CAPITULO 4 CONTROL ADMINISTRATIVO

CAPITULO 4: CONTROL

INTRODUCCION

Esencialmente, controlar implica la medición y la corrección de las actividades de

los subordinados para asegurarse de que se están llevando a cabo los planes

para alcanzar los objetivos fijados por la alta gerencia.

Esta definición simple de control muestra que es prácticamente el mismo proceso

sin importar que actividad se considere. La esencia de la mayor parte del control

es cierta clase de retroalimentación (el principio de un termostato o del regulador

de una maquina de vapor). Las principales técnicas de control deben ser

clasificadas como tradicionales, en el sentido de que han sido utilizadas durante

mucho tiempo por lo menos administradores. De éstas, la mas conocida es el

“presupuesto” o “plan de utilidades”. La mayoría de los controles son parciales; se

concentran en un aspecto de las operaciones; calidad de producto, flujo de

efectivo, costos, o alguna otra área bastante reducida.

En muchas empresas, un problema difícil es la implantación de un control

generalizado para que los administradores puedan verificar el progreso de la

organización total o de un producto o división territorial integral. Para ello se dan

soluciones; como es de esperarse, estos controles generales tienden a expresarse

en términos financieros, es probable que usted reconozca que una medida

monetaria o financiera es una base natural para el control, puesto que los insumos

y los productos de las empresas se expresan con mayor facilidad en términos de

dinero. Los controles financieros generales son muy útiles en los negocios y aun

en las organizaciones no lucrativas. Los dispositivos de control general más

comunes son los resúmenes de presupuestos, los estados de resultados y la tasa

de rendimiento sobre la inversión, aunque la auditoria interna de las empresas

proporciona considerables promesas. Dicho lo anterior, el administrador tiene la

responsabilidad de diseñar planes sólidos a fin de establecer cuales son las

acciones necesarias para alcanzar objetivos, debe estar en posibilidad de seguir

con detalle el curso de dichas acciones evitando que se den pasos equivocados

que las traumaticen e impidan de cualquier forma el alcance de los objetivos.

Esto significa, que para poder cumplir eficientemente los panes propuestos

debemos desarrollar métodos de medición y control que nos permitan identificar

errores o fallas que ocasionen desviaciones entre lo que se ha planeado y lo que

se esta ejecutando e implantar las medidas correctivas que sean necesarias

4.1. OBJETIVOS

GENERAL

Congregar los principales elementos conceptuales o teoricos que ayuden al

abordaje y entendimiento del subsistema administrativo del control.

ESPECIFICOS

• Definir conceptualmente el término control.

• Estudiar el proceso del control y establecer las caracteristicas del mismo.

• Establecer cuales son las condiciones basicas para el control.

• Destacar los elementos constitutivos del control.

• Describir las ventajas y desventajas del control en los diferentes niveles de

la organización.

• Conocer las diferentes herramientas del control.

4.2. CONCEPTO DE CONTROL

Es importante, para comprender mejor el objeto de este trabajo, discutir sobre lo

que significa la función de control. Por eso, en este punto se pretende presentar el

concepto de control, así como los elementos que integran este concepto. Se

expondrán las formas según las cuales el control puede ser comprendido en sus

diferentes perspectivas y sus etapas básicas. Estas consideraciones serán

importantes para que sea posible comprender la evolución del concepto, que será

expuesto a continuación.

Podemos definir el control como “un proceso administrativo a través del cual los

administradores realizan un esfuerzo sistemático orientado a comparar el

rendimiento con los estándares establecidos por las organizaciones, y estar en

capacidad de determinar si el desempeño es acorde con las normas”. Este

proceso incluye, obviamente, asegurarse de que todos los recursos estén siendo

utilizados de la manera más efectiva posible siempre en función del logro de los

objetivos que la organización ha propuesto.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende del área

en que se aplique; puede ser entendida como:

· Las políticas, procedimientos, practicas y estructuras organizacionales

diseñadas para garantizar razonablemente que los objetivos del negocio serán

alcanzados y que eventos no deseables serán prevenidos o detectados y

corregidos.

