Audirotia Administrativa

METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La metodología de la auditoria administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifique criterios y delimiten la profundidad con que se revisaran y aplicaran las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

También cumple con la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente a los registros de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, para su examen, informe y seguimiento.

De conformidad con lo anotado, las etapas que integran la metodología son:

* Planeación

* Instrumentación

* Examen

* Informe

* Seguimiento

Planeación

Es un lineamiento general que norma la aplicación de la auditoria administrativa, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigación preliminar, el proyecto de auditoria y el diagnostico preliminar sean suficientes pertinentes y relevantes.

Objetivo

Determinar las acciones que deben realizar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.

Factores a revisar

Es necesario determinar los factores que s consideran fundamentales para el estudio de la organización en función de dos vertientes: el proceso administrativo y los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.

En el primer caso, se incorporan las etapas del proceso administrativo se definen los componentes que los fundamentan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.

En el segundo caso se incluye una relación de los elementos específicos que complementan el proceso administrativo asociándose con atributos fundamentales que enmarcan su fin y función.

Fuentes de estudio

Representan las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.

Internas

Gobierno Corporativo

Órganos de control interno

Socios

Niveles de organización

Unidades estratégicas de negocio

Órganos colegiados y equipos de trabajo

Sistemas de información

Externas

Órganos normativos (oficiales y privados)

Competidores actuales y potenciales

Proveedores actuales y potenciales

Grupos de interés

Organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en otro

Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias y de calidad

Redes de información en el mercado global

Investigación preliminar

Definida la dirección y los factores a auditar, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización.

Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura técnica y legal información del campo de trabajo, y toda clase de documento relacionada con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad. Lo que puede provocar una reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución.

Asimismo, perfilar algunos de los problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda la mucha precisión, ya que la información tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar confusión en la interpretación de su contenido.

Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:

* Determinación de las necesidades especificas

* Identificación de los factores que requieren atención

* Definición de estrategias de acción

* Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue

* Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores

* Especificación del perfil del auditor.

* Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

Preparación del proyecto de auditoria

Recabada la información preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye dos apartados: la propuesta técnica y el programa de trabajo.

Propuesta técnica

* Naturaleza: Tipo de auditoria que se pretende realizar

* Alcance: Áreas de aplicación

* Antecedentes: Recuentos de auditorias anteriores

* Objetivos: Logros que se pretende alcanzar

* Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos

* Justificación: demostración de la necesidad de instrumentarla

* Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución

* Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos

* Costos: Estimación global y especifica de recursos financieros necesarios

* Resultados: Beneficios que se espera obtener.

* Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elemento de apoyo.

Programa de trabajo

* Identificación: Nombre del estudio

* Responsables: Auditor a cargo de su implementación

* Área(s): Universo bajo estudio

* Clave: Numero progresivo de las áreas, programas o proyectos

* Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información

* Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades

* Calendario: Fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase

* Representación grafica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes

* Formato: Presentación y resguardo de progresos

* Reporte de avance: Seguimiento de las acciones

* Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances

Asignación de la responsabilidad.

Para iniciar formalmente el estudio, la organización designara al auditor o equipos de auditores que estime conveniente, atendiendo la magnitud o grado de complejidad de la auditoria.

La designación como responsable puede recaer en el titular del órgano de control interno, en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico o en un directivo de línea de alguna de las áreas de la organización, partiendo de la base de que tenga los conocimientos y experiencia necesarios en la realización de la auditoria administrativa.

Capacitación

Un vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a las personas o equipo designado, no solo en lo que respecta al manejo de los medios de investigación que se emplearan para recopilar la información, si no en todo el proceso para prepara la aplicación e instrumentación de la auditoria.

Por lo anterior, se debe dar a conocer a este personal el objetivo que se persigue, las áreas involucradas, la calendarización de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de la información a captar, la distribución de cargas de trabajo, el registro de la información, la forma de reportar, y los mecanismo de de coordinación y de reporte establecidos.

Actitud

La labor de investigación tiene que llevarse sin perjuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor.

Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta, a fin de procurarse una imagen positiva; lo que facilitara su tarea y estimulara la participación activa del personal de la organización.

Con el propósito de evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de hacer comentarios que no tengan un sustento, o de hacer promesas que no puedan cumplir, apegándose en todo momento a las directrices de la auditoria en forma objetiva.

Diagnostico preliminar

El diagnostico se fundamenta en la percepción que el auditor tiene de la organización como producto de su experiencia y visión, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional.

Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundamente la razón por la que surge la necesidad de auditar. Para ellos se deben de considerar os siguientes elementos:

Génesis de la organización

* Creación de la organización

* Cambios en la forma jurídica

* Conversión del objeto de estrategias

* Manejo de la delegación de facultades

Infraestructura

* Esquema de operación (procesos/ funciones)

* Modificaciones a la estructura organizacional

* Programa institucional

* Nivel de desarrollo tecnológico

Forma de operación

* Desempeño registrado

* Logros alcanzados

* Expectativas no cumplidas

* Proceso de toma de decisiones

Posición competitiva

* Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial de la organización

* Competencial centrales

* Clientes, proveedores y competidores

Instrumentación

Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoria, etapa en la cual se tienen que

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