Apuntes De Administración

Unidad 1. La administración y las organizaciones.

La administración es una actividad inherente al desarrollo humano, así pues, no es posible la evolución de las organizaciones sin su fundamental contribución, sin embargo, ¿Qué son las organizaciones?, Y aún más, ¿Qué se entiende por administración?, Bien procedamos a responder a dichas interrogantes.

1.1 Definición de organización.

Empecemos por definir a la organización como una ordenación sistemática de personas realizada para alcanzar un objetivo específico, por ello; cuando hablamos de ésta, nos referimos a una entidad que tiene un objetivo bien definido, que incluye a personas y miembros y posee alguna estructura sistemática.

De la anterior definición podemos extrapolar los siguientes elementos:

Ordenación sistemática de personas.- Se refiere a que las organizaciones están conformadas por individuos, los cuales poseen la característica de miembros, y por tanto son parte de una jerarquía, con derechos y obligaciones inherentes a su nivel dentro de ésta.

Realizada para alcanzar un objetivo específico.- Se refiere a que las organizaciones poseen un fin, es decir, fueron creadas para alcanzar un objetivo perfectamente definido, que no sería asequible a individuos aislados, o bien siéndolo, se alcanzaría un mayor grado de eficacia y eficiencia, en su realización trabajando en grupo.

Por otra parte hemos mencionado el concepto de productividad que según Koontz se define como “la relación productos – insumos en un período específico con la debida consideración de la calidad” lo que se expresa en la siguiente fórmula:

Productividad = Productos / Insumos (en un período especifico y considerando la calidad)

Así pues la productividad se puede elevar “1) Incrementando los productos con los mismos insumos”, 2) reduciendo los insumos pero manteniendo los mismos productos o 3) Incrementando los productos y reduciendo los insumos para obtener un cambio favorable en la relación entre ellos.”

Definido lo anterior es tiempo de realizar lo propio con los términos eficacia y eficiencia:

“Eficiencia.- Se refiere a la relación entre esfuerzos y resultados, que busca minimizar el costo de los recursos. Es la parte central de la administración.”

“Eficacia.- Se refiere a la consecución de las metas, la administración debe orientarse a la consecución de las metas organizacionales. La eficacia nos habla del nivel de éxito alcanzado en este objetivo.”

Los conceptos previos se interrelacionan, es más fácil ser eficaz, sí, se prescinde de la eficiencia, es decir se lleva a cabo el trabajo, pero, a un costo muy alto.

Un alto nivel de eficiencia se relaciona con un nivel alto de eficacia, y cuando vemos casos de mala administración, son casos tanto de ineficiencia como de ineficacia, o casos de eficacia lograda a través de ineficiencia.

1.2 Definición de Administración.

La administración es de aplicación universal e inherente al ser humano, quien la necesita para el logro de sus fines y la satisfacción de sus necesidades, siendo básicamente de aplicación genérica, sin importar el tipo de organización o nivel organizacional. No obstante, su aspecto genérico merece un análisis más detallado, pues ya sea que se hable del sector público o privado, nosotros pensamos que en esencia, la naturaleza de la administración es la misma, puesto que los administradores prescindiendo de sus títulos, son tomadores de decisiones que planean, organizan, dirigen y controlan.

Ahora bien, diversos autores nos presentan sus propias definiciones de la administración, así es posible encontrar que Robbins la define como:

“ El proceso de llevar a cabo las actividades eficaz y eficientemente, con personas y por medio de ellas, a través del proceso administrativo”

Procedamos a extrapolar los elementos de la anterior definición:

Proceso de llevar a cabo las actividades eficaz y eficientemente.- así pues, se ha convenido que a efecto de alcanzar un objetivo común es necesario realizar una serie de actividades, no obstante, se pretende utilizar un mínimo de recursos (eficientar), pero al mismo tiempo se busca lograr el éxito. (ser eficaz)

Con personas y por medio de ellas, a través del proceso administrativo.- es decir la administración solo se da cuando existen individuos que realizan las tareas asignadas, e individuos que llevando al cabo el llamado proceso administrativo. Planean el esfuerzo, desarrollan estrategias, crean las estructuras necesarias, las coordinan, dirigen y motivan, procediendo a supervisar las tareas realizadas y el cumplimiento de los objetivos.

