CAPITULO 4 EL ALMACEN Y CONTROL DE INVENTARIOS

UNIDADES 5 Y 6

CAPITULO 4 EL ALMACEN Y CONTROL DE INVENTARIOS

4.1 EL ALMACEN

Una vez que se han colocado los pedidos a los proveedores es obligatorio para ellos entregar la mercancía en tiempo y forma de acuerdo a lo solicitado, pero donde se recibirá la mercancía?. Es el almacén de materia prima o también llamado almacén general en donde generalmente se reciben las mercancías que hemos pedido a nuestros proveedores. Aunque como ya dijimos en la mayoría de los casos el almacén no depende directamente del departamento de compras sino del departamento de producción la relación existente entre compras y el almacén nos exige conocer en detalle el funcionamiento de los almacenes.

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos por la administración, la producción o la venta de artículos o mercancías.

Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas.

Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener movimiento rápido de entrada y salida o sea rotación.

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltante, al menor costo posible de operación y con la suficiente seguridad de que no se dañará.

Los costos en los que incurrimos por tener un almacén pueden clasificarse como sigue:

a.- Interés sobre el capital inmovilizado representado por el valor de las existencias.

b.- Gastos de seguros.

c.- Espacio ocupado multiplicado por el valor comercial del metro cuadrado.

d.- Amortización del edificio y equipamiento del almacén.

e.- Devaluación de la mercancía

f.- El deterioro y la merma

g.- Los costos del personal del almacén incluyendo prestaciones.

Dependiendo del tipo de organización generalmente existen tres clases de almacenes:

a.- Almacén de materia prima o general

b.- Almacén de herramientas y refacciones (Mantenimiento)

c.- Almacén de producto terminado.

En esta ocasión nos referiremos a los dos primeros dejando el tercero para cuando tengamos la oportunidad de platicar sobre ventas, pero esto será en otra ocasión.

4.2 PRINCIPIOS BASICOS PARA CUALQUIER ALMACEN:

1.- La custodia fiel de los materiales o productos deben encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.

2.- El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde sea posible, de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y de ayuda en el control de inventarios.

3.- Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida y ambas bajo control.

4.- Hay que llevar un registro al día y control interno de entradas y salidas.

5.- Es necesario informar a control de inventarios y a contabilidad de los movimientos diarios de entradas y salidas del almacén y a programación y control de las existencias.

6.- Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido por compras, control de inventarios y producción.

7.- La identificación deberá estar codificada cuando sea posible.

8.- Cada material o producto tiene que ubicase según su clasificación e identificación en pasillos, estantes y espacios marcados con una nomenclatura que facilite su colocación y su localización, esta misma información deberá marcarse en la tarjeta de control.

9.- Los inventarios físicos deben de levantarse solo por personal ajeno al almacén.

10.- Toda operación de entrada y salida del almacén requiere la documentación autorizada según un sistema establecido.

11.- La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o el departamento de control de almacenes.

12.- Los materiales almacenados deberán obtenerse facilmente cuando se necesiten.

13.- La disposición del almacén deberá facilitar en control de los materiales.

14.- El área ocupada por los pasillos respecto del total del almacenamiento, proporcionalmente deberá ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

4.3 FUNCIONES DEL ALMACEN

a.- Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

b.- Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

c.- Mantener en constante información al departamento de compras sobre las existencias reales de materia prima.

d.- Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas ( entradas y salidas)

e.- Vigilar que no se agoten los materiales. (máximos y mínimos)

4.4 CONSIDERACIONES ACERCA DE LAS CONDICIONES DEL ALMACEN

Al momento de seleccionar un espacio para dedicarlo a almacén deberemos de tener en cuenta los siguientes puntos importantes:

1.- Las superficies puestas a disposición de las existencias. En este caso cantidades a almacenar son evidentemente proporcionales al lugar que se dispone para colocarlas, por lo que conviene apreciar para cada articulo el espacio que se le pueda reservar y establecer el periodo en que se conservará en consecuencia.

2.- El volumen. Cuanto más voluminoso es el material, menos se puede almacenar, pero si se estudia cada problema de almacenamiento y manutención, llegaremos a colocar más material del que hubiéramos podido pensar en un principio.

3.- El peso. La exageración en un almacenaje de mercancías pesadas puede conducir a catástrofes o a riesgos que es preferible evitar.

4.- Los precios. El valor total de una existencia es proporcional a las posibilidades financieras de la empresa.

5.- La frecuencia de consumo. La marcha mas o menos rápida de las salidas de un articulo determinado aumenta o disminuye el interés de la supervisión que se le debe dar.

6.- La necesidad imperiosa de almacenar. Aquí el almacenamiento tiene que ser ordenado y ha de proporcionar condiciones físicas que ayuden a la conservación de la calidad de los productos almacenados.

Depositar material en un almacén es lo mismo que depositar dinero en un banco. Tiene doble finalidad:

a.- Protegerlo

b.- Que sea útil por medio de buenos servicios y de almacenamiento económico.

Los fondos convertidos momentáneamente en materiales, se aprovechan mejor si la empresa puede convertirlos nuevamente en dinero en el menor plazo de tiempo posible.

4.5 CONTROL DE INVENTARIOS

El control de inventarios, constituye un procedimiento que tiene como propósito asegurar el mantenimiento de las reservas a un nivel que permita satisfacer los planes de producción. En otras palabras, el departamento de compras debe tener materiales a disposición para cuando estos sean necesarios; esto implica, la existencia de una reserva en inventario para casos excepcionales y esto como parte del proceso de adquisiciones.

Cabe mencionar, que la existencia en inventario, proporciona la seguridad de tener materiales disponibles, para un momento dado no perder la continuidad en la producción.

Un sistema de control de inventarios tiene que resolver dos problemas fundamentales:

1.- Cuanto pedir.

2.- Cuando pedirlo.

Estas cuestiones son de extraordinaria importancia para la función de compras.

Debemos señalar que en realidad, el control de materiales abarca tres etapas diferentes:

1.- El movimiento de ellos, hasta el punto donde entran en el proceso de producción.

2.- Desde la entrada de los materiales en la producción, hasta la salida del producto terminado.

3.- La de los productos acabados.

De lo anterior debemos señalar que a compras le interesa el inventario de materias primas o materiales de producción, es decir, la mercancía que será consumida directa o indirectamente por los procesos de fabricación (materias primas o semi-elaboradas, piezas componentes, repuestos y suministros y es el departamento de ventas el que se encarga de la operación del almacén de producto terminado.

4.6 OBJETIVOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS.

Las existencias en inventario son el medio de instrumentar muchas de las funciones y objetivos de la compra.

Proporcionar la seguridad de tener los artículos disponibles cuando son necesarios y obligar a la protección adicional de las existencias de reserva, intocable teóricamente, pero que en la practica sirven para llenar necesidades cuando se desarrolla una demanda extraordinaria o cuando falla el sistema normal de adquisiciones como por ejemplo, cuando las mercancías llegan retrasadas o son rechazadas por alguna razón.

Un buen empleado de almacén no permita nunca que las existencias se agoten por completo antes de volver a encargar o solicitar nuevos materiales.

Por otro lado no se debe enviar una requisición con demasiada anticipación ya que se podrían deteriorar los materiales antes de ser usados, ocuparían un espacio innecesario si la empresa está pagando

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