Auditoria operativa

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INSTITUTO PROFESIONAL PROVIDENCIA

ESCUELA DE INGENIERÍA Y GESTIÓN

Contador Auditor

Auditoría Operativa

Examen

Nombre Integrantes:

Priscila Chávez

                                                                                     Manuel Gutiérrez

Asignatura: Auditoría Operativa

Sede: Santiago

Sección: 2

        Santiago, 4 de Agosto 2015.

INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo realizaremos un levantamiento de los procedimientos de una empresa, con el fin de entregar datos claves de los procesos y el control interno de una empresa, solo con el hecho de mitigar riesgos.

Entendemos que en esta etapa se debe realizar una descripción de los procesos.  Cada proceso se encuentra conformado por una serie de procedimientos, y estos a su vez por actividades o tareas por desarrollar, para realizar una adecuada descripción de los procesos, procedimientos y actividades institucionales debe contarse con un conocimiento preciso y claro de los mismos, por ello es importante utilizar técnicas de levantamiento de información con los colaboradores claves. Se utilizaran técnicas de observación, entrevista y foros grupales para todo el levantamiento de información.  Luego de esta etapa se identifica el procedimiento y se debe registrar y escribir detalladamente cada proceso y luego transcribirlo a fichas o algún diagrama de flujo o planillas con lo más relevante, etc.

En nuestro trabajo nos enfocamos en una de las empresas a la cual le estamos llevando la contabilidad y específicamente al proceso de pagos ya que es sumamente importante el control interno de esta.

TRABAJO - EXAMEN

ESCUELA DE INGENIERÍA Y GESTIÓN DESCRIPCIÓN GENERAL

En el presente trabajo usted deberá desarrollar un levantamiento al Sistema de control de gestión de una empresa a su elección, definiendo la metodología general de la organización y su estructura. Con el fin de emitir las recomendaciones necesarias para mejorar los procedimientos y mitigar el riesgo.

DESARROLLO

Debe realizar un levantamiento de los procedimientos que ocupa una empresa u organización a su elección, entregando datos claves y relevantes del ambiente interno con el fin de auditar el sistema de control interno. Entregar las recomendaciones necesarias como auditor experto en este campo operativo.

 ∙ Análisis del Sistema de control.

∙ Planilla de datos o matriz de riesgo continua.

∙ Conclusiones. (Informe).

El alcance de su trabajo es la herramienta a considerar en el logro de sus objetivos generales como Auditor operativo.

PROCESOS DE PAGO

Los procesos de pago los realiza el cargo de tesorería. Se detectan 5 procesos de pago:

1. Proveedores.
2. Imposiciones.
3. Impuestos.
4. Remuneraciones.
5. Rendiciones.

***No existen pagos extraordinarios, solo los que se detallan a continuación. ***

Levantamiento u observación del proceso

Pago de Proveedores:

El pago se realiza entre el 28 y 30 de cada mes:

1. El proceso inicia con la entrega de la factura a recepción, ya sea por vía física o electrónica. (En el caso que la factura llega a contabilidad de todas maneras se envía a recepción). En recepción se realiza un detalle en Excel de facturas y entrega a Jefatura de Servicios.

1. Jefatura de servicios  procede a derivar facturas a la Gerencia que corresponde, según centro de costo con el fin de validar cada una de ellas. No existe ningún tipo de control para evitar el riesgo de pérdida de IVA, en el caso que la factura se extravié o no llegue a tiempo para el proceso.

1. Encargado de RRHH revisa el correspondiente V°B° de cada Gerencia y luego ingresa a ERP cada factura y emite libro de compras. Para su propio orden maneja 2 archivadores:

1. Libro de Compras: una vez ingresada cada factura al sistema, imprime libro para archivarlo.
2. Facturas pendientes de pago: se procede a archivar cada factura que corresponde el pago, estas se archivan y se reciben hasta el 20 de cada mes. (todas las facturas se pagan a 30 días por políticas de empresa, salvo algunas excepciones).