Por su parte Koontz nos dice que la administración “es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos” a lo que posteriormente añade “La intención de todos los administradores es la misma: generar un superávit.” Y aún dice más “La administración persigue la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia.”

Como es posible apreciar ambos autores coinciden en los elementos esenciales de la definición como lo son: la generación de un ambiente o la utilización de un proceso, el hecho de que la actividad administrativa solo se da en grupos u organizaciones; lo que implica una jerarquía, los cuales persiguen objetivos comunes y que buscan su consecución de manera productiva, lo que les conlleva a ser eficaces y eficientes.

1.3 Relación entre administración y oganizaciones.

Reiteramos que tanto administración como organizaciones son inherentes al ser humano, pues le auxilian en la consecución eficiente de sus metas. Dado lo anterior podemos decir que la administración se origina paralelamente a la humanidad, y empieza por tomar forma (aun empírica) cuando el primer prehumano se percata de que su esfuerzo, habilidades y recursos personales son insuficientes para alcanzar los objetivos que se ha trazado, de ahí que para llegar a tener una mejor calidad de vida es necesaria la colaboración tribal(crear organizaciones), que asegura la multiplicación de esfuerzos, habilidades y recursos a fin de alcanzar la meta, al tiempo que por diversas circunstancias surge un liderazgo que mediante la jerarquización facilita organizar los esfuerzos para multiplicar los resultados en bien de la comunidad y de su propio líder.

1.4 Importancia de la Administración.

Previamente se ha mencionado que la administración esta presente en toda actividad humana que conlleve la utilización de organizaciones, por ello su importancia radica fundamentalmente en que permite alcanzar los objetivos organizacionales al aplicar el llamado proceso administrativo a la asignación de recursos de manera eficaz y eficiente, si bien en lo referente a su campo de acción, encontramos que la administración es aplicable a las empresas privadas, el gobierno, y a otras organizaciones no lucrativas; Dado que los problemas administrativos son similares, así como las obligaciones de los administradores, si bien su contenido genérico no implica sustituibilidad total, lo que encontramos es que el trabajo de los administradores tiene un contenido más universal en los estratos superiores de la organización, porque conforme se asciende dentro de ésta(estructura organizacional), se desempeñan mayoritariamente funciones genéricas de la administración, y menos se involucra con los aspectos cotidianos. Por ello, el trabajo de un ejecutivo de alto nivel tiende a ser muy similar, sin importar el tipo de organización.

1.5 Enfoques de la Administración.

A principios del siglo XX, Henry Fayol dijo que: “El proceso administrativo consiste en un conjunto de acciones que buscan la adecuada gestión de las actividades ". Así mismo afirmó que todos los administradores realizan cinco funciones administrativas a saber: planean, organizan, dirigen, coordinan y controlan. A esta escuela se le conoce como “Clásica” o “ Tradicional” ; Con algunos ajustes a mediados de los años 50’s (se consideran cuatro funciones), este enfoque es muy popular para efectos académicos hasta nuestros días. Sin embargo, la administración es una disciplina dinámica por lo que sus enfoques continuamente son actualizados y perfeccionados. Este es el caso de Harol Koontz , quien en su libro ADMINISTRACIÓN UNA PERSPECTIVA GLOBAL, plantea un enfoque operacional, es decir, en términos de lo que los administradores hacen. Proponiendo los siguientes enfoques:

CARACTERÍSTICAS / CONTRIBUCIONES. LIMITACIONES

ENFOQUE EMPÍRICO O DE CASOS.

Estudia experiencias mediante casos. Identifica éxitos y fracasos.

Cada situación es distinta. No se hace ningún intento por identificar principios.

Valor limitado para el desarrollo de teoría administrativa.

ENFOQUE DE LOS PAPELES ADMINISTRATIVOS.

El estudio original consistió en observaciones de cinco diferentes directores generales. Con base en este estudio se identificaron 10 papeles administrativos, los cuales se agruparon en: 1) interpersonales; 2) de información; 3)de decisión.

La muestra original fue muy reducida. Algunas de las actividades no son administrativas. Las actividades dan evidencia de planeación, organización, integración, dirección y control. En cambio, se dejaron fuera algunas actividades administrativas importantes. (Evaluación de administradores.)

ENFOQUE DE CONTINGENCIAS O SITUACIONAL.

La práctica administrativa depende de las circunstancias ( es decir, de una contingencia

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