CONTROL DE SALIDA DE MERCANCIA

CONTROL DE SALIDA DE MERCANCIA

Para realizar el proceso de salida de mercancía, primeramente, la Supervisora de Administración de dicho proceso deberá de contar con la factura del pedido a solicitar.

Antes de realizar el checklist, departamento de Surtido notificará a Supervisora de Administración acerca de la existencia de faltantes de pedidos (en caso de que aplique) para que pueda coordinar la compra de dichos productos o recogerlos en bodega matriz antes de empezar ruta y poder surtir de manera completa el pedido del cliente

Una vez identificado faltantes (en caso de que aplique) la Supervisora de Administración empezara realizando un checklist minucioso, en la cual con la factura comparara los productos que tiene con los que aparecen en la factura para verificar que todos los productos del pedido sean cargados a la camioneta para su ruta. En caso de detectar faltantes, se verificará en la bodega si se cuenta con los productos faltantes y de ser así se agregarán para su entrega. En caso de que se detecte al momento de hacer el checklist de otros faltantes, se notificara de manera inmediata a departamento de pedidos para verificar que en matriz se cuenta con dichos faltantes, de lo contrario se coordinara la compra con el chofer antes de su ruta, además de proporcionarle el efectivo correspondiente de la caja chica para realizar dicha compra.

Una vez hecho el checklist, Supervisora de Administración coordinara el acomodo de los productos en la camioneta asignada, en la cual los bultos o productos pesados serán acomodados estratégicamente para que no dañen a los demás productos, se deberá de realizar bien el acomodo para evitar dañar la mercancía y que ocasione devoluciones con el cliente.

Chofer sale a ruta.

En caso de que chofer durante su ruta presente alguna incidencia, deberá de reportar directamente a encargado de sucursal para empezar a planear la acción estratégica y plan de acción en dicha incidencia, además se deberá de llevar el registro de la incidencia mediante el formato “Reporte de Incidencia” el cual será entregado a encargado de tienda al momento de regresar de su ruta, en caso de ausencia del encargado, será entregado a la Supervisora de Administración.

Al regresar el chofer, en caso de haber comprado producto faltante, deberá entregar los comprobantes de pago a Supervisora de Administración para su debido registro y poder así ser entregados a departamento de tesorería para su reposición de caja chica.

Supervisora de Administración deberá de firmar en la bitácora (caratula de entregas), los pedidos que fueron entregados a sus respectivos clientes para poder reportar a departamento de tesorería las comisiones correspondientes de los choferes por los viajes realizados.

Recomendaciones NO autorizadas por Dirección General ni Gerente Comercial

• Contar con una mesa para pedidos para poder tener un control de los productos, debido a que normalmente juntan los productos de los pedidos y hace que los mezclen y terminan equivocándose, entonces una mesa/jaula/anaquel donde estén visibles los productos, hará que los checklist sean mas rápidos y disminuyan errores
• Sugerencia por parte del encargado. Los choferes actualmente se tardan mas de 20 minutos esperando a que cliente les abra la puerta o los atienda y no reportan a encargado para poder tener comunicación con el cliente, por lo tanto es tiempo muerto por parte de los choferes y afecta la logística de la ruta, por lo tanto se sugiere que cuando un chofer toque y el cliente no les habrá porque no esta o X motivo, tendrá que reportarlo de manera inmediata al encargado de bodega, de caso contrario será acreedor a una sanción (pensar bien cual sería una buena sanción para este tipo de casos)
• Hacer énfasis en el acomodo de productos, debido a que al momento de subirlos a la camioneta los acomodan de una manera que el producto se daña y el cliente solicite devolución, por lo tanto, la supervisora de administración tendrá que hacer ese checklist, en caso de no, la culpa será de ella.

Cortes diarios

Una vez terminado el proceso de salida de mercancía, al finalizar el día, la supervisora de administración deberá de solicitar a los choferes su bitácora de rutas en la cual firmará el chofer de entregado y la supervisora de recibido. La supervisora deberá hacer esto con todos los choferes de manera diaria para llevar un registro de todos aquellos pedidos entregados a cliente.

Al día siguiente, cuando departamento de tesorería visite la bodega para recibir los comprobantes de cortes de cajas, supervisora de administración deberá de entregar la bitácora de rutas de los choferes para llevar su registro de viajes y se cuenten para su conteo de comisiones por ruta.

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