Calidad De Los Probeedores

1. OBJETIVO

Establecer los criterios que, en materia de Gestión de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional, han de tenerse presentes al momento de seleccionar proveedores y de evaluar su Gestión.

2. ALCANCE

Esta Guía aplica a todos los equipos de la Empresa y para todo tipo de contrato que se requiera para la contratación de bienes o servicios, excepto los que tienen que ver con socios tecnológicos.

3. DEFINICIONES

BIEN: Es toda cosa susceptible de apropiación, disposición, transformación, intercambio y que presta una función dentro de la Empresa.

CERTIFICADO DE SISTEMA DE CALIDAD: Documento que certifica la conformidad con las normas de calidad ISO, expedido por una entidad debidamente reconocida a escala mundial.

EFECTIVIDAD DE LA TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS: Formación de las capacidades necesarias en los usuarios finales hasta lograr niveles avanzados de dominio en el uso de la herramienta y la profundidad del conocimiento requerido. Algunas preguntas que se deben hacer son: ¿La asesoría cumplió todos los objetivos preestablecidos?, ¿Qué objetivos no se cumplieron y porqué?, ¿Las personas quedaron con capacidades suficientes para la aplicación del instrumento o realización de la tarea definida?, ¿Las personas quedaron en capacidad de ampliar, mejorar y difundir los conocimientos adquiridos?

IMPACTO AMBIENTAL POTENCIAL: Cambio en el medio ambiente, adverso o benéfico, total o parcial, que puede ocurrir como consecuencia de un aspecto ambiental. Se consideran impactos potenciales, los accidentes, incidentes o situaciones anormales de operación que puedan causar explosiones, derrames, incendios, etc. O los que se generan por fenómenos naturales como inundaciones, descargas eléctricas, entre otros y que puedan afectar el medio ambiente o las comunidades.

Guía Administrativa para la Gestión de la Calidad de Proveedores

IMPACTO AMBIENTAL REAL: Cambio en el medio ambiente, adverso o benéfico, total o parcial, que ocurre como consecuencia de un aspecto ambiental. Se consideran impactos los vertimientos, emisiones, generación de residuos sólidos comunes y peligrosos, etc.

IMPACTO EN LA GENERACIÓN DE ENERGÍA: Se produce cuando el suministro del bien o servicio ponga en riesgo la disponibilidad de los centros productivos o el cumplimiento del plan de expansión de ISAGEN.

OFERENTE: Persona natural o jurídica que presenta oferta para el suministro o prestación de bienes o servicios.

PLAN DE MANEJO AMBIENTAL (PMA): Conjunto de programas obligatorios (por Ley) realizados para identificar, evaluar, prevenir, minimizar, corregir, mitigar o compensar los impactos ambientales negativos y potencializar los impactos positivos derivados de las actividades propias de cada Central y de la construcción de nuevas centrales, y los impactos generados desde el entorno hacia las centrales (se identifican e informan a las autoridades competentes). Cada programa contiene entre otros ítems: descripción de(l) los aspecto(s) ambiental(es) a controlar con el programa, objetivo(s), meta(s), plan de acción, responsables, indicadores, presupuesto. Los Planes de Manejo Ambiental exigidos por las Autoridades Ambientales deben contener Planes de Monitoreo y Planes de Contingencia para atender las emergencias ambientales.

DOCUMENTO DE REFERENCIA: Documento que contiene la información necesaria para que los Oferentes presenten su Oferta a ISAGEN, así como el procedimiento de contratación, metodología de evaluación de Ofertas, condiciones generales para la ejecución del objeto del contrato, minuta del contrato a celebrar, diseños, planos, especificaciones técnicas del trabajo a contratar y cualquier otra información que se considere conveniente entregar a los Oferentes.

PRODUCTO CERTIFICADO: Es aquel que ha superado con éxito las pruebas específicas de una norma en particular en materia de seguridad y calidad.

PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL (PSO): Es la planeación, organización, ejecución y evaluación de las actividades de Higiene y Seguridad Industrial y Medicina Preventiva y del Trabajo.

PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios y con plena disposición para construir relaciones armoniosas y productivas con ISAGEN, basada en la confianza y en la mutua colaboración.

SERVICIO: Es toda actividad de tipo manual y/o intelectual ejecutada por personas naturales o jurídicas y destinadas a satisfacer las necesidades de la Compañía.

