Administracion

Sistema de información para administradores.

Sistema de información gerencial (MIS por sus siglas en inglés), es un sistema de información basado en computadora, que presenta una colección de personas, procedimientos, bases.

Los sistemas de información para la administración tienen como objetivo principal mostrar una visión general de la situación de la empresa. Consecuentemente, estos muestran la situación de las operaciones regulares de la empresa para que los directivos puedan controlar, organizar, planear y dirigir.

INTRODUCCIÓN

Toda actuación administrativa se apoya en el uso de información, la cual sienta las bases para el proceso de toma de decisiones.

Los administradores y otras personas que toman decisiones deben tener información útil sobre los resultados del desempeño para así planear, apoyar y tomar medidas adecuadas. Aquí radica la importancia que los sistemas de información tienen para los administradores.

La información también es la base de la función de control administrativo. Cualquier sistema de control de la comunicación debe brindar información exacta, en el momento oportuno y para las personas adecuadas, si el objetivo de estas es la ejecución eficaz de la tarea.

El termino sistemas de información administrativa (S.I.A) se refiere al desarrollo y al uso de sistemas de información eficaces dentro de la organización, lo cual no se aplica solo a los niveles gerenciales, sino a todos los estratos y personas que componen su estructura. El (S.I.A) se refiere a la suma de todos los sistemas de información de la empresa.

Un sistema es un conjunto de partes interdependientes que actúan en forma conjunta para llevar a cabo una función determinada, que forma un todo unitario y que tiene un objetivo específico.

Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI) han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales.

Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de información, los elementos de política y regulaciones, además de los recursos financieros.

Los componentes anteriores conforman los protagonistas del desarrollo informático en una sociedad, tanto para su desarrollo como para su aplicación, además se reconoce que las tecnologías de la información constituyen el núcleo central de una transformación multidimensional que experimenta la economía y la sociedad; de aquí lo importante que es el estudio y dominio de las influencias que tal transformación impone al ser humano como ente social, ya que tiende a modificar no sólo sus hábitos y patrones de conducta, sino, incluso, su forma de pensar.

Dentro de las tecnologías de la información también debemos contemplar algunos conceptos y/o metodologías que merecen estar clasificadas como de alto impacto, ya sea para nuestra organización, el individuo o la sociedad misma.

Definiciones

Antes de lograr definir que es un S.I.A debemos conocer las siguientes definiciones:

A. Los datos: son los hechos primarios, básicos, como las figuras y otros símbolos usados para representar a personas, hechos, conceptos, etc. Un Dato es un elemento cualquiera, identificado en su forma bruta, que por si solo no conduce a comprender un hecho o situación determinados.

B. Información: es el conjunto de datos ordenados y analizados, lo cual confiere significado y utilidad para tomar decisiones y resolver problemas.

C. Sistema de información: recopila, organiza y distribuye datos, de modo que estos adquieren significado como información.

Características

Las características principales de un MIS son:

1.- Produce reportes (anuales, semestrales, trimestrales o mensuales) con un formato preestablecido.

2.- Produce consultas impresas o consultas en pantalla

3.- Utiliza datos internos de las operaciones de la empresa, almacenados en las bases de datos de los sistemas de datos transaccionales.

Funciones de un MIS

Un ejemplo claro de los sistemas de información1 para la administración son los MIS de ventas, los MIS de finanzas, los MIS de recursos humanos, los MIS de control de inventarios, etc. Funciones del MIS El MIS y sus sistemas aledaños contribuyen a la solución de problemas a través de dos formas básicas: los recursos de información que abarcan a toda la organización, y la identificación y comprensión de los problemas. Los recursos de información que abarcan toda la organización se refieren a que el MIS es un esfuerzo que requiere de toda la organización y que busca proporcionar información importante para la toma de decisiones. El sistema es un acuerdo y un compromiso formal por parte de los ejecutivos de poner computadoras al servicio de los gerentes. El MIS acondiciona el terreno para alcanzar logros en otras áreas de la empresa relacionadas con los SIBC, como son los DSS, los sistemas basados en conocimientos y la oficina virtual (McLeod, 2000). La identificación y comprensión de los problemas se refiere a que la idea o concepto fundamental en el que se basa el MIS es el mantenimiento de un flujo continuo de información hacia el gerente, ya que el gerente usa el MIS principalmente para detectar problemas actuales o urgentes, y posteriormente para entenderlos determinando las causales y sus ubicaciones (McLeod, 2000).

Tipos de MIS

Existen tres tipos de reportes MIS, los reportes programados, los reportes por demanda y los reportes por excepción. Los reportes programados son reportes generados de manera periódica que presentan resultados de las operaciones, así como reportes con indicadores de la situación de la empresa. Los reportes por demanda son reportes que se generan sólo cuando el administrador o tomador de decisiones requiere de cierta información. La elaboración de estos reportes no es automática,

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