Auditoría administrativa. Gestión estratégica

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Introducción

La administración de las empresas debe considerar que, para alcanzar un desempeño eficiente, eficaz, sustentable y óptimo; se debe de llevar a cabo una implementación que analice la información con el fin de reunir evidencia suficiente y competente, sirviendo como base para tomar decisiones acerca del rumbo de la operatividad de la empresa. En esta actividad se hará una observancia a la empresa Universidad Tecnológica de Baja California para conocer cómo se lleva a cabo las fases del proceso administrativo. Se pretende obtener una radiografía de la estructura organizacional, tomando en cuenta la filósofa empresarial, la organización con la que cuenta, la forma de integrar y dirigir a la organización y como obtienen los indicadores para tomar las decisiones adecuadas para verificar si se sigue el camino trazado.

DESARROLLO

La institución llevo a cabo un plan estratégico para trazar el camino hacia donde se iba a dirigir la organización. En este documento se trazo la misión, visión, valores y los objetivos a mediano y largo plazo de la organización. Se reformaron los esquemas de trabajo estableciendo secuencias de actividades para realizar los objetivos, se identificaron las actividades departamentales, cronogramas, conjuntamente se expresaron las líneas de acción que se llevarían para conseguir los objetivos en cada área para incluir indicadores medibles para evaluar los resultados.

Por otro lado, no cuentan con un programa claro en el desarrollo de los presupuestos anuales y por lo tanto no hay una asignación de recursos para lograr los objetivos.

Cuentan con un manual de procedimientos en donde incluyen el método del cómo llevar a cabo las actividades de cada área con eficiencia, se menciona la responsabilidad de las actividades.

Dentro de la etapa de organización se establece la estructura mediante la determinación de jerarquías, correlación y agrupaciones de las personas dentro de la empresa que realizaran las tareas laborales y así poder simplificar las funciones. Dentro de esta etapa se establecen la autoridad y la responsabilidad en cada grupo jerárquico de la organización.

Dentro de la etapa dirección se ejecutan los planes de acuerdo con la estructura organizacional. Se denota un esfuerzo para motivar y comunicar, pero hay muy poca supervisión de la Directora. Dentro del área de conflictos se tiene una resolución que beneficie a todos los involucrados e inclusive se han mejorado los procedimientos con nuevas estrategias para no estar en un círculo vicioso.

Para la toma de decisiones, delimitan el problema que se desea resolver y lo analizan para determinar posibles soluciones. El problema que se detecto es que no evalúan mas alternativas que den ventaja o desventajas.

Dentro de la fase de integración se tiene problemas con el reclutamiento, selección, inducción del personal. No se tiene establecido el procedimiento. En cuanto la motivación se contempla la motivación de grupo, pero a decir de la Directora, es muy poca la motivación que se ofrece.

Dentro de la comunicación se han establecido varias veces formas de comunicación, pero también hace falta establecer un procedimiento que contemple los canales de comunicación que trasmitan objetivamente la información.

 Dentro de la supervisión, se menciona que el Rector tiene una visión de liderazgo y que transmite con su dinámica de trabajo para que se logren las actividades, se logra una conexión entre el jefe y colaborador.

En la fase de control, se encuentra muy por debajo de lo esperado. No se tiene mediciones y por ende no se cuantifican. Al no tener estos indicadores no se pueden detectar las desviaciones que hay entre la planeación y la ejecución.

Conclusión

Al realizar la entrevista, la Directora administrativa está consciente de que es necesario realizar una auditoria administrativa en la institución ya que nunca se realizado alguna en su tipo. En el 2018, se trabajo en un plan estratégico en donde se redefinió la misión, visión y filosofía institucional. Los socios, en aquella ocasión, trabajaron en los objetivos estratégicos y lineamientos y plan de acciones.

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