Alance y tipologia sistemas de informacion.

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1. Descripción del proyecto (Qué):

El proyecto en el que nos vamos a basar para la asignatura Sistemas de Información va a consistir en la realización de un sistema que opere dentro de la biblioteca de la universidad Pablo de Olavide. El trabajo consistiría en la creación de un sistema informático que tenga como fin ayudar a tener una biblioteca más útil y eficaz a través de estadísticas que muestren la utilidad de cada libro, su estado actual, su demanda, su lugar óptimo y el tiempo óptimo que cada alumno lo necesita.

1. Motivación

Pensamos que la biblioteca podría mejorar su sistema de préstamo, distribución y mantenimiento de todo tipo de documentos disponibles a los alumnos dentro de ella. Basaremos el sistema en el análisis de los siguientes puntos.

• Ofrecer al alumno un servicio mucho más rápido y efectivo a través del estudio del número de ejemplares que necesitan más cantidad ya que hay algunos mucho más solicitados
• Utilidad de los  libros que se usan con más frecuencia y que por lo tanto podrían estar más accesibles para ahorrar tiempo al alumno ya que hay libros bastante importantes que se encuentran más alejados de la máquina de alquiler de libros,
• Oportunidad de que el alumno pueda informar al secretariado de la biblioteca sobre el estado actual del libro.
• Estudio sobre la fecha en que un tipo de ejemplar es más solicitados (exámenes, comienzo de curso), saber el tiempo óptimo para cada alumno y que pueda aprovechar el ejemplar así el tiempo que sea necesario.

1. Usuarios finales (Para quien):

Los beneficiados de dicho sistema de información serían los alumnos de la universidad así como el personal que tuviese acceso a la biblioteca así como al propio personal de la biblioteca. 

4. Procesos soportados de nuestro Sistema de Información

El Sistema  EasyTeca, se trataría de un servicio que proporciona la universidad. Dicho servicio, consistiría en transmitir a los alumnos una serie de información que se actualizaría de forma diaria, se encargaría de establecer qué libros son los más solicitados, qué libros debería disponer la biblioteca en una mayor cantidad.

5. Áreas Funcionales afectadas

Al ser nuestro sistema de información, un sistema que se encargue se reunir y procesar toda información sobre los  libros de la biblioteca, no disponemos de áreas funcionales que se vean afectadas por nuestro SI.

6. Clasificación desde la perspectiva de los usuarios

Estaría compuesto por:

• Sistema de procesamiento de Transacciones (TPS): Se encargaría de recoger la información que necesita el trabajador.
• Sistema de información gerencial (MIS): Se encargaría de ayudar al trabajador a tomar decisiones.

7. Aplicaciones empresariales

Se dispondrá de un ERP, que se encargaría de registrar toda información realizada        

8. Interrelaciones entre sistemas

El ERP estará relacionado con el Sistema de administración de las relaciones con los clientes (CRM), ya que este último sistema proporcionará al ERP(Sistemas empresariales) un medio mediante el cual poder relacionarse con los clientes, a través de correos electrónicos, apps y demás vías para poder comunicarse con el cliente.

9. Necesidades de TI para el SI

Para poder realizar las actividades dichas, deberíamos de contar con 3 ordenadores especializados con todos sus hardwares, que se encargue de procesar diariamente toda la información que reciba a través de un sistema que permita establecer una conexión entre la máquina para realizar préstamos y los mencionados ordenadores.

DFD

1. Diagrama de contexto

Entidades Externas

Nuestro diagrama está compuesto por 8 unidades externas (Usuarios, vicerrectorado, departamento de aprovisionamiento, donaciones, athenea, departamento evaluación del estado del libro, departamento dirección biblioteca y tiendas de libros)

Serie de flujos

Tenemos una serie de flujos que hacen de conexión entre Entidades Externas y procesos.

•        Entre usuarios y 0. Gestionar Biblioteca tenemos: Libros, devolución, estado del libro, localización del libro y préstamo

•        Entre Vicerrectorado y 0.Gestionar biblioteca tenemos: Petición de donación, petición de compra y aceptación o rechazo de solicitud

•        Entre departamento de aprovisionamiento y 0.Gestionar biblioteca tenemos: Utilidad del libro, cantidad a necesitar y cantidad a desechar.