No existe control respecto a la duplicidad de información, por ende se corre un riesgo al ingresar 2 veces una factura. Si el ingreso de factura se clasifica donde fue clasificada antes, el sistema arroja alerta de ya ingreso, pero si esta es ingresada en otra clasificación, es posible se produzca duplicidad del documento.  

1. Tesorero procede con el análisis de los proveedores junto con el libro de compras y revisando, en el caso que detecte alguna disconformidad se dirige a Gerencia para ver observaciones.

1. Realizado el análisis se procede con la emisión vía automática ERP de egresos y cheques (Banco BCI).
2. Posteriormente, se entrega detalle de egresos y cheques a GAF para su eventual V°B° si este no cuenta con observaciones, en cuyo caso se dirige a revisar con cada Gerencia detalles. La revisión se relaciona en cuanto a la naturaleza.
3. Con el V°B° de GAF se procede a reunión interna con Gerente General para 1° firma de egresos y cheques, junto con los documentos de respaldo.
4. Tesorero entrega egresos y cheques firmados a Junior para sacar 2da firma Directores.
5. Coordina con Junior envío de egreso y cheques a directores fuera de la oficina.
6. Junior lleva egreso y cheques para 2°firma y espera en recepción la entrega de estos, antes de salir revisa que esté todo debidamente firmado.
7. Una vez terminado el proceso de firmas Junior entrega a Tesorero para ser derivados los pagos según corresponda:

Existen 3 modalidades de pago, que se detallan a continuación;

1. Depósitos:

1. Para los casos de proveedores que se deposita el pago, la responsabilidad cae sobre el Junior de la compañía, y este debe realizar y preparar los depósitos. En este caso es probable que no se recupere la copia cedible, pero se dejan como respaldos los comprobantes de depósito.

1. Se dirige a cada banco a realizar el debido depósito de los cheque.

1. Una vez terminado este proceso, debe escanear cada depósito y enviarlo por correo al Tesorero.

1. Una vez recibido los comprobantes, Tesorero informa mediante correo electrónico el pago, adjuntando y detallando N° factura.

1. Junior adjunto a cada egreso la copia del comprobante de depósito y procede archivar.

1. Retiro en oficina:

1. Tesorero entrega a recepción los cheques que retiran durante la semana.

1. Recepción se encarga de llamar a cada proveedor para informar el retiro. En el caso que pasen 2 días y no se haga efectivo el retiro, se procede a enviar correo electrónico.

1. Una vez se procede con el retiro, recepción debe verificar que esté debidamente individualizada la persona que retira, es decir; nombre, Rut, fecha y firma. Y recuperar copia cedible de dicho documento. (en muy pocas ocasiones ocurre lo contrario).

1. El último día hábil de esa semana el tesorero se dirige a recepción para recuperar los egresos cancelados.

1. Oficina del Proveedor:

1. Junior acude a oficinas de cliente para cancelar dichos pagos. Puntualmente son al menos 3 proveedores que se procede de esta forma.  

1. En oficina del cliente, junior se dirige a caja o el área destinada para pagar.

1. Junior verifica y revisa timbres de caja en las facturas y en los egresos.

1. Junior reporta los pagos para revisión.

1. V°B° para que el Junior pase al archivo de documentos.

Pago de Imposiciones:

El 10 de cada mes inician el proceso de pago de imposiciones.  Revisión la realiza el contador general.

1.  ERRHH desde ERP obtiene el informe de “Previred”, el cual se descarga en formato “txt” para ser cargado en página web  www.previred.cl.
2. Se verifica que informe “Previred” cuadre con cuenta “ficha de leyes sociales”, en caso contrario, se debe revisar nuevamente hasta obtener cuadratura.
3. V°B° de Contador General reflejado en las nóminas físicas, quien compara cuenta “ficha leyes sociales” con Previred.

