Gestion De La Auditoria Administrativa

AUDITORIA DE LA GESTION ADMINISTRATIVA

Objetivo: Analizar el entorno y los recursos de la organización para contribuir al logro de los objetivos a largo plazo de la organización

Una auditoría: consiste en realizar una evaluación de los proceso y la actividad económica de una empresa para confirmar si se ajustan a los lineamientos establecidos.

La evaluación del desempeño organizacional es fundamental para determinar el logro de los objetivos.

Principales tipos de auditoría: Financiera, Operaciones, Interna, Administrativa

En la Auditoría administrativa se realiza un examen detallado, metódico y completo sobre las prácticas de gestión de una organización.

La Auditoría de la gestión es una técnica utilizada para analizar, diagnosticar y dar recomendaciones a las empresas para el logro de sus objetivos, implementación de nuevas estrategias, etc..

El objetivo de la Auditoría administrativa es evaluar la eficiencia de los resultados de una empresa en la relación con las metas fijadas, descubrir las deficiencias e irregularidades, para ayudar a lograr una administración EFICAZ Y EFICIENTE

Se analizan las causas de las ineficiencias y sus posibles consecuencias.

La EFICIENCIA es el grado de cumplimiento de los objetivos, los cuales deben de ser claros, concretos y definidos. Y se mide comparando los resultados previstos, independientemente de los recursos que hayan sido utilizados para ello.

La evaluación de la eficacia permite: conocer si los programas han conseguido los fines propuestos.

Facilitar información para decidir si un programa debe continuar, modificarse o suspenderse.

Brindar bases para la evaluación de futuros programas.

Descubrir soluciones alternativas con mayor eficiencia.

Fomentar el establecimiento de la dirección de la empresa de sus propios controles internos de gestión.

La EFICIENCIA se mide con la comparación entre los viene adquiridos, producidos o los servicios prestados ( outputs) y los recursos utilizados (inputs).

Para la evaluación de los niveles de eficiencia de los imputs y los outsputs, estos deben estar claramente definidos.

La evaluación de la eficiencia permite conocer:

El rendimiento del output, en relación con su costo.

La comparación de dicho rendimiento con una norma establecida previamente.

Las recomendaciones para mejorar los rendimientos.

La ECONOMIA mide las condiciones en que la empresa adquiere los recursos financieros, humanos y materiales, teniendo en cuenta los factores de calidad, cantidad y precio.

Para que una operación sea económica:

La adquisición de recursos debe hacerse en tiempo oportuno y a un costo lo más bajo posible.

La cantidad debe ser la apropiada

La cantidad aceptable

La Auditoría de Gestión abarca los diferentes niveles de la empresa.

No hay una frecuencia determinada para realizarla, sin embargo es recomendable en los siguientes casos:

COMPRAR O FUSIÓN: Ayuda a diseñar y anticipar la estrategia de la entidad de nueva formación

Es necesario retener y motivar a los ejecutivos que cubran los puestos clave.

REORGANIZACIONES: da recomendaciones sobre capacidades de gestión ya disponibles, para evitar despidos.

RESTRUCTURAS: ayuda a identificar a los ejecutivos competentes que pueden orientar la restructuración, los que están desmotivados, los que tienen capacidades que no coinciden con las necesidades del puesto, los irrecuperables y los que podrían mejorar si se les entrenase.

EMISIONES U OFERTAS PÚBLICAS: tener habilidad para convencer a los accionistas sobre el potencial de crecimiento.

Un factor importante de venta es el talento de sus gestores.

MODIFICACIONES LEGISLATIVAS: esta situación exige diferentes capacidades de gestión.

El modo acostumbrado de hacer las cosas se vuelve obsoleto.

FLUCTUACIONES DEL MERCADO: las empresas no siempre pueden adaptarse rápidamente.

La auditoría de gestión puede ayudar a decidir entre, buscar nuevos ejecutivos fuera de la empresa o modificar la organización para reforzar un área específica que tenga dificultades.

PROBLEMAS DE RECURSOS HUMANOS: las diversas situaciones pueden crear conflictos con el recurso humano.

La auditoría de gestión puede identificar mediante una metodología el talento potencial que exista en la empresa.

PREVICIONES: permite tomar medidas correctas cuando existan discrepancias entre las expectativas y los resultados.

Aplica cuando los resultados obtenidos son escasos, contrarios a lo proyectado, o por falta de perspectiva.

El autor utiliza técnicas dirigidas a la detección de problemas y puntos débiles en las entidades auditadas para analizarlos y buscar una mejora.

