Auditoria Gerencial

AUDITORIA GERENCIAL

INTRODUCCIÓN.

El presente trabajo se desarrolla con la finalidad de reafirmar los conocimientos adquiridos en nuestras clases de Auditoria Gerencial, así como de tener la habilidad para en un futuro no muy lejano poder llevar a cabo nosotros mismos procesos de auditoría.

En este trabajo se desarrolla punto por punto el desarrollo de una auditoria, en la cual se plasma todos los pasos a seguir para desarrollarla, tomando como ejemplo una constructora en la cual se auditara al departamento de Recursos Humanos.

Sabedor de que hay un gran número de auditorías, como lo son la contable, administrativa, operativa, etc.; me di a la tarea de realizar un ejemplo de una auditoria administrativa, en la cual se verifican procedimientos que se pudieron realiza erróneos, o simplemente con el fin de constatar que todo el manejo administrativo de ese departamento se esté llevando a cabo de acuerdo a los procedimientos y manuales que rigen a la empresa.

En este trabajo se plasma desde la misión y visón de la empresa, así como el organigrama y personal que realizara la auditoria, para posteriormente trazar un cronograma de las actividades que se tienen que desarrollar en el transcurso de una auditoria, siguiendo con la revisión de toda la documentación por parte de los auditores, para por ultimo recibir el informe final de la auditoría y poder detectar las áreas de oportunidad dentro de la empresa o departamento.

ENTENDIMIENTO DE LA EMPRESA

HISTORIA DE LA EMPRESA:

La empresa Constructora del Pacifico, inicio operaciones en la ciudad de Panamá en el año 2003, fundada por el señor Lic. Andrés Pérez, desde un principio dedicada a la industria de la construcción, pero que con el transcurso del tiempo y gracias a la excelente visión de su propietario ha ido creciendo día a día y posicionándose en el gusto y preferencia de la sociedad Panameña.

Desde un principio esta empresa ha tenido como base de crecimiento fomentar y apoyar a los constructores, fomentando el empleo en la ciudad, así como la economía de la sociedad al ofrecer servicios de calidad y a muy bajos precios, haciendo con esto que la preferencia de la sociedad la haga consolidarse como la mejor en su rama, recibiendo un sinfín de reconocimientos a lo largo de su trayectoria por parte de las diferentes instancias de gobierno.

MISIÓN DE LA EMPRESA:

Atender las necesidades en materia de construcción de la sociedad, proporcionando servicio, calidad y precio; teniendo una rentabilidad creciente y dando a sus empleados la posibilidad de desarrollarse hacia la excelencia.

VISIÓN:

Ser una empresa constructora líder en el mercado, con presencia en el Panamá, distinguiéndose por la calidad en la prestación de sus servicios, rentabilidad para sus accionistas y un amplio desarrollo para su personal.

VALORES:

Honestidad, Servicio, Confianza, Transparencia, Compromiso y Responsabilidad.

CARTA COMPROMISO

Auditoria Administrativa

En atención a solicitud de auditoría el Lic. Andrés Pérez, Propietario de la Constructora Constructora del Pacifico , con su oficina en Calle 50 Edificio F&F Tower piso 25, Ciudad de Panamá, considera necesaria la realización de una auditoria administrativa en dicha empresa que cuenta con 6 áreas que se enuncian posteriormente:

1. Recursos Humanos

2. Cobros

3. Área de Recepción

4. Mantenimiento

5. Dirección

De las cuales manifiesta realizar el análisis de las área 1, para ello se recurrió a un equipo de trabajo compuesto por Contadores Públicos Autorizados que desempeñan labores en, Contabilidad, Auditoria Externa, Administración de Empresas y Áreas afines a la Administración y son:

 Lic. Eduardo Jiménez Corral,

 C.P Blanca González Trejo,

 Lic. Benjamín López Ibarra,

 Ing. José Humberto Lira Piña,

 Lic. Tomas Barrios Calderón.

Mismos que se reunieron el día 17 de Agosto del año en curso acordando realizar dicha auditoria bajo el siguiente programa de trabajo:

Planeación

La auditoría se realizará tomando como base las áreas funcionales dentro de las cuales se examinaran el área de Recursos Humanos

Justificación del análisis por área funcional

Control de Personal: Se percibe que existe una desorganización en los documentos que ahí se manejan, al tratar de hacer algún trámite de algún trabajador de la empresa, no es localizada, generando retrasos y reproceso.

