Auditoria Y Cuentas

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

Universidad de los Llanos Occidentales

Ezequiel Zamora

UNELLEZ

Sub-proyecto:

Auditoria básica

Facilitador:

Varillas Yudit

Carrera:

Contaduría publica

VI semestre matutino

Bachilleres

Duarte Duardis

Gutiérrez Ángela A

Rujano Yessika

Santa Bárbara, junio del 2013

Introducción

En términos generales la auditoria tiene como principal objetivo determinar la confiablidad de la información reflejada en los estados financieros, de este modo se puede decir que la auditoría de cuentas y efectos por cobrar se basa en comprobar la autenticidad de las cuentas y si las mismas tienen origen en las operaciones de venta, en este sentido esta auditoria consiste en determinar la exactitud del importe de los valores a cobrar, su validez y Cobrabilidad. El siguiente trabajo presenta una información minuciosa en la cual se abarcaran temas de naturaleza contable tales como: errores y fraudes, métodos de confirmación, control interno, pero todo en base a la auditoría de cuentas y efectos por cobrar.

Por consiguiente las cuentas y efectos por cobrar son altamente vulnerables a fraudes, y esta situación comúnmente sucede en las empresas debido a que no se tiene implementado un adecuado control interno, de allí se origina la necesidad de efectuar una auditoria especifica que abarque un examen crítico a cada una de las partidas y de este modo proporcionar un dictamen y a su vez brindar posibles recomendaciones a la empresa que permita fortalecer sus controles en resguardo de sus recursos financieros. Sin más a que hacer referencia a continuación se presenta, la descripción de la recolección de información acerca del tema.

Auditoria a cuentas y efectos por cobrar

Las cuentas y efectos por cobrar expresan los activos obtenidos por la organización a través de letras, pagarés u otros documentos por cobrar resultante de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o servicios. Por consiguiente, la empresa debe registrar de una manera ordenada todos los movimientos referidos a estos documentos, debido a que componen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. De ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas y efectos por Cobrar” El auditor financiero establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen advertido en la planeación de la auditoría a estas cuentas

Objetivos de la auditoría de cuentas y efectos por cobrar

• Demonstrar si las cuentas y los efectos por cobrar son auténticas y si tienen inicio en operaciones de ventas.

• Comprobar si los valores registrados en los libros contables son realizables en forma efectiva (cobrables en bolívares).

• Probar si estos valores conciernen a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba tomarse en cuenta

• Justificar si hay una valuación permanente –respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.

• Verificar la existencia de aquellos deudores incobrables y su técnica de cálculo contable.

• Confirmar los resultados de la evolución realizada a los libros contables de la empresa a través de las técnicas de cálculo asignadas

Control interno de cuentas y efectos por cobrar

Control interno de las cuentas por cobrar: para mantener un buen control interno en las cuentas por cobrar es necesario obtener el total de las cálculos por individual de dichas cuentas, para ser conciliado periódicamente con la cuenta control en el mayor general, además la antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un empleado para mantener la seguridad en los saldos y evitar el fraude. Por otra parte Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad a todos los deudores siendo recordatorio del compromiso de pago.

Control interno de los efectos por cobrar: en cuanto a los efectos es importantes establecer una serie de normas para salvaguardar este activo:

• Debe existir una persona o funcionario responsable que apruebe la aceptación de los efectos por cobrar como respaldo a transacciones de crédito realizadas

• Los efectos por cobrar deben estar resguardados bajo la custodia de personas, que no llevan los registros ni de aquellas que aprueban los créditos

• Enviar periódicamente el estado de cuenta a los clientes pidiéndoles la confirmación de los saldos pendientes

• Deben llevarse registros detallados de esta cuenta y cuadrar mensualmente estos con el mayor genera

• Aquellos efectos por cobrar que estén vencidos por un tiempo superior al normal establecido, esto se le debe notificar al funcionario responsable

Procedimientos de la auditoría de cuentas y efectos por cobrar:

1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas y efectos por cobrar.

2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas y efectos por cobrar.

3. Verificar que los soportes de las cuentas y efectos por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposicioneslegales.

4. Observar si los movimientos en las cuentas y efectos por cobrar se registran adecuadamente.

5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.

6. Comprobar que las modificaciones de estas dos partidas estén correctamente autorizadas por quien corresponda.

7. Verificar que estén adecuadamente respaldadas.

8. Comprobar que las cuentas por cobrar y efectos por cobrar estés vigentes y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente(ejemplo: aseguradora de cheques)

9. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de éste por parte de los clientes y deudores.

10. Controlar el efectivo recibido de proveedores.

11. Efectuar compensaciones de cuentas y efectos a pagar contra cuentas y efectos a cobrar.

12. Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras)

Errores y fraudes de las cuentas y efectos por cobrar

Las cuentas y efectos por cobrar son altamente vulnerables a fraudes, por lo tanto muchas de las irregularidades y anormalidades que suceden en las empresas con respecto al efectivo tienen su origen principalmente porque existen deficiencias en el control interno, siendo este el encargado de salvaguardar y proteger contra desembolsos injustificados y garantizar que no puedan incurrirse en obligaciones sin autorización, por esta razón es de sublime importancia una adecuada evaluación del control interno realizada por el auditor para sugerir recomendaciones a la empresa que permita fortalecer sus controles en resguardo de sus recursos financieros. En general muchas de las alteraciones existentes con respecto al efectivo se deben a:

Falta de separación de funciones entre el personal encargado del manejo de la caja y la contabilidad.

No se practican arqueos de caja en forma constante.

No se registran los ingresos obtenidos en forma inmediata.

Insuficiente preparación del personal.

No se hace rotación de empleados. Entre otras.

Por consiguientes son diversas las causas que conllevan a irregularidades, pero se resumen en dos conceptos diferentes pero que producen el mismo efecto en los datos contables :

1. Errores: Son aquellos que se producen sin intención, es decir involuntarios y mayormente se originan por una falta de cuidado o de insuficientes conocimientos contables, lo cual trae como resultado la presentación errónea de las cuentas y de los estados financieros, comúnmente estos errores pueden ser consecuencia de fallos matemáticos o administrativos en los registros contables.

2. Fraudes: Consiste en el acto intencional por parte de la administración, personal o terceros, que arroja como resultado información financiera fraudulenta. Los fraudes pueden clasificarse en:

Fraudes Internos: Son aquellos organizados por una o varias personas dentro de la organización.

Fraudes Externos: De igual manera son aquellos efectuados por una o varias personas, para obtener un beneficio propio, pero a diferencia del anterior este tipo de fraude involucra: Clientes ficticios, proveedores, bancos.

Los fraudes principalmente se originan por:

• Falta de controles adecuados.

• Poco y mal capacitado personal..

• Documentación confusa.

• Salarios bajos.

• Existencia de activos de fácil conversión: bonos, pagares, etc.

• Legislación deficiente.

• Actividades incompatibles entre sí.

En conclusión a lo anterior tanto los errores como los fraudes originan una alteración en los datos o información financiera, por lo tanto el auditor de las cuentas y efectos por cobrar se enfoca o examina estas partidas para determinar la exactitud del importe de los valores a cobrar, su validez y cobrabilidad, por otra parte el auditor

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