Los objetivos que se piden al auditor depende de las necesidades de la empresa.

Los procedimientos de auditoría de gestión son los trabajos, verificaciones, revisiones, etc. Que realiza el auditor para formarse una opinión sobre la eficiencia, eficacia, y economía de la gestión, así como la operatividad del ente auditado, obteniendo la evidencia necesaria y suficiente.

TÉCNICAS: básicas, cuantitativas, cualitativas, de control

TÉCNICAS: BÁSICAS; entrevistas, cuestionarios, observación documental, observación directa.

TÉCNICAS: CUANTITATIVAS; revisiones analíticas, análisis de superficies, indicadores de personal, evaluación de recursos, análisis de flujos, técnicas de análisis económicos.

TÉCNICAS: CUALITATIVAS; evaluación del estilo y calidad.

Estudio de las relaciones interdepartamentales

Análisis del clima de trabajo.

Conocimiento del entorno jurídico-laboral de la entidad auditada.

TÉCNICAS: DE CONTROL; implantación de un sistema de control.

Evaluación. Y seguimiento.

BASICAS:

ENTREVISTA: instrumento fundamental para obtener la mayor cantidad posible de información.

Ayuda a obtener ideas no contempladas inicialmente.

Permite realizar análisis detallados, logrando extraer datos u opiniones, procesándolas posteriormente en función de los objetivos.

La desventaja es la dificultad de valorar la influencia que puede establecer el entrevistador sobre las respuestas, así como los posibles sesgos existentes por presiones ejercitadas sobre los entrevistados.

CUESTIONARIOS: la información se obtiene por medio de encuestas.

Se utilizan para configurar la información básica.

Pueden ser anónimos y la información tratada de manera informática.

La desventaja es la estandarización de respuestas, provocando sesgos en la información.

Debe utilizar un sistema estadísticos.

OBSERVACIÓN DOCUMENTAL: recopilación de la información gráfica existe relativa al objeto de estudio.

Permite la consecución de información extrayéndola de cualquier documento considerado importante.

Sirve de soporte válido a la evidencia.

La desventaja es el elevado esfuerzo de selección y clasificación.

OBSERVACIÓN DIRECTA: analiza espacios físicos, distribuciones de almacenes, oficinas, relaciones,

Se centra en todo aquello que permita una visión de conjunto del entorno en el que se realiza la auditoría de gestión.

La desventaja puede ser la subjetividad del observador, por lo que puede provocar algún error o sesgo.

CUANTITATIVAS

REVISIONES ANÁLITICAS: a tráves de la comparación de datos, detecta variaciones ilógicas, posibles pérdidas de recursos, evoluciones, tendencias, etc.

La desventaja es que requiere técnicas de apoyo que den consistencia a lo detectado.

ANÁLISIS DE SUPERFICIES: estudia las variables de proporción o de distribución de superficies.

Proporciona indicadores válidos para la toma de decisiones (planos y medidas).

La desventaja es que si no existen deben dedicar tiempo a las mediciones y cálculos.

INDICADORES DE PERSONAL: utiliza indicadores que ser de asistencia, productividad, rotación etc.

Se realizan estudios que permitan conocer las capacidades y permitir asignaciones de tareas lógicas,

La desventaja es cuando no se cuentan con indicadores válidos para la toma de decisiones.

EVALLUACIÓN DE LOS RECURSOS: permite valorar la eficiencia y la economía de una entidad, determinando si los recursos son necesarios y suficientes para la realización de la actividad.

Detecta exceso o defectos en su aplicación y evalúa las condiciones de adquisición.

ANÁLISIS DE FLUJOS: permite plasmar gráficamente actividades, procesos y sistemas, para el análisis de cada entidad a auditar.

Se debe entender cada área como una unidad en relación con el entorno, atravesada por flujos de inputs y outpusts.

TÉCNICAS DE ANÁLIISIS ECONÓMICO: procedimientos de la elaboración de presupuestos, así como el posterior cálculo de desviaciones técnicas y económicas.

Análisis de los resultados, situación financiera a corto y largo plazo etc.

Elaboración y estudio de los estados financieros complementarios.

Permite obtener información sobre las distribuciones de recursos a través del cuadro financiero.

CUALITATIVAS

EVALUACIÓN DEL ESTILO Y CALIDAD: tiene como objetivo el conocer y obtener evidencia suficiente sobre el tipo de dirección que existe, la calidad de los trabajadores y técnicos, así como la existencia o no de liderazgo.

Es útil para evaluar la capacidad del personal, pidiendo detectar carencias de formación.

Debe complementarse

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