CASO SAP EN ECELSA

CLARINELDA SANTANA DIAZ DE VALDES

1-La inquietud de Celsa no es por implantar un software de aplicación determinado (en este caso SAP), sino por solucionar los problemas (carencias) de flujo de información en el grupo. La elección de SAP es la elección de la herramienta (sistemas) que debe ser capaz de integrar todos los datos desorganizados de la organización, organizarlos para que tengan un significado para el usuario del mismo, generando por tanto valor, y que al interactuar con el usuario esta información, se convierta en conocimiento capaz de ayudar a tomar decisiones en un mercado cambiante.

Partiendo de esta necesidad, la empresa se plantea, ¿Qué sistema puede ofrecernos esa información para la toma de decisiones?

Lamentablemente, este proceso de decisión no surge como consecuencia de un análisis detallado de los requerimientos propios de la organización y de las herramientas existentes en el mercado.

El germen de la decisión de implantar un ERP es responder a la necesidad de flujos de información tanto a nivel interno, dentro de cada unidad (empresa), como a nivel Grupo (flujos de información entre las distintas empresas).  Hasta 1997, cada una de las empresas tenía una aplicación hecha a medida para cada una de ellas y resultaba insuficiente tanto a nivel individual (cada vez más clientes, productos, proveedores, etc.), como a nivel intragrupo (pasando flujos de información cruzados entre los integrantes del grupo).

Hasta aquí, el proceso suele ser el habitual, ante necesidades evidentes (más o menos anticipadas por las organizaciones) de flujos normalizados de información para la toma de decisiones operativas (o no) dentro de la propia organización, nos encontramos (la empresa) con procesos más o menos artesanales (cuanto menos no organizados) para conseguirla con importantes coste en términos de tiempo y continuidad de la información que retrasa y da inseguridad a la unidad de toma de decisión.

Con lo expuesto anteriormente podemos explicar la motivación de Celsa por implantar un ERP que permita integrar los flujos de información que se generan en las organizaciones de manera que ofrezca información para la toma de decisiones.

Sin embargo, la decisión de qué ERP se implantará no surge de un análisis de la situación, ni de un análisis de las distintas soluciones técnicas existentes, sino por la “… experiencia con SAP en otra empresa, Izasa, con la que compartíamos accionistas y que había sido positiva…”

Así que la decisión de qué sistema integrado de información se utiliza fue decidido como traslación de la experiencia exitosa de implantación de un sistema en una empresa de otra industria y sin profundizar en los mecanismos que permitieron a esta empresa obtener esa experiencia exitosa.

1. ¿Cuáles son las ventajas e inconvenientes para Celsa de la introducción de SAP?

SAP es un sistema integrado que organiza y transmite información con ventajas y desventajas sobre otros sistemas sustitutivos, pero que la ventaja en sí, la aporta el análisis de los flujos de información necesarios en cada unidad de negocio y eso no lo ofrece SAP, eso debe provenir de un cuidadoso y meticuloso estudio, por parte de la empresa, de los objetivos estratégicos del negocio y de qué información debe ser capaz de fluir del sistema para que apoye la consecución de dicho objetivo. La implantación del sistema ERP SAP no es en sí el objetivo ni la meta de la organización, es un medio muy importante (por las implicaciones que conlleva en términos económico, de tiempo y de metodología de trabajo) para ayudar a la organización a conseguir su fin último. No ser capaz de ver este enfoque puede hacernos perder el objetivo del sistema de información.

Tal y como se comenta en el capítulo 2 de las lecturas, “…sin una buena concepción de la necesidad inicial en términos de Sistemas de Información (SI) muy difícilmente pueden lograrse implantaciones efectivas y adecuadas al negocio, por muy buena tecnología que se emplee. En cambio, se pueden obtener SIs contando con una buena concepción inicial, aunque se implanten con tecnología básica y estándar.

Partiendo de esta base conceptual, SAP como sistema ERP que permite integrar información de distintas unidades de negocio y compartirlas según diversos criterios, ofrece múltiples ventajas frente al sistema actual de Celsa, entre otras:

VENTAJAS

• Sustitución de una arquitectura de terminales “tontos” por una arquitectura de cliente/servidor, con todas las ventajas que aporta en términos de escalabilidad y flexibilidad.
• Unificación de programas dentro de una organización. Celsa tenía cerca de 800 programas internos, cada uno adaptado a las necesidades (o manías/hábitos/costumbres) del usuario. Con un ERP se terminaba esta anarquía de programas, ya que se trabajaría sobre una base común.
• La unificación era el primer paso para una integración de la información racional para el ulterior tratamiento de datos a tiempo real.
• Eliminar (o cuanto menos reducir) las dependencias de la personas críticas de los departamentos de programación y mantenimiento.
• Obtención de datos cruzados de todas las unidades de negocio de manera sencilla
• Se consigue la trazabilidad de las operaciones.
• Se consigue garantía y seguridad en la integridad de la información.
• Las personas se ajustan a un sistema determinado que, en principio, permite simplificar los objetivos de la organización. Normalización de los procedimientos de trabajo en base a la racionalidad del mismo y no en base a cada usuario.

INCONVENIENTES

• Tanto para Celsa como para cualquier organización, este cambio supone una transformación de los sistemas actuales de trabajo, y por tanto, suelen encontrar mucha resistencia en su implantación. “… la información que tenemos es seguramente mejor, pero a costa de más trabajo por mi parte. No sé qué saco en limpio de todo esto, la verdad.”
• Hasta ahora, muchos de los usuarios tenían un entorno y nos programas que se ajustaban a sus necesidades. Ahora con un sistema ERP (y SAP en concreto) tiene rigideces para garantizar la estabilidad de la información y ello conllevará a que las personas tendrán que ajustarse a los sistemas.
• Requiere un importante esfuerzo en partir de cero en todos los sistemas actuales. La implantación de un ERP requiere que se desmenuce cada proceso, que no se dé nada pr correcto y rediseñar los procesos para buscar mejorarlos y cuando se tengan claros implementarlos al sistema ERP. Esto requiere un esfuerzo especial de muchos colaboradores de la empresa.

1. ¿Qué harías si fueras el Sr. Albéniz?

El problema con el que se encuentra Albéniz no es más que fruto de in insuficiente análisis de los objetivos buscados no con la implantación del ERP, ya que es tan sólo un instrumento de gestión, sino del sistema buscado de flujo de información.  Es decir, No existe un planteamiento explícito sobre si el sistema de Información debe partir de la estrategia corporativa con unas necesidades concretas en cada unidad de negocio o si debe ir en paralelo a la propia estrategia por ser ella en sí misma poseedora de una ventaja competitiva.

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