Análisis de Caso Chile: Sharp Printing AG

1. Introducción

Sharp Corporation es un fabricante japonés de electrónica dedicado a la fabricación de componentes y equipos electrónicos, entre otros dedicada a la fabricación de impresoras láser de producción (modelos de gran volumen de impresión).

La Alta Dirección de Sharp, establece la meta de elaborar una impresora láser a color que cueste menos de US$ 200, elabora unas especificaciones de alto nivel y establece objetivos que deben de cumplirse.

Designa a un jefe de proyecto (JP) para su desarrollo, quien debe de gestionar el proyecto para la elaboración de la impresora, el JP encuentra diferencias en el presupuesto y tiempos planteados por la Alta Dirección, el caso trata de analizar y plantear la forma de actuar que debe seguir el JP.

1. Antecedentes

SHARP se especializa en la fabricación de semiconductores y de equipos electrónicos de gama alta, entre ellos impresoras láser a color^[1].

La Alta Dirección, decide elaborar una impresora láser a color (producto) que cueste menos de US$ 200, establece especificaciones generales, fecha de lanzamiento y estimados de costo, en base a experiencias anteriores.

La Alta Dirección comunicó el proyecto a los gerentes de nivel medio e integrantes de todos los departamentos involucrados (Interesados) asistieron a la reunión. Los especialistas advirtieron mucho riesgo con los supuestos iniciales, sin embargo, asumieron que el proyecto podía desarrollarse y que debía convertirse en la prioridad uno de la organización.

Se nombró a la Sra. Lauren como Administradora del Proyecto, tenía 15 años de experiencia en el diseño y manufactura de impresoras, y había gestionado de manera exitosa varios proyectos de impresoras. Fue una de las personas que expresaron su preocupación, cuando se comunicó el proyecto por la Alta Dirección.

La Sra. Lauren estableció como su prioridad la realización de un análisis de estimados y costos y tiempo del proyecto. Desarrollo la EDT del proyecto con la participación de los interesados más destacados del proyecto. En base a la EDT desarrollada se realizaron estimaciones de tiempo y costo utilizando un enfoque ascendente y con la participación de los equipos responsables. Este trabajo actualizaba el costo del proyecto en un monto superior en US$ 1’250,000 (incremento del 20%), también actualizaba el tiempo de ejecución con un incremento de cuatro (04) meses.

Realizó una reunión con los interesados del proyecto para encontrar alternativas de solución distintas al plan original, se tuvo consenso que podía cumplirse la fecha original definida, siempre que se incremente el costo del proyecto en un 20% adicional. Validó estos estimados con los gerentes de Comercialización, Producción y Diseño y trato de encontrar mejores alternativas, pero no tuvo resultados significativos, por lo que se aconsejó comunicar a la brevedad posible estas desviaciones a los patrocinadores del proyecto (Alta Dirección).

1. Análisis del caso

La Alta Dirección, estableció la meta para la elaboración del producto: impresora a color asequible a los usuarios finales. Definió el Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW) definiendo especificaciones generales y estimados de costos y tiempos. Debió haberse realizado un Caso de Negocio del proyecto, lo que hubiera permitido que la Alta Dirección conozca plazos y costos más probables de manera temprana, y asi saber si el proyecto es viable o no para la organización.

El Jefe de Proyecto priorizó el desarrollo del EDT para una nueva estimación de costos y tiempos del proyecto, debido a que no compartía los estimados de los patrocinadores del proyecto. La definición del EDT, los nuevos costos y plazos estimados fueron realizados adecuadamente, y en ambos casos significaban tiempos mayores a los previstos por la Alta Dirección.

Estos nuevos estimados fueron presentados y validados por el Jefe de proyecto a un grupo de especialistas conformado por los gerentes de comercialización, producción y diseño (juicio de expertos). Como resultado se vio la necesidad urgente de comunicar las desviaciones a los patrocinadores, lo cual es correcto de acuerdo a la metodología de gestión de proyectos.

1. Respuesta

En este momento, ¿qué haría usted si fuera el administrador del proyecto?

Luego de iniciado el proyecto, corresponde, entre otros, realizar los procesos de planificación y definición del alcance, cronograma y costos del proyecto. Es necesario aclarar que la Sra. Lauren debió realizar la validación y desarrollo de los estimados detallados de costo y tiempo más que por su inconformidad, porque corresponde realizarlos de acuerdo a la metodología. La definición del Cronograma y Presupuesto tomando como base el EDT y la participación de los equipos fue correcta.

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