Tiempo: Se propone elaborar la auditoria durante las dos primeras semanas de Septiembre.

Diagnostico Administrativo Interno:

Subsistemas de Objetivos:

Aquí se pretende medir que tan claros están los objetivos que tiene fijados la empresa.

Para esto se entrevistó verbalmente a cuatro empleados de la empresa de distintas áreas presentando los resultados a continuación.

Análisis del Subsistema de Objetivos.

Los resultados arrojados fueron los siguientes:

1.1. Todos tienen una misión clara de la empresa,

1.2. Se tienen objetivos claros,

1.3. A pesar de que cada integrante sabe cuáles son sus objetivos, les hace falta difusión interna.

1.4. Se tienen bien claras las metas.

1.5. No existen programas de trabajo.

1.6. Se da seguimiento al cumplimiento de los objetivos, por medio de reuniones.

Subsistema Estructural:

Aquí se permitirá conocer cuál es la estructura organizacional de la empresa, para la toma de decisiones y ver si esta es funcional o no, analizando si los canales de comunicación internos son los adecuados, así como las cargas de trabajo son equilibradas.

Análisis del Subsistema Estructural.

Los resultados de las entrevistas fueron los siguientes:

2.1. Los empleados tienen claras las funciones de cada área,

2.2. Hay desequilibrio en las cargas de trabajo,

2.3. Falta de comunicación interna apropiada,

2.4. No existen manuales de organización,

2.5. Falta apoyo administrativo en algunas áreas.

Subsistema Financiero:

Es aquí en donde se ven los recursos financieros con que se maneja la empresa, en base a las entrevistas con personal del área contable, los resultados fueron los siguientes:

Análisis del Subsistema Financiero:

3.1. Existe una distribución equitativa de los recursos financieros entre las áreas de la empresa.

3.2. El departamento de contabilidad no cuenta con información confiable y oportuna acerca de sus costos de operación,

3.3. Hay trabajo continuo en la reducción de costos

3.4. No reciben apoyo técnico o asesoría en la toma de decisiones financieras.

Subsistema Humano:

En este subsistema se verifica y analiza las relaciones interpersonales que se dan entre las diferentes personas, así como las relaciones laborales entre las distintas áreas que componen la empresa.

Análisis del Sistema Humano:

4.1. Los pagos de los salarios son adecuados.

4.2. Existe un buen clima organizacional,

4.3. Existe disciplina y aceptación a las políticas de la empresa

4.4. No existe un estilo definido en la dirección de la empresa,

4.5. Los jefes colaboran con los trabajadores,

4.6. Existen oportunidades de ascenso en la empresa.

Subsistema Tecnológico:

Dentro de este análisis se revisa si la tecnología con la que cuenta la empresa y en la cual realizan sus funciones los empleados es la adecuada para el tipo de actividad que se desempeña.

Análisis del Subsistema Tecnológico:

5.1. La tecnología no está actualizada para realizar el trabajo,

5.2. Algunos cuentan con el material necesario para realizar su trabajo sin ningún contratiempo,

5.3. La capacitación del personal no es la suficiente,

5.4. Se cuenta con el equipo necesario para realizar el trabajo sin pérdida de tiempo,

5.5. El mantenimiento preventivo y correctivo al activo fijo, no es muy constante,

5.6. No todas las ideas o sugerencias para mejorar las instalaciones son tomadas en cuenta.

5.7. No se tiene implantado ningún mecanismo para medir estándares de calidad en el servicio que se brinda.

Respecto al análisis que se realiza en todos los aspectos de la empresa se detallan a continuación sus debilidades y fortalezas.

DEBILIDADES:

a) La empresa no cuenta con canales adecuados de comunicación interna por lo cual, cierto personal desconoce o no cumple con las metas y objetivos de la empresa.

b) Falta un programa de trabajo para cada área laboral de la empresa.

c) No se cuenta en la empresa con un manual de organización, que lleve a una buena toma de decisiones y permita una adecuada distribución del trabajo.

d) Falta implantar liderazgo por parte de la dirección y gerencia de la empresa.

e) No existen sistemas para medir estándares de calidad y servicio en la empresa.

f) Los sistemas de tecnología que se tienen

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