CONTROL INTERNO PAPELES DE TRABAJO

El control interno y los papeles de trabajo

RELACIÓN DEL CONTROL INTERNO CON LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo sirven para registrar los elementos de juicio especifico que se emplean para acumular las evidencias necesarias que sean la base para fundamentar la opinión o dictamen que emite el Auditor.

También podemos decir que los papeles de trabajo, son el conjunto de cédulas en las que el Auditor registra los datos y la información obtenida de la empresa que esta examinando y de esta manera acumula las pruebas encontradas y la descripción de las mismas.

Los papeles de trabajo constituyen una historia del trabajo realizado por el Auditor y de los hechos precisos en que basa sus conclusiones e informes, los papeles de trabajo deben ser elaborados de tal forma que muestren:

a.- Las informaciones y hechos concretos,

b.- El alcance del trabajo efectuado,

c.- Las fuentes de la información obtenida,

d.- Las conclusiones a que llegó.

Desde el punto de vista del personal que labora en la auditoría, los papeles de trabajo constituyen esencialmente un informe que facilitará la revisión del trabajo desarrollado y que deben ser tan completos que no requiera información verbal adicional.

Los papeles de trabajo deben ser preparados de tal manera que en cualquier fecha futura un miembro de la empresa auditora o de la Contraloría General de la República, que no haya estado relacionado con el trabajo, pueda revisar los papeles y atestiguar con respecto a la labor realizada y a la evidencia contenida en los mismos.

Los papeles de trabajo deben ser elaborados de acuerdo a las técnicas y normas existentes, y en concordancia con los principios generalmente aceptados de Contabilidad y de Auditoría.

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben estar elaborados de tal manera que constituyan:

§ Evidencia del trabajo realizado y que sea la base y sustento de las conclusiones a que se llegó y que sirvieron de fundamento a los informes u opiniones del Auditor sobre la auditoría efectuada. El contenido de los papeles de trabajo tiene que ser suficiente para respaldar la opinión del Auditor y todo el contenido del informe o dictamen, además debe servir para facilitar la revisión y supervisión del trabajo realizado.

§ Una fuente a la que se pueda acudirse para obtener detalles de los saldos de las cuentas y de las partidas de los estados financieros o cualquier otro dato preciso acumulado en relación con la Auditoría. Los datos utilizados por el Auditor al redactar su informe se encuentran en los papeles de trabajo.

§ El grado de confianza en el sistema de control interno. Los papeles de trabajo incluyen los resultados de los cuestionarios aplicados sobre el control interno, que permitan la evaluación del mismo.

§ Un medio que permita, a través de su revisión:

Determinar la efectividad y suficiencia del trabajo realizado y la solidez de las conclusiones consignadas.

Estudiar modificaciones a los procedimientos de auditoría y el programa para el próximo examen a fin de mejorar la calidad del examen.

§ Un medio de respaldo del informe o dictamen emitido por el Auditor, para el caso de los procesos judiciales que se pueden aperturar contra las personas involucradas en hechos delictivos.

REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO.-

Los papeles de trabajo de cada cliente comprenden dos secciones principales: el legajo o legajos de cada período cubierto por la auditoría y el expediente continuo de auditoría que contiene información apropiada y útil durante un período largo de tiempo. Cada sección es parte integrante y necesaria de los papeles de trabajo de auditoría correspondiente a cualquiera de los años en que se efectúo la auditoría.

Los legajos de auditoría de un período corriente son incompletos si falta el expediente continuo de auditoría, puesto que este contiene el trabajo de auditoría e información aplicable, tanto al período objeto del examen como a períodos anteriores.

§ El Expediente Continuo de Auditoría (ECA), en general, el ECA debe contener toda la información importante que conserve su interés para el futuro. Los documentos y cédulas de esta naturaleza, así como la constancia del trabajo realizado en relación con los mismos, no deben ser incluidos en los legajos de papeles de trabajo corriente ni aun en forma duplicada, sino que deben figurar únicamente en el ECA.

Las cédulas del ECA constituyen parte integrante de los papeles de trabajo de cada año y al mismo tiempo que efectuamos nuestro trabajo deben revisarse y ponerse al corriente en relación con el período que se examina.

