Análisis de la Estructura Organizacional

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Índice

Introducción        Pág.3

Análisis de la estructura Organizacional        Pág.4-5

Debilidades de Gestión del Empresario        Pág.6-9

Debilidades de Gestión Contable Financiera.        Pág.10-11

Debilidades de Gestión de Producción e Inventarios        Pág. 12-13

Debilidades de Gestión de Mercadeo y Ventas        Pág. 14-15

Debilidades de Gestión de Personal        Pág. 16-18

Debilidades de Gestión Tecnológica        Pág. 19-21

Diagramas Ishikawa de las áreas de estudio        Pág. 22-23

Conclusión        Pág. 24

Bibliografía        Pág. 25

Introducción

La globalización, el mayor uso de la tecnología, el aumento de los requisitos regulatorios y la complejidad de las operaciones en su conjunto han traído consigo la necesidad de que las empresas se adapten a los cambios que ocurren dentro del entorno donde operan, por ello han necesitado el desarrollo de un marco que estandarice la manera en como las entidades deben ser gobernadas.

El marco de referencia de COSO ofrece soporte a las empresas en la búsqueda de operar cada vez con mayor eficiencia y eficacia, mitigando hasta niveles aceptables todos aquellos riesgos inherentes a las actividades que desarrolla la entidad.

En el siguiente trabajo realizaremos un análisis acerca de las debilidades de control de la compañía Confecciones La Dama, S.A. por medio de la investigación, revisión y evaluación de las áreas funcionales de la empresa para determinar si tienen controles adecuados y si estos permiten operar con eficiencia a la compañía. Para las debilidades de control que se logren identificar en cada una de las áreas, listaremos los riesgos asociados a cada actividad ejecutada y las recomendaciones para realizar la mitigación de estos hasta niveles aceptables, con base al marco referencial de COSO.

Dentro de este contenido diseñaremos diagramas Ishikawa para cada gestión de la empresa que nos permitan tener un conocimiento general sobre el problema, con todos los posibles elementos involucrados.

Análisis de la Estructura Organizacional

A continuación se presenta la estructura de la empresa de estudio.

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La empresa constituida por las tres dependencias indicadas aquí, está instalada dentro de un mismo edificio el cual es conveniente para efectos de la administración y control de la misma. Laboran en ella veinticuatro (25) personas distribuidas así: Gerencia – 3 personas (Gerente, Secretaria, y técnico informático); planta de confecciones, catorce personas (14); almacén No.1 cinco (5) personas y almacén No.2, tres (3) personas.        

Esta estructura nos parece adecuada en cuanto a líneas de reporte, sin embargo nos parece que no contempla una posición responsable por las finanzas de la empresa, si bien es cierto que la entidad no es muy grande en estructura, pero se hace necesario una persona idónea en el manejo contable-financiero. Es por esto que nuestra recomendación seria de contratar a un encargado de contabilidad y administración que sea el responsable del área financiera de la empresa y la secretaria pasaría a ser soporte de esta persona. Además también nos

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Baso en lo anterior esta nueva estructura, contemplando la creación del nuevo cargo y como quedarían las líneas de reporte.

El entorno de control del marco de referencia de COSO nos indica que todo organismo debe desarrollar una estructura organizacional que atienda al cumplimiento de su misión y objetivos, la cual debe estar plasmada en algún tipo de herramienta gráfica. La estructura organizacional representada en un organigrama constituye el marco formal de autoridad y responsabilidades, definiendo los puestos de trabajo y las actividades a desempeñar con el fin de alcanzar los objetivos definidos por la alta gerencia de la organización. Dichas actividades se presentan clasificadas como de gestión, planificación o control.

Un elemento que nos llama bastante la atención es que en el caso de las cajeras deben reportar por estructura al área de finanzas, ya responden o están involucrados a movimientos financieros y son elementos claves del departamento en el monitoreo de las operaciones de efectivo realizadas dentro de cada uno de los almacenes.

El diseño de esta estructura está basada en el principio 3 del ambiente de control que revela que la dirección establece, con la supervisión del consejo, estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad apropiados para la consecución de los objetivos.

