CASO PRACTICO INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

1. Por qué Bill Russel no debería ser la persona ideal para estar frente a la dirección de proyectos de Macon Inc.?

Dentro del texto no se menciona que Russel tenga algún tipo de formación en proyectos, razón por la cual el primer error es contar con este perfil en la dirección de proyectos de la Organización, pues al no tener conocimientos en el tema, el proceso de planificación se hace mucho más difícil, así como la generación de mecanismos y herramientas para transmitir a los directores departamentales y demás personal de la organización la importancia de la correcta implementación de los sistemas de gestión.  Así mismo, Macon Inc. al contar con dos grandes divisiones: Departamento de Ingeniería Mecánica y Departamento de Ingeniería Eléctrica, requiere que se preste atención no solo al área mecánica sino que se trabaje con las dos áreas paralelamente sin discriminación alguna. Si bien es cierto, Russel no cuenta con formación en Ingeniería Eléctrica, el desconocimiento en el área no es razón justificada para que éste lo deje de lado, más aún, siendo ésta de vital importancia para la competitividad de la Organización en el mercado. Se observa que tampoco Russel ha buscado generar herramientas para suplir su desconocimiento en las áreas para las cuales no se encuentra preparado, por lo tanto no debería ser la persona ideal para estar al frente de la dirección de proyectos de Macon Inc., pues a pesar de que su perfil es bueno técnicamente para una de las áreas de la Organización, no se evidencia su compromiso con respecto al mejoramiento continuo de los procesos de la misma y a la generación de ideas que permitan suplir los elementos faltantes dentro de ésta, empezando por la planificación de los proyectos.

Como sugerencia para suplir los elementos faltantes y que son imprescindibles para mejorar el control y crear conciencia de planificación y correcta gestión, optaría por contratar un recurso humano con un perfil profesional orientado al área eléctrica y un Gerente de Proyectos, quienes asesorarían al Vicepresidente y se convertirían en pieza fundamental para implementar un correcto proceso de planificación.

1. Cuál es la razón por la que las fechas de finalización deben ser compartidas por cada uno de los equipos que hacen parte del desarrollo y construcción del proyecto? En este sentido, Cuál es el error que comete Macon?

Las fechas de finalización deben ser compartidas por cada uno de los equipos debido a:

1. El proyecto es de todos, no solamente de un área, se debe generar compromiso por parte de cada uno de los miembros de la Organización, razón por la cual los hitos del proyecto deben ser conocidos y socializados.
2. Una de las primeras tareas en el proceso de planificación es el establecimiento de un cronograma, a través del cual se ejerce control sobre el avance del proyecto y si los miembros de la organización pertenecientes a cada uno de los procesos que se deben llevar acabo para generar el producto final no se encuentran sincronizados y no tienen conocimiento de las fechas de finalización de los proyectos, siempre se entregarán productos fuera del plazo establecido, generando así quejas y reclamos por parte de los clientes y pérdida del buen nombre de la Organización.

Macon está cometiendo un error de planificación, pues incluso la forma en la que se comunicarán a los miembros de la organización temas tan importantes como las fechas de los entregables, deben ser consideradas en este proceso. Así mismo, Macon debe contar con un procedimiento de comunicaciones a través del cual se dejarán documentadas las evidencias de la información emitida.

1. Por qué en el caso de Macon Inc. la teoría sobre gestión y planificación de proyectos termina siendo insuficiente?

1. Por falta de conocimiento por parte de los directivos de las áreas, pues no poseen capacidad para controlar el alcance de los proyectos.
2. Por falta de conocimiento del área directiva de la Organización en materia de proyectos.
3. No se cuenta con personal especializado en el área de proyectos.
4. El área de Recursos Humanos no implementa programas para mejorar el ambiente laboral y la calidad de vida de cada uno de los empleados.
5. Se da poca importancia a la satisfacción del cliente, por lo tanto no implementan procesos de mejora continua.
6. No tienen conciencia de la importancia de una correcta aplicación de los procesos y procedimientos en la Organización.
7. No se respetan las entradas y salidas entre procesos.
8. No se cuenta con una correcta implementación de un Sistema de Gestión de Calidad.

De acuerdo con las anteriores apreciaciones se propondría implementar algunas opciones como prescindir de los servicios de los Directores de los dos departamentos y contratar perfiles con formación y experiencia en proyectos, que tengan la capacidad de manejar e interpretar indicadores para medir el desempeño de cada uno de los procesos a su cargo.  Otra opción es capacitar a los directores de departamento en control y seguimiento de proyectos. Por otra parte, se revisaría el Sistema de Gestión de la Organización, iniciando por el proceso de Planificación, para ello se debería contratar a un Profesional en el área, quien entraría a realizar un diagnóstico de la Organización. Es importante contar con auditores internos en la Organización con el objeto de detectar fallas en los procesos.

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