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4. CRITERIOS

4.1 QUÉ DEBO TENER EN CUENTA PARA LA SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES

 Si el objeto del contrato genera algún impacto: en los procesos de producción de energía, o a los sistemas de gestión ambiental o de seguridad y salud ocupacional.

 Si el producto a incorporar debe cumplir con normas de calidad determinadas.

 Para la selección, la oportuna gestión del proveedor en el cumplimiento de contratos anteriores de acuerdo con su calificación promedio.

5. DESARROLLO

5.1 SOLICITUD CERTIFICADO DEL PRODUCTO

 Cuando en el proceso de incorporación de un bien se determine que éste deba reunir requisitos técnicos específicos, se debe solicitar el certificado del producto o el cumplimiento de otras normas técnicas a criterio del equipo contratante. Para los bienes que están constituidos por diferentes componentes, el certificado del producto podrá solicitarse por los diferentes componentes que conforman el producto final.

5.2 SOLICITUD DEL CERTIFICADO DE GESTIÓN AMBIENTAL

 Cuando la compra del bien o servicio tenga aplicación o incidencia directa con las comunidades o generen impactos ambientales sobre el medio ambiente, deberá solicitarse el certificado del Sistema de Gestión Ambiental, su equivalente o la presentación de procedimientos claramente definidos para el manejo de los impactos ambientales, entre los cuales están: prevención, control y mitigación.

 En contratos de Confección de Obra Material, y otros que la dependencia contratante lo estime conveniente, el proveedor deberá presentar, previamente al inicio de la obra, un Plan de Manejo Ambiental.

 Los requisitos que se deben solicitar al proveedor para el transporte de sustancias que generen o puedan generar impacto ambiental y la normatividad en general sobre el manejo integral de sustancias y productos químicos y peligrosos deben considerarlo estipulado en el documento normativo 0321 Procedimiento para el manejo Integral de Sustancias Químicas.

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5.3 SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

 En los procedimientos para negociar y contratar bienes y servicios en los que se requiera trabajo del contratista en cualquiera de las instalaciones de ISAGEN, se establece como requisito mínimo de participación, que el proveedor cumpla con los requisitos de la legislación en seguridad social, seguridad industrial y salud ocupacional existente en el país.

 En aquellos contratos donde el Equipo contratante considere que puedan existir riesgos a las personas, deberá solicitar al proveedor el respectivo Programa de Salud Ocupacional (PSO) y la presentación de procedimientos de seguridad claramente definidos para el control de las actividades de alto riesgo (trabajo en altura, trabajo en caliente, trabajo en espacios confinados, trabajos eléctricos).

5.4 CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES

La calificación del Proveedor define la gestión del proveedor en la ejecución de un contrato, orden de compra u orden de trabajo y la atención a las solicitudes posteriores derivadas de los mismos.

Deberán ser calificados los proveedores cuyo contrato para la adquisición o suministro de bienes o servicios tenga impacto directo sobre la generación o producción de energía. Para el caso de bienes, se calificaran las órdenes de compra de los materiales con planificador 003 - Repuestos especiales de generación. En los demás casos, cuando de acuerdo con la gestión del proveedor en la ejecución de contratos, órdenes de compra y órdenes de trabajo, el proveedor merezca una calificación inferior a 80 puntos en cualquiera de los aspectos mencionados en el numeral 5.4.3 y según las puntuaciones de la misma, éste deberá ser calificado por el responsable de la contratación.

Los contratos u órdenes de compra que involucren la incorporación de bienes que puedan ocasionar un impacto ambiental, que estén bajo la responsabilidad del Equipo Gestión de Bienes y cuya gestión por parte del proveedor o contratista sea considerada no aceptable de acuerdo con los requisitos mínimos establecidos en el mismo, serán calificados por este Equipo previa retroalimentación por parte del Almacenista o por quien esté designado para la recepción de mercancías. En aquellos casos en que el proveedor del producto sea el encargado del transporte de la mercancía, la calificación se hará sobre el despacho y transporte; en caso de que el proveedor del producto no sea el encargado del transporte, la calificación, por parte de Gestión de Bienes, se hará al proveedor que vende el producto y la calificación del transporte será realizada por el Equipo Servicios Administrativos.

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En los demás casos, los contratos que involucren la incorporación de bienes o servicios que puedan ocasionar un impacto ambiental, deberán ser calificados por el responsable de la contratación según los criterios anteriores.

Los acuerdos comerciales para suministro de bienes, los acuerdos de servicios de intermediación

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