•        Entre Donaciones y 0.Gestionar biblioteca tenemos: Libros a donar

•        Entre Athenea y 0. Gestionar biblioteca tenemos: Información de devoluciones y préstamo; y actualización de datos.

•        Entre departamento de evaluación y 0.Gestionar biblioteca tenemos: Confirmación de reparación e información del estado del libro

•        Entre departamento de dirección de biblioteca y 0.Gestionar biblioteca tenemos: Número de devoluciones, número de préstamos, libros a necesitar, cantidad necesaria de libros.

•        Y por último tenemos entre Tienda de libros y 0.Gestionar biblioteca que tenemos: Libros nuevos y cantidad de compra

2. Diagrama 0

Tenemos 4 procesos que interactúan con 3 almacenes. Cada proceso está conectado con un almacén mediante un solo flujos que representa la información que se intercambian entre procesos y almacenes. Cada flujo que conecta significa varios tipos de información pero se representa a través de un solo flujo.

BBSS

1. BASE DE DATOS BIBLIOTECA        

La biblioteca de la Universidad Pablo de Olavide ha ofrecido diseñar su base de datos. Aquí está la información que le facilitan:

• Los usuarios son identificados por su DNI, nombre, dirección, número de teléfono y correo electrónico.
• Los libros se idenficaran por su título, autor, género, edición y editorial. También por sus diferentes géneros y su disponibilidad.
• Al realizar un préstamo se identificará con el DNI del usuario que realice el préstamo, con su fecha de alquiler y devolución, a cambio dicho usuario recibirá un recibo con todos estos datos. Además el usuario tendrá la posibilidad de señalar si es necesario reparar o no dicho libro.

2. Explicación del Access

• CONSULTAS

• Consulta 8: Consultar días de préstamo: esta consulta indica para cada usuario el tiempo que le ha sido prestado un libro, es decir, cuántos días va a tener el libro prestado (fecha de devolución – fecha que sacó el libro).
• Consulta 9: Consultar libro más prestado: esta consulta muestra por cada libro, las veces que ha sido prestado (ordenado de mayor a menor).
• Consulta 10: Consulta libros reservados por cada usuario: muestra la cantidad de libros reservados por cada usuario
• Consulta 11: Consulta auxiliar para informe semanal: consulta que agrupa por género los libros reservados en la semana, considerando de semana a semana (fecha actual – 7 días).
• Consulta 12: Eliminar libros género DERECHO Y ECONOMÍA: consulta de eliminación que borra los libros de dicho género.
• Consulta 1: Actualización: Esta consulta actualiza cualquier dato de cada usuario. Por ejemplo queremos cambiar el teléfono de un usuario que ha cambiado de casa.
• Consulta 2: Creación de tabla con los libros que se han alquilado por los usuarios
• Consulta 3: Eliminar a cualquier usuario según su DNI. En este caso hemos escogido el DNI 23452340X perteneciente al usuario Pablo Iglesias.
• Consulta 4: Referencias cruzadas que muestre una tabla general con el número de préstamos de usuarios por día.
• Consulta 5: Selección de usuarios que han alquilado libros justo antes de la terminación de las clases,  desde el 1 de noviembre al 14 de diciembre.
• Consulta 6: Consulta paramétrica en la que buscamos el libro por el nombre del autor. En el ejemplo que hemos hecho aparece Pepa Flor.
• Consulta 7: Consulta con datos calculados para identificar los usuarios que han superado los 20 días en fecha de devolución. En negativo nos aparecerán los que no se han pasado, mientras que en positivo aparecerán aquellos que sí.

• FORMULARIOS

• Se ha construido un formulario INICIO (Nombre: Formulario INICIO) que actúa como menú principal, desde el que se accede al resto de formularios e informes realizados.
• Formulario: Consultar libro por autor (Nombre: FORM Consulta6). Hace referencia a la consulta de buscar un libro por autor.
• Formulario: Consultar Préstamos por usuarios (Nombre: FORM Prestamos de usuarios). Este Formulario posee además un subformulario (Nombre Préstamo Subformulario). En él se muestran los usuarios y sus datos y al mismo tiempo sus préstamos asociados.
• Formulario: Usuarios que alquilaron antes de fin de clases (Nombre: Usuarios que alquilaron antes de fin de clases). Muestra un formulario con los datos referentes a la consulta realizada por vosotros que indica qué usuarios pidieron prestado libros antes de fin de clases.
• Formulario: Consultar días de préstamos (Nombre: FORM Días de préstamo). Este formulario muestra los datos de los usuarios y cuántos días se les ha dado de préstamo por un libro que poseen actualmente.
• Formulario: Consultar préstamos por libros (Nombre: FORM Consultar veces que se han prestado los libros). Indica por cada uno de los libros, las veces que han estado en préstamo (ordenados de mayor a menor).

