Auditoria

PASOS DE UNA AUDITORIA

3. PASOS A SEGUIR

Se requieren varios pasos para realizar una auditoría. El auditor de sistemas debe evaluar los riesgos globales y luego desarrollar un programa de auditoría que consta de objetivos de control y procedimientos de auditoría que deben satisfacer esos objetivos. El proceso de auditoría exige que el auditor de sistemas reúna evidencia, evalúe fortalezas y debilidades de los controles existentes basado en la evidencia recopilada, y que prepare un informe de auditoría que presente esos temas en forma objetiva a la gerencia. Asimismo, la gerencia de auditoría debe garantizar una disponibilidad y asignación adecuada de recursos para realizar el trabajo de auditoría además de las revisiones de seguimiento sobre las acciones correctivas emprendidas por la gerencia.

Se requieren varios pasos para realizar una auditoría. El auditor de sistemas debe evaluar los riesgos globales y luego desarrollar un programa de auditoría que consta de objetivos de control y procedimientos de auditoría que deben satisfacer esos objetivos. El proceso de auditoría exige que el auditor de sistemas reúna evidencia, evalúe fortalezas y debilidades de los controles existentes basado en la evidencia recopilada, y que prepare un informe de auditoría que presente esos temas en forma objetiva a la gerencia. Asimismo, la gerencia de auditoría debe garantizar una disponibilidad y asignación adecuada de recursos para realizar el trabajo de auditoría además de las revisiones de seguimiento sobre las acciones correctivas emprendidas por la gerencia.

Para llevar a cabo una auditoria administrativa es necesario contar con un marco metodológico que orienta las acciones en sus diferentes etapas: Planeación, instrumentación, examen, informe y seguimiento. Cada una de ellas dispone de una serie de componentes indispensables para cumplir con un fin convenido.

La metodología de la auditoria administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifique criterios y delimiten la profundidad con que se revisaran y aplicaran las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

También cumple con la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente a los registros de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, para su examen, informe y seguimiento.

Las etapas que integran la metodología son:

a) Planeación

b) Instrumentación

c) Examen

d) Informe

e) Seguimiento

3.1 PLANEACION

Es un lineamiento generales que norma la aplicación de la auditoria administrativa, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigación preliminar, el proyecto de auditoría y el diagnostico preliminar sean suficientes pertinentes y relevantes.

Objetivo

Determinar las acciones que deben realizar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.

Para planificar una auditoria es necesario tomar en cuenta los siguientes factores:

Fuentes de estudio: Representan las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor:

Internas

a) Gobierno Corporativo

b) Órganos de control interno

c) Socios

d) Niveles de organización

e) Comisiones, comités y grupos de trabajo

f) Sistemas de información

Externas

a) Normativas, Leyes nacionales y Regionales

b) Organizaciones análogas, o del mismo sector o ramo

c) Organizaciones lideres en el campo de trabajo

d) Organismos nacionales e internacionales que dicta lineamientos o normas

Regulatorias

a) Redes de información

b) Proveedores

c) Clientes o usuarios

3.1.1 Investigación preliminar

Definida la dirección y los factores a auditar, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización. Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura técnica y legal información del campo de trabajo, y toda clase de documento relacionada con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad. Lo que puede provocar una reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución.

Asimismo, perfilar algunos de los problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda la mucha precisión, ya que la información tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar confusión en la interpretación de su contenido.

Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:

a) Determinación de las necesidades especificas

b) Identificación de los factores que requieren atención

c) Definición de estrategias de acción

d) Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue

e) Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores

f) Especificación del perfil del auditor.

g) Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

3.1.2 Preparación del proyecto de auditoria

Recabada la información preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye dos apartados: la propuesta técnica y el programa de trabajo.

a) Propuesta técnica

• Naturaleza: Tipo de auditoría que se pretende realizar

• Alcance: Áreas de aplicación

• Antecedentes: Recuentos de auditorías anteriores

• Objetivos: Logros que se pretende alcanzar

• Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos

• Justificación: demostración de la necesidad de instrumentarla

• Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución

• Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos

• Costos: Estimación global y especifica de recursos financieros necesarios

• Resultados: Beneficios que se espera obtener.

• Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elemento de apoyo.

b) Programa de trabajo

Es un enunciado lógico ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoría a ser empleados, así como la extensión y oportunidad de su aplicación. Sirve como guía a los auditores durante la auditoria y como registro permanente de la labor efectuada.

• Identificación: Nombre del estudio

• Responsables: Auditor a cargo de su implementación

• Área(s): Universo bajo estudio

• Clave: Numero progresivo de las áreas, programas o proyectos

• Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información

• Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades

• Calendario: Fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase50

• Representación grafica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes

• Formato: Presentación y resguardo de progresos

• Reporte de avance: Seguimiento de las acciones

• Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances

3.1.3 Asignación de la responsabilidad

Para iniciar formalmente el estudio, la organización designara al auditor o equipos de auditores que estime conveniente, atendiendo la magnitud o grado de complejidad de la auditoria.

La designación como responsable puede recaer en el titular del órgano de control interno, en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico o en un directivo de línea de alguna de las áreas de la organización, partiendo de la base de que tenga los conocimientos y experiencia necesarios en la realización de la auditoria administrativa. Capacitación

Un vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a las personas o equipo designado, no solo en lo que respecta al manejo de los medios de investigación que se emplearan para recopilar la información, si no en todo el proceso para prepara la aplicación e instrumentación de la auditoria.

Por lo anterior, se debe dar a conocer a este personal el objetivo que se persigue, las áreas involucradas, la calendarización de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de la información a captar, la distribución de cargas de trabajo, el registro de la información, la forma de reportar, y los mecanismo de de coordinación y de reporte establecidos.

3.1.4 Actitud

La labor de investigación tiene que llevarse sin perjuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor.

Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta, a fin de procurarse una imagen positiva; lo que facilitara su tarea y estimulara la participación activa del personal de la organización.

Con el propósito de evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de hacer comentarios que no tengan un

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