CONTROL DE PRODUCCION

AREA: CONTROL DE PRODUCCIÓN

CARGO: CONTRALOR DE PRODUCCIÓN

1. OBJETIVO

Presentar de forma estandarizada los procesos a ejecutarse por el CONTRALOR DE PRODUCCIÓN “CP” en el punto de producción con el objeto de implementar control, medir y mitigar los riesgos asociados de la gestión de producción

1. ALCANCE

Aplica a todos los cargos de CONTROL DE PRODUCCIÓN de los puntos de producción; Cocina Central Manta, Cocina Central Guayaquil, Pedernales, Teodoro.

1. RESPONSABILIDADES

3.1. Realizar una correcta planificación de producción

3.2. Llevar un adecuado control sobre todas las actividades y operaciones que recaigan en el área de presupuesto, despacho, producción y consumo.

3.3. Medir y validar los puntos de control en cada uno de los procesos detallados en el presente documento.

3.4. Reportar resultados diarios/semanales contabilizado en peso y representación monetaria de las materias primas despachadas, producidas y vendidas.

1. FUNCIONES CONTROL DE PRESUPUESTOS, DESPACHOS Y CONSUMOS (PLANTA MATRIZ) JOHNNY MEJÍA

1. Emisión y costeo de listas de despacho por cada contrato, Legumbres, Frutas, Abarrotes, Descartables y Químicos;
2. Control de despacho, modalidad materia prima programada menos inventarios del contrato:
3. Control de inventarios de contratos externos privados y hospitales, método focalizado para efecto de precisión de listas de despachos, es decir

1. Martes elaboración de Inventarios sólo de legumbres, para efecto de despacho de las listas de legumbres
2. Miércoles elaboración de inventarios sólo de descartables de químicos, para efecto despacho de las listas de descartables
3. Jueves elaboración de inventarios sólo de frutas, para efecto de despacho de las listas de frutas,
4. Viernes elaboración de inventarios sólo de proteínas, para efecto de despachos.

1. Control adicional de despachos (método del 15%), como medida de restricción, una vez obtenida las iistas de despachos luego de la confrontación de inventarios, se procede a restar el factor del 15% de la materia prima, con el objeto de abaratar costos y evitar el sobreestock de bodegas.
2. Comunicación, atención y seguimiento diario con todos los administradores de los contratos externos para cubrir necesidades en caso de existir solicitudes de alcances de materias primas, o notificaciones de cambios previos en preparaciones de menú.
3. Emisión los días jueves de la planificación de recetario y su menú con su respectivo desglose de proteínas en base a rendimientos (en equipo con Pilar Nuques) acorde a las preparaciones, de la semana inmediata siguiente, la importancia de este proceso radica en que los contratos tienen estrictamente prohibido cocinar bajo criterio propio ya que ésto ocasiona aumento de costos, para eso existe una planificación en base a rendimiento de las preparaciones acordadas y revisadas en el cual deben regirse;
4. Revisión semanal de los menús propuesta para MANTA, (en equipo con Alberto Triana) en el cual el administrador antes de entregar los menús al cliente, primero lo envía al departamento de compras y abastecimiento para revisión y elaboración de sugerencia de preparaciones más "económicas" para beneficio de la compañía;
5. Coordinación y seguimiento del despacho semanal de Manta, para el efecto se emite la lista de pedido vía CAMILA, los días Lunes, cuyo despacho es elaborado previa confrontación del inventario que el Adminsitrador debe entregar todos los Míércoles, teniendo en consideración que el camión se programa para los días Jueves o Sábados (en caso de ser necesario),
6. Control diario de número de comidas de Cocina Central, producción (pizarra de producción) versus ventas,

1. Emisión los días Jueves de la planificación de recetario de Cocina Central correspondiente a la semana inmediata siguiente, para el efecto de este proceso se analizan los números de comidas producidas y efectivamente vendidas de la semana anterior, a través de este proceso se procede a la programación de la cantidad de comidas a producir, parte fundamental para la operatividad de CC GYE ya que una vez se encuentra lista la planificación de toda la semana, la misma es sometida a una revisión y rectificación en equipo con Fanny y Tito Campas, revisión que luego es costeada para evaluación de presupuestos y autorización de despacho, cuyo objetivo es determinar opciones más económicas de preparaciones que se encuentren acorde a las existencias en bodega, (cabe destacar que a fecha actual todas las planificaciones de menú ingresadas al sistema CAMILA del presente mes, no guardan relación con los objetivos de la compañía (35%) por lo que este paso es importante para la obtención de resultados)
2. En concordancia con el punto 4.10, cabe destacar que la metodología de    planificación de número de comidas es como sigue, (...) Una vez determinado el número de comidas vendidas por cada turno de toda la semana anterior se procede a reducir un promedio apróx del 27.50% en la planificación, de esta manera se ejerce un mayor control y anticipación de materias primas, ya que de existir eventuales aumentos de comidas Fanny y Tito son los únicos autorizados a solicitar materia prima a base de rendimientos que satisfaga dicho aumento, 
3. Revisión y control diario de los consumos, despachos y transferencias en equipo con Carolina y Raquel de CC GYE;
4. Ingreso de los consumos diarios de contratos privados, hospitales y panadería, este proceso permite evaluar los costos de las preparaciones del día, todos los contratos tienen normado enviar dicha información vía whatsapp de manera diara e ininterrumpida, si se detectan costos muy altos en las preparaciones se procede a iniciar las averiguaciones correspondientes con los adminisitradores y determinar causas y responsabilidades a efecto de la toma de correctivos que pueden ir desde llamados de atención hasta amonestaciones económicas por incumplimientos.