• INFORMES

• Informe campo calculado días restantes de préstamo por usuario: este informe muestra por cada usuario, qué número de días les queda para devolver el libro que tienen prestado, es decir, (dia de devolución – día de hoy). En caso de salir números negativos, indica que ese libro ha debido ser devuelto, por lo que se ha solucionado esta cuestión sustituyendo el número negativo por el texto “DEVUELTO”.

• Está agrupado por DNI de usuario.

• Informe libros agrupados por zonas ordenados por título: este informe muestra un listado de los libros, agrupados por zonas y dentro de una misma zona, se ordenan alfabéticamente por el título del libro

• Informe veces libro prestado mayor a menor: muestra las veces que han sido prestados cada uno de los libros, ordenados de mayor a menor. De este modo se podrá saber dónde ubicar dichos libros tan solicitados (una zona más cercana al centro de préstamos) para una mayor eficiencia.

• Informe semanal: Muestra los libros que se han reservado en dicha fecha indicada en la BBDD

• Informe libros reservados de cada usuario y total libros: Lo pedido en el último enunciado.

• Tablas de la BBDD

• Detalle libro: Muestra los libros que se encuentran disponibles o no. Tenemos seleccionada una máscara en ID libro (LLL\-09;0), para establecer el código del libro. Escribimos tres L para escribir tres letras, luego \-  para separar y escribir los datos siguiente literalmente y por ultimo 09;0 para escribir números.

• Tabla género: Muestra los diferentes tipos de géneros que tienen nuestros libros.

• Tabla Libros: Muestra los diferentes libros que tenemos con su editorial, edición… Tenemos seleccionada solo una máscara (00/00/0000;0;_), que se encuentra en Edición. Para establecer un formato de fechas. Introduciendo 0 para establecer números y / para separar los diferentes dígitos.

• Tabla Prestamos: Muestra los diferentes prestamos realizados. Tenemos seleccionadas varias máscaras. La primera máscara (LLL\-09;0) se encuentra en ID libro, con el mismo formato de máscara que explicamos en detalle de libro para establecer el código del libro. La segunda máscara (90000000>L;;_) está en DNI, para establecer un formato de DNI, en el cual, establecemos 90000000 para poner los 8 números que contiene un DNI e introducimos > para convertir los restantes dígitos en mayúsculas, por ultimo introducimos una L para poner una letra. Y por últimos las dos últimas máscaras las tenemos en fecha de devolución y fecha de préstamo, ambas máscaras se encuentran en el mismo formato (00/00/0000;0;_), siguiendo el mismo establecimiento de máscara explicado anteriormente en Tabla de libros.

• Tabla Ubicación: Identifica la zona en la que se encuentra los diferentes libros. Tenemos seleccionada solo una máscara en código de ubicación (0.00). Hemos puesto 0 para establecer números y separados por un punto.
• Tabla de Usuario: Aparece los diferentes usuarios con sus datos personales (domicilio, teléfono y DNI). Tenemos seleccionada dos máscaras. Una en DNI estableciendo un formato con 8 números y una letra (90000000>L;; ) y otra en número de teléfono (000\ 00\ 00\ 00).
• Tabla zona: Muestra el número estanterías de libro que se encuentran por zona con sus pasillos.

1. Explicación del Excel

1. a. Tabla dinámica de agrupación: En esta tabla de recogerá todos los préstamos realizados de cada tipo de libro en cada uno de los diferentes meses a lo largo del año. Con esta tabla podemos verificar cuantos libros se han reservado en Enero, Febrero…Por ejemplo, en Mayo se han realizado 6 préstamos. Otro ejemplo, en todo el año se han realizado 7 préstamos del libro Plan General Contable (PGC-01).

    b. Tabla dinámica con campos calculados: En esta tabla calculamos la depreciación de los libros que requieren reparación y los que no. Podemos ver en esta tabla que curiosamente algunos libros que tienen un tramo de préstamo corto necesitan reparación, esto se debe a que los libros son más frágiles.

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