro y actualización de datos para proveedores.

2 Proveedor PUBLICACION

Los proveedores interesados en vender bienes y servicios a la Institución proceden a descargar el formato de registro y/o actualización de proveedores en la página web de la universidad; con la documentación requerida.

3 Secretaria compras SELECCIÓN Y REGISTRO

Revisa documentación solicitada en el formulario de registro y actualización de proveedores.

Selecciona y certifica al proveedor, con el formato correspondiente

4 Jefe de compras APROBACION

Aprueba la selección y certificación de los proveedores

5 Secretaria Compras CERTIFICACION

Envía certificación a los proveedores seleccionados

2.3 GESTION DE COMPRAS:

2.3.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES.

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

1 Usuarios SOLICITUD DE PEDIDO

Realizan la solicitud de pedido, por el sistema de información establecido, la cual debe estar autorizada por el responsable del área.

2 Auxiliar

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