Todo el material reemplazado y sin vigencia debe ser extraído del expediente y archivado por separado en el legajo del año en el que hubiera perdido su vigencia.

El ECA debe contener entre otros, la información básica relacionada a la Empresa, el catálogo de las cuentas, reglamentos de control interno, muestras de formularios y registros, información sobre cambios en la valuación de inventarios, inversiones, partidas de activos fijos totalmente depreciados, situación de las pérdidas acumuladas, contratos, inscripción en el RUC.

§ Los legajos de papeles de auditoría del período corriente, contienen el programa de auditoría, la constancia del trabajo de auditoría efectuada y las conclusiones derivadas como consecuencia de dicho trabajo. Junto con el ECA, los papeles de trabajo del año deben constituir una exposición clara de la auditoría realizada.

Los papeles de trabajo deben ser diseñados de modo que los detalles importantes no escapen a la atención de quienes los utilicen o los revisen. Existen tantos detalles en una auditoría, particularmente en la de una empresa grande, que los conceptos importantes pueden quedar escondidos por deficiencia en la elaboración de los papeles de trabajo. La distribución de información apropiada, debe facilitar una comparación inmediata entre cifras del año actual y las del año anterior. Tales comparaciones son de gran importancia en la revisión de operaciones y permiten localizar aquellas partidas que pueden requerir una investigación más a fondo.

ORGANIZACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.-

Es aconsejable que exista uniformidad razonable en la organización de los legajos de auditoría. Por consiguiente, el marco en que se encuadran los papeles de trabajo de auditoría puede describirse brevemente en la forma que sigue:

• Hojas de Trabajo.- Las hojas de trabajo deben elaborarse con los conceptos y cifras en el mismo orden de los estados financieros para facilitar la presentación de los mismos o el cotejo de estos contra nuestros papeles de trabajo.

• Cédulas Sumarias.- Por cada concepto o partida principal de los estados financieros debe existir una cédula sumaria, en estas se deben relacionar las cuentas individuales del mayor general que se agrupan como una partida de los estados financieros. La cédula sumaria de los inventarios, por ejemplo, podrá incluir las cuentas del mayor general para materias primas, productos en proceso, productos terminados y materiales y suministros.

• Relaciones de Cuentas.- Cuando las cuentas de mayor tienen subcuentas se requiere de cédulas llamadas relaciones que integran el saldo de dichas cuentas, deberán elaborarse las relaciones a fin de integrar cada cuenta de control o acumulativa.

• Cédulas de Detalle o Analítica. - Generalmente hay una o varias cédulas de detalle para cada cuenta del mayor que es objeto de trabajo de auditoría, estas cédulas deben contener la evidencia de los análisis y pruebas efectuadas para formar una opinión sobre el saldo de la cuenta. El saldo final que se muestra en la cédula sumaria debe coincidir con el saldo de la cuenta individual que aparece en la sumaria. Si fuese necesario, se presentaran subcédulas para registrar pruebas de los datos que respaldan las transacciones o para desarrollar otros trabajos de auditoría necesarios.

ORDENAMIENTO DE LOS PAPELES DE TRABAJO.-

Al archivar los papeles de trabajo de la auditoría en curso, debe darse a los legajos un volumen que permita sean manejados cómodamente. Por consiguiente, los papeles de trabajo deben dividirse en tantos legajos como sea necesario, de acuerdo con la extensión del trabajo. EL orden de los papeles de trabajo, independientemente del número de legajos individuales, ha de ser relativamente uniforme en todas las auditorías.

En la auditoría de una empresa de tamaño mas que mediano es aconsejable mantener por separado, un legajo general o de control con todos los papeles de trabajo de importancia para la administración de la auditoría. Este legajo puede incluir el programa de auditoría del año, los puntos de auditoría que deberán considerarse el año siguiente, las cartas de manifestaciones, estados financieros firmados, memorándums y hojas de sugerencias, etc.

El archivo completo y ordenado de los papeles de trabajo, servirán como medio para que el Auditor pueda verificar la autenticidad de los saldos iniciales del cliente, en caso de auditorías sucesivas.

Con frecuencia

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