1. Hecha la validación del Contador General el encargado de RRHH procede a solicitar a tesorero realizar el pago vía electrónica con clave de contador general. (utiliza digipass BCI)

1. Tesorero verifica los V°B° y procede con el pago.

Pago de Impuestos:

Inicia el proceso antes del día 12 de cada mes. Y no existe revisión por parte de Gerencia.

1. Para el IVA: proceso realizado por contador general, realiza llenado de formulario 29.

1. Las Ventas para 2 Empresas (Capacitación y Company): se cuadra archivo físico de facturas emitidas en el mes con el libro de ventas computacional exportado a Excel con revisión factura a factura.

1. Las Compras para 2 Empresas (Capacitación y Company): se cuadra archivo físico de facturas recibidas en el mes con el libro de compras computacional exportado a Excel con revisión factura a factura.

1. Terminado el proceso de llenado, entrega a tesorero.

1. Para otros impuestos y retenciones:

1. Las Boletas de Honorarios para 1 Empresa (Company): se cuadra archivo físico de boletas de honorarios emitidas y recibidas en el mes con el libro de retenciones computacional exportado a Excel con revisión boleta a boleta. Este proceso lo realiza tesorero.

1. El Impuesto Único para 2 Empresas (Capacitación y Company): se cuadra el cálculo realizado en Excel de impuesto único con el libro de remuneraciones. Este proceso lo realiza encargado de recursos humanos.

1. ERRHH entrega a contador para dar V°B°, y luego se entrega a tesorero para realizar pago.

1. Cerrado ambos procesos, tesorero procede con el pago.

Pago de Remuneraciones:

Una vez realizado el cierre del proceso de remuneraciones en ERP se inicia el pago. El Tesorero es el responsable del proceso y pago.

1. Se obtiene del sistema el Libro de Remuneraciones cerrado y se mantiene a mano un archivador con todos los movimientos mensuales de los trabajadores que corresponde.

1. RRHH separa trabajadores que se pagan por nómina y trabajadores que se emite cheque, cuadrando la sumatoria de ambos con el total de libro de remuneraciones.

1. El Libro de Remuneraciones y respaldos es entregado a GAF con el fin de revisar e identificar cualquier duda.

1. No reflejando ninguna diferencia, GAF procede con el V°B°.

1. Encargado inicia el pago según 2 formas por nómina o cheque.  

1. Pago por Nómina:

• Se genera información en web del BCI ingresando manualmente los montos líquidos sobre planilla anterior, el banco trabaja con versión Excel antiguo y está pendiente cambiar de versión y capacitación. Sistema no genera nómina para subir de forma inmediata.
• Se avisa a ejecutiva de cuenta del banco vía telefónica.
• Se emite cheque BCI por el total a nombre de la Empresa Company y se deposita a la cuenta “transfer” del mismo banco, debe estar disponible mínimo 48 horas antes del pago. La firma del cheque se procede igual con 1° firma Gerente General y 2° firma directores.

1. Pago por cheque:

• Se emite cheque individualizado de trabajadores mediante giro de egreso normal.
• se entrega a GAF para revisión y cuadratura según montos antes informados, una vez aprobado.

• Se procede a sacar 1° firma de Gerencia General.  Posteriormente se entrega a Junior para sacar 2° firma de directores fuera de la oficina.
• Terminado este proceso, entrega a tesorero para ser entregados a cada trabajador.

Pago de Rendiciones:

Los trabajadores que entran en este proceso son habitualmente los consultores y vendedores. De lunes a miércoles el cargo de tesorería recibe las rendiciones, y el jueves poder sacar cheques, para que finalmente el viernes este depositado en cuenta del trabajador. Para aquellos que entregan después del plazo, se deja el pago para la semana siguiente. Existen dos formas del proceso, la solicitud o la rendición propiamente tal.

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