CONTROL COMO PROCESO ESCENCIAL EN LA ORGANIZACIÓN.

CONTROL COMO PROCESO ESCENCIAL EN LA ORGANIZACIÓN

RESUMEN:

El control hace parte de lo que conocemos como el proceso administrativo, el cual es un conjunto de actividades que se realizan fluidamente e interrelacionadas, e incluyen la planeación, organización, dirección y claramente el control, como última actividad. Esta actividad se encarga de la revisión y evaluación de las actividades anteriores, para así buscar soluciones a problemas y mejorar sus procesos. Utilizan estándares y políticas que ayudan en mejor forma, a llevar a cabo de manera eficiente las tareas.

PALABRAS CLAVE:

Proceso administrativo, interrelación, planeación, organización, dirección, estándar, políticas.

ABSTRACT:

The control is part of what we know as the administrative process, which is a set of activities carried out smoothly and interrelated, and include the planning, organization, management and control clearly as the last activity. This activity is responsible for the review and evaluation of past activities, so look for solutions to problems and improve their processes. They use standards and policies that help in better shape, to carry out tasks efficiently.

KEY WORDS:

Administrative process, interrelation, planning, organization, management, standard policies.

CONTROL COMO PROCESO ESCENCIAL EN LA ORGANIZACIÓN y sistema de control de la producción

En el principio del proceso administrativo, encontramos lo que es la Planeación, actividad donde la organización se encarga de fijar los objetivos, políticas, estrategias, estructuras y procesos, que van a ser utilizados, y a partir de esto se crea un plan estratégico, que sirve “para sustentar las decisiones de largo plazo de las empresas e instituciones que les permite gobernar su futuro y adaptación continua a las circunstancias cambiantes del entorno”. (p.309.) 1.

Y ¿qué tiene que ver esto? Bueno, como se sustenta el párrafo anterior, todas las actividades del proceso administrativo están interrelacionadas, es decir, existe una relación mutua entre todas las actividades. He aquí, donde empezamos hablar de control. Para Fayol, el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a  los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición". (p.62) 2.

Según Fayol, el control consiste en verificar si todo se realiza acorde al programa adoptado, y ese programa, es el plan estratégico diseñado en el proceso de planeación. Se revisa y se evalúa, para encontrar  algún fallo o problema, del cual se necesiten de acciones para mejorar y hacer que las tareas se lleven a cabo de forma eficaz y eficientemente, autorregulando y manteniendo el desarrollo en términos que se quieren en la planeación.

Es importante decir, que el control, genera en la organización, un crecimiento en todos los ámbitos; función que consiste en determinar si la organización avanza o no hacia sus metas y objetivos. “Las tendencias actuales del mercado se basan en la producción a medida, siguiendo los requerimientos del cliente. En los entornos complejos de producción se plantea la necesidad de que el sistema de gestión permita la actuación automática sobre los datos generados, lo cual se traduce en un alto grado de flexibilidad” Van Brussel H.; Wyns J.; Valckenaers P.; Bongaerts L.; Peeter P. (1998). Reference Architecture for Holonic Manufacturing Systems: PROSA. Computer in Industry, 37, pp. 255-274. (Van Brussel et al., 1998).

Si en una organización, se lleva a cabo todo lo que se planea, y se realizan acciones de control, para verificar y evaluar, es claro que ésta, tendrá un mejor rendimiento, se hará más competitiva y alcanzará márgenes de rentabilidad que la posicionaran en el fluctuante  mercado de hoy. Por lo tanto, es crucial, que la organización se encargue  de aplicar sistemas de control capaz de llevar a cabo un correcto análisis, revisión y evaluación, y que conforme un equipo de trabajo capacitados en la solución de problemas y amenazas que presenten, muy común en la organización del siglo XXI bastamente marcado por el fenómeno de la globalización. Joan M. Amat, en el prólogo al libro “The Balanced Scorecard”, explica que “el cambio tecnológico, sociocultural y político producido a partir de mediados de la década de 1970 ha situado a las empresas en entornos cada vez más globales y dinámicos en los que la competencia es cada vez más intensa.” Ballvé M., Alberto. Tablero de Control. Organizando información para crear valor. Ediciones Macchi. Buenos Aires. 2000. Estos cambios han confrontado importantes modificaciones que tienen una profunda implicación en las organizaciones y, especialmente, en sus sistemas de control.

Actualmente los sistemas de producción se encuentran ligados a un mayor aumento de la complejidad, ésto producto a las grandes imposiciones de flexibilidad y capacidad. Esta complicación se hace aún más susceptible en los colosales sistemas donde, no solo interviene una mayor proporción de elementos a controlar, sino que también se le suma el avance tecnológico en todos los sentidos se hace patente en la complejidad de los elementos que integran los sistemas. Estos factores hacen que una gestión del control del sistema apropiada sea esencial, ya que dicha gestión no resulta trivial  “Tradicionalmente, el control se ha realizado de forma centralizada atendiendo a las necesidades anodinas que surgían. Hoy en día, las necesidades productivas del mercado que se están afianzando como dogma en el conjunto global del mercado, hacen del control centralizado una técnica de control claramente ineficiente a causa de la gran complejidad que supone el diseño de los grandes sistemas.” Naranjo Pérez, Remberto; Mesa Espinosa, María Antonieta y Solera Salas, José Enfoques actuales del control estratégico Tecnología en Marcha. Vol. 17- 4.

Otro bache dentro del aglomerado control en la organización son los problemas que se presentan dentro esta y su proceso de gestión administrativa; en el libro de fundamentos de gestión empresarial exponen: “Un problema se define como una desviación de la normalidad o la norma, de ahí que sin normas no es factible diagnosticar problemas organizacionales; por esto la planeación y el control están muy ligados. Los planes son puntos de referencia, de efectividad deseada administrativa; cualquier desviación de ellos se considera un problema”.3 (p. 240) como lo decíamos al principio, la planeación y el control se encuentran estrechamente ligados, y como sabemos lo difícil que resulta diagnosticar un problema a nivel interno nos vamos a la planeación, en esta resaltamos el conjunto de bases con las que se cimentó la estrategia, y hacemos un control de retroalimentación que nos permita mitigar las situación que se presenta.

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