Actividad De Reflexion

¿Cuál considera que es la importancia del ciclo vital del documento? Justifique su respuesta.

b. Si usted trabaja en una empresa donde el encargado del archivo por una calamidad personal no asiste y su jefe le indica que usted es el delegado del archivo mientras su compañero regresa al cargo, ¿cómo cree que debe desempeñarse en el cargo si la implementación de las TRD al momento de la búsqueda de documentos es la adecuada?, Sustente su respuesta.

c. Después de responder las preguntas indicadas, incluya el enlace que contiene el material que selecciono en la actividad de contextualización, esto con el fin de compartir con sus compañeros materiales de apoyo para el proceso de aprendizaje.

Nota: Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compañeros, a través del espacio actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard

• TABLA DE CONTENIDO 1 Objetivo General................................................................................................................2 2 Objetivos Específicos........................................................................................................2 3 Alcance...............................................................................................................................3 4 Vigencia..............................................................................................................................3 5 Marco Conceptual .............................................................................................................3 6 Justificación.......................................................................................................................8 7 Antecedentes......................................................................................................................9 8 Normatividad....................................................................................................................12 9 Principios..........................................................................................................................12 10 Áreas o ejes temáticos del lineamiento o política interna..........................................13 1.1 FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN..........................................................................13 10.1.1. Principios básicos y responsabilidades para la organización de los archivos de gestión.....................................................................................................................13 10.3.1. Control de la actualización documental.....................................................................18 10.4 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES...............................................................19 10.4.1. Organización de Archivos de Gestión.......................................................................19 10.4.2. Definición de Expediente (Serie o Subserie documental)..........................................19 10.4.3. Codificación de series y subseries documentales.....................................................21 10.4.4. Metodología para la conformación de expedientes...................................................22 10.4.5. Documentos de apoyo..............................................................................................24 10.4.6. Actividades para la organización del archivo de gestión:..........................................24 10.5 ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES (ejemplos)........................................................................25 10.5.1. Historias Laborales (Circular 004 de 2003 DAFP-AGN):...........................................25 10.5.2. Contratos (generalidades).........................................................................................26 10.5.3. Procesos Disciplinarios.............................................................................................27 10.5.4. Inscripción a servicios (criterios: NO CUMPLE ó QUEDA EN LISTA DE ESPERA)..27 10.5.5. Historias Sociales (diferentes servicios)....................................................................27 1.5.6 ACCIONES POR VIOLENCIA INTRAFAMILIAR - Medidas de Protección- Comisarias 31 10.7 ORGANIZACIÓN DE OTROS SOPORTES DOCUMENTALES..................................................34 10.7.1. Recomendaciones Generales...................................................................................34 10.7.2. Archivos Electrónicos Desorganizados.....................................................................35 10.7.3. Clasificación documentos electrónicos......................................................................35 10.7.4. Ordenación documentos electrónicos.......................................................................36 10.8.1. Requisitos para efectuar una transferencia al Archivo Central..................................37 10.8.2. Documentación NO transferible al Archivo Central....................................................41 10.9 PROCEDIMIENTO DE PRESTAMO Y CONSULTA.....................................................................42 10.9.1. Procedimiento para los servicios de consulta en los archivos de gestión:.................42 10.9.2. Procedimiento para los servicios de consulta que presta el archivo central..............43 10.10 ORGANIZACIÓN DEL DEPÓSITO DE ARCHIVO CENTRAL....................................................44 10.11 RECOMENDACIONES GENERALES.........................................................................44 11. Evaluación del lineamiento o política interna............................................................46 Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195 F-I-003 PROCESO: PROCEDIMIENTO: LINEAMIENTO: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES Código: Versión: 0.1 Fecha: Página: 1 de 47

• 1 Objetivo General Garantizar la adopción y aplicación de políticas normalizadas para el manejo, la radicación y distribución de la correspondencia y procurar la adecuada conservación y organización de los Archivos de Gestión en las dependencias y en el Archivo Central de la entidad teniendo como base las Tablas de Retención y Valoración Documental avaladas por parte del Archivo de Bogotá y adoptadas mediante acto administrativo, de manera que facilite a los usuarios internos y externos la recuperación, el acceso y la oportunidad en la consulta, de los documentos de archivo y la preservación de la memoria institucional. 2 Objetivos Específicos a) Brindar disposiciones para la adecuada organización física de los archivos de gestión basados en la aplicación de la Tabla de Retención Documental- TRD. Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195 F-I-003 PROCESO:

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