1. Gestión del Empresario

La gestión de la administración, finanzas, producción, mercadeo y ventas son ejercidas directamente por el propietario, quien además ejecuta raras operaciones dentro del proceso de diseño y producción. [pic 9]

Esta gestión se adelanta sin ningún tipo de manuales internos de procedimientos de control, reglamentos de trabajo o mecanismos de delegación de funciones.  Predomina el manejo empírico del propietario (quien no cuenta con formación universitaria).

Debilidad: Ausencia de una estructura Organizacional Definida

Descripción

La gestión de la administración, finanzas, producción, mercadeo y ventas son ejercidas directamente por el propietario, es decir que todas estas áreas son dirigidas por una sola persona, por lo tanto se podrían estar pasando por alto hechos inconsistentes, debido a la falta de segregación de funciones y la ausencia de verificación de las operaciones de cada una de las áreas. El componente de COSO que está relacionado con esta debilidad es el de Entorno de Control, el principio 3 – La dirección establece, con la supervisión del consejo, estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad apropiados para la consecución de los objetivos. En este principio se define, asigna y fija los límites de las facultades de y responsabilidad, además de establecer líneas de reportes y garantizar la adecuada segregación de funciones en todos los niveles de la empresa.

Riesgo o posible consecuencia de la debilidad

Probabilidad de que diversas circunstancias se puedan materializar sobre las diferentes gestiones de la entidad, como consecuencia de la centralización de la toma de decisiones de la empresa. Por otro lado se pone en juego la continuidad del negocio, ya que si el propietario de la empresa llegase a fallecer se afectaría la continuidad de las operaciones, que la coordinación de todas las áreas es ejercida por este.

Recomendación para su corrección y mejora del control interno

Se deben establecer para cada área de gestión un responsable de las operaciones de la misma, estableciendo a que persona reporta, es decir diseñar una estructura organizacional adecuada que indique como las actividades van a ser planeadas, ejecutadas, controladas y monitoreadas para lograr los objetivos al nivel de la entidad. Con esta medida fortaleceremos la continuidad de las operaciones de la empresa al desarrollar un plan de sucesión para el propietario y de esta manera garantizar la prolongación de la vida de la compañía.

Al momento de desarrollar la estructura organizacional para Confecciones La Dama, S.A. debemos tomar en cuenta aspecto como:

• Departamentalización
• Asignación de actividades
• Determinación de autoridad y responsabilidad
• Relacionamiento entre las unidades

Debilidad: Carencia de Manuales y Procedimientos

Descripción

La gestión de la administración, finanzas, producción, mercadeo y ventas Esta gestión se adelanta sin ningún tipo de manuales internos de procedimientos de control, reglamentos de trabajo o mecanismos de delegación de funciones. El componente de COSO que está relacionado con esta debilidad es el de Ambiente de Control, ya que por medio de este la entidad desarrolla políticas y procedimientos que contribuyen a garantizar que llevan a cabo las instrucciones de la dirección para mitigar los riesgos con impacto potencial en los objetivos.

Riesgo o posible consecuencia de la debilidad

Falta de homogeneidad en el tratamiento de las operaciones de la compañía que puedan materializarse en los resultados de la empresa adoptando la forma de pérdidas. Por ejemplo:

• Se podrían estar dando descuentos a clientes, sin tomar en cuenta factores tales como el costo.
• Realizar una concentración excesiva de venta en un solo cliente que de no efectuar los pagos, nos podría llevar caer un riesgo de liquidez o quiebra.
• Que no se estén generando beneficios adicionales sobre las negociaciones realizadas en ventas debido al otorgamiento de descuentos a discreción.

Recomendación para su corrección y mejora del control interno

Diseño de una manual o procedimiento que permita el tratamiento homogéneos ante todas las posibles situaciones que podrían presentar durante la operación normal de la entidad.

Podríamos tomar en cuenta aspectos como:

• Establecer procedimientos formales para la aprobación de excepciones o rechazo de negociaciones de venta que no cumplan con el margen de ganancia mínimo requerido.
• Divulgar los parámetros para la definición de los márgenes mínimos de rentabilidad (ganancia).

Debilidad: Mala Gestión Empresarial

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