· La función administrativa que hace parte del proceso administrativo, junto con

la planeación, organización y dirección y lo que la precede.

· Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes

dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del

control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos.

Hay una imagen popular según la cual la palabra control esta asociada a un

aspecto negativo, principalmente cuando las organizaciones y en la sociedad es

interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación, dirección, refuerzo,

manipulación e inhibición. Generalmente hablando, controlar es influir en lo que

sucede con el fin de obtener el resultado deseado. Existen varios conceptos de

control. Algunos interpretan el control como algo que se reduce a verificar. Otros

amplían el significado para incluir aspectos preliminares (planificación,

programación) como una parte del control. Finalmente, otros juzgan el control y la

dirección como sinónimos, lo que implica dinamizarlo y enmarcarlo como una

función del proceso administrativo de la organización. Aun no se comprende a

cabalidad la importancia de contar con un eficaz y eficiente sistema de control.

Incluso en algunos casos se considera al control como una parte independiente

del proceso administrativo, cuando en realidad aquel participa concurrente y

permanentemente amalgamado en cada una de las etapas de planeación,

organización, dirección y el propio control de una entidad.

Conviene señalar los alcances del término control y el de orden:

Control: Autoridad, mando, manejo, dominio, etc. Persona o automatismo que lo

ejerce. En cuanto a calidad, es la comprobación de que un bien de consumo se

halla dentro de los márgenes de tolerancia de calidad preestablecidos. En cuanto

a gestión, es la verificación del cumplimiento de un programa de gestión

empresarial.

Orden: Distribución armónica y simétrica de un conjunto de personas u objetos.

Serie sucesiva de elementos según la variedad de afinidades que puede existir

entre ellos. Norma a seguir en la consecución de un fin. Mandato que hay que

acatar.

Aun cuando hay similitudes significativas, ya intrínsecamente ambos tienen el

propósito de minimizar y gobernar problemas y riesgos. De las acepciones

anteriores, se puede inferir que el orden tiende a ser mas especifico y propio de un

ente, mientras que el control es un sistema que refiere a la conjunción de los

elementos para lograr el que se busca. Dado lo anterior, se puede considerar al

orden como un elemento que esta dentro de los ámbitos del control, por lo que

puede haber orden sin que en el conjunto exista control, pero la situación inversa

no se da.

4.3. ETAPAS DEL CONCEPTO DE CONTROL

La 1ra Etapa Clásicos: el 1º fue Fayol; separa a la organización en áreas

respecto a las funciones que se cumplían en la organización. Dentro de las

funciones, una de ellas es la de Administrar, lo que se llevaba a cabo a través de 5

elementos: Prever, Organizar, Dirigir, Coordinar y Controlar.

Para Fayol CONTROL era la verificación y vigilancia de las operaciones, para que

las mismas se desarrollen en función de las reglas y órdenes, emitidos. Además

establece que, para que el control sea eficaz, debía ser oportuno y debía tener

uno secuencia de sanciones o Castigos, cuando se generaban diferencias o

desvíos entre lo que se había previsto y lo que se había realizado. Él entendía

como control eficaz a aque1 que era susceptible de castigar cuando se generaban

diferencias entre lo que se había previsto y lo que se había obtenido. Establece en

1º instancia, que debe haber un nivel supervisor que sea el que verifique el

cumplimiento de las reglas o los órdenes, y en este concepto es donde hay

coincidencia entre el enfoque de Taylor y el de Fayol; si bien Taylor veía lo

Organización desde el nivel operativo y Fayol desde el nivel gerencial, el punto en

común entre los das era el nivel intermedio, porque la mejor manera de controlar

al nivel operativo paro Taylor era a través de supervisores o capataces que iban

agrupando las tareas de los operarios en forma homogénea y estableciendo un

sistema de control. Fayol, partiendo desde los niveles de gerenciamiento, entendía

que ese nivel

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