CRONOGRAMA DE TRABAJO

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1. FUNCIONES JEFE DE BODEGA (TEODORO) ELIZABETH YONG

1. Realizar el despacho de descartables personal autorizado de desayuno, almuerzo, merienda y cena.
2. Llevar el registro de los productos que entran y salen de bodega
3. Revisar las condiciones de la materia prima que se almacenan
4. Realizar saneamiento diario de materia prima
5. Verificar que las cantidades de recepción de la materia prima proveniente de planta matriz sean congruentes con las emitidas en las guías.
6. Elabora ordenes de ingreso y despacho
7. Elaboración de pedidos de materia prima a planta
8. Inventarios diarios de materia prima, lunes proteínas, martes legumbres y frutas, miércoles descartables y químicos, jueves abarrotes, viernes proteínas
9. Realiza y notifica las modificaciones de Menú de pacientes y personal autorizado con las nutricionistas de la administración del contrato
10. Realiza la requisición de materias primas con Jefe de Cocina para la producción del dia siguiente:

1. Personal autorizado: Desayuno, Almuerzo, Merienda y Cena
2. Paciente: Almuerzo y Merienda

1. Realiza los consumos diarios en “SAM”
2. De lunes a viernes y domingos, llena el registro de Supervisión de la Calidad de la proteína de acuerdo al Protocolo de Manejo de Proteína para salida al área de proceso. (Se envía una foto con la descripción del tipo de proteína con su toma de temperatura al grupo de WhatsApp de “SERV DE ALIMENTACIÓN”)

1. 8am: presentación de proteína de almuerzo de comedor y paciente
2. 10 am: presentación de proteína de merienda de comedor y paciente
3. 14 pm: presentación de la proteína de cena de comedor

1. Los días domingos realiza el despacho de Proteínas para el servicio del Lunes de Almuerzo de Personal Autorizado y paciente
2. Los días domingos realiza la verificación y rectificación del despacho de materias primas como legumbres, frutas, abarrotes y descartables para el servicio del día Lunes
3. Interviene en la Recepción por devolución de materia prima para almacenamiento, supervisando y emitiendo las guías de remisión del caso.
4. Llenar el registro de Ingreso y Salida de Camión de abastecimiento de materia prima
5. Proceso de Rotulación de las cámaras
6. Perchado de los productos
7. Realiza las acciones correctivas en conjunto con ayudante de bodega de las observaciones dadas por supervisores de Jefatura de Alimentación. (Se envía foto al grupo de WhatsApp “SERV DE ALIMENTACIÓN” de las acciones correctivas.)

CRONOGRAMA DE TRABAJO

1. PROCEDIMIENTO

El Contralor de Producción que para efectos de un mejor entendimiento del manual denominaremos bajo la nomenclatura “CP”.

1. REVISIÓN DE MENÚS Y REQUISICIÓN DE MENÚ

1. REVISIÓN DEL MENÚ PLANIFICADO

• El contralor de producción deberá revisar y verificar (con una semana de anticipación) el menú con su respectiva requisición de trabajo de la semana de producción, mismas que deben presentar incongruencias y guarde completa relación con las cantidades y las preparaciones que el cliente espera recibir.
• Una vez revisado y verificado el menú con su requisición y luego concluir que todo se encuentra correcto el “CP” deberá colocar una firma/rúbrica en cada una de las hojas del documento como evidencia del control registrado.
• De existir inconsistencias del menú que ameriten una modificación, el “CP” deberá notificar al departamento correspondiente vía correo electrónico la novedad y exigiendo la modificación en el sistema CAMILA del menú.

1. FORMATO REF: ANEXO 1

El “CP” deberá codificar el documento del menú en la parte superior derecha de la siguiente manera:

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1. PUNTOS DE CONTROL

PUNTO 1: El CP debe coordinar y exigir al departamento correspondiente el suministro del menú con 15 días de anticipación.

PUNTO 2: Revisión y verificación anticipada del menú y su requisición (1 semana antes)

PUNTO 3: ARCHIVO

El Contralor de Producción deberá llevar su expediente de archivo con la documentación de menús y requisiciones que deberán contener las correspondientes firmas de revisados y verificados y serán archivados en un folder color negro diferenciado de un separador color azul.

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