Caracterización de Procesos. Procesos Estratégicos. Dirección Estratégica

Procesos Estratégicos

Dirección Estratégica

Entrada

Procedimientos

Salidas

Necesidades gerenciales en cuanto al direccionamiento de la entidad.

Necesidades de las áreas en cuanto a proyectos y generación de recursos

Información necesaria para la revisión gerencial de la gestión

Plan estratégico institucional

Identificar y diseñar estrategias para desarrollar el direccionamiento

Planificar la implementación, desarrollo y mejora de los sistemas de gestión con énfasis en la acreditación

Programas de gestión.

Concertar objetivos y metas para el POA

Asignar recursos requeridos para el desarrollo e implementación de los sistemas de gestión.

Documentar plan operativo anual

Formular la planeación estratégica

Planificación, enfoque y diseño del sistema de gestión integrado

Oportunidades de mejoramiento identificadas en la revisión por la dirección

Plan operativo anual

Informe al cumplimiento del plan operativo anual

Plan de acción del proceso

Necesidades de recursos humanos, tecnológicos y físicos.

Mejora Continua

Entrada

Procedimientos

Salidas

Necesidades de mejora

Necesidades de documentación

Solicitudes de acciones correctivas y preventivas

Necesidades de control y medición los procesos

Necesidades de registros de calidad

Planificar las necesidades del proceso a través de la identificación de los insumos

Planificar las auditorías internas de calidad

Planificar las gestiones de medición y mejora del sistema

Elaborar el plan de auditoria para el mejoramiento de la calidad

Planificar la información necesaria para la revisión gerencial del sistema

Documentar acciones

Asesorar la medición y control de los procesos

Llevar control de no conformidades  del sistema y sus acciones

Realizar acciones de mejora sobre el proceso

Documentos controlados del sistema

Registros controlados del sistema

Acciones de mejora del sistema

Indicadores de mejora del sistema

Informe para revisión gerencia del sistema

Planes de mejoramiento sobre las auditorias con enfoque en sistema de garantía de la calidad.

Procesos Operativos

Gestión de servicios de salud Ambulatorio

Entrada

Procedimientos

Salidas

Paciente que solicita el servicio

Paciente con historia clínica

Historia clínica resultado de exámenes de diagnostico

Admisión del paciente que viene por primera vez (apertura de historia clínica)

Programación de la agenda medica de consulta externa por especialidades

Recepción de solicitud de servicio

Asignación de cita por especialidad

Recepción de agenda medica

Alistamiento de consultorio equipos, registro médicos e insumos

Registro de agenda médica en el libro

Distribución de la agenda médica por consultorios

Verificar registros médicos generado en la consulta

Reportar errores encontrados y solicitar acciones  inmediatas o archivo de registros  médicos diligenciados correctamente

Verificar cumplimiento de agendas y cancelación de citas

Aplicar acciones inmediatas o reprogramar

Generar acciones correctivas preventivas.

Orden médica, con conducta definida hacia el paciente

Orden de ayuda diagnostica

Solicitud de servicios formato de remisión

Paciente egresado de consulta externa a casa

Gestión de servicios de Urgencia y Hospitalización

Entrada

Procedimientos

Salidas

Necesidades de atención de urgencias

Paciente referido o contra referido

Ingreso y direccionamiento del paciente

Elaborar historia de triaje

Evaluación y verificación de signos y síntomas

Criterios de direccionamiento del paciente por definición de color de  triaje

Traslado de la historia clínica  al consultorio y preparación del paciente

Consulta médica de urgencias

Atención del paciente

Observación y evolución del paciente

Definición de conducta, salida o direccionamiento

Verificación de resultados de los indicadores

Tomar acciones correctivas y preventivas con base a los resultados

Paciente dado de alta

Paciente con urgencia diferida o para control de consulta externa

Paciente remitido a otra institución

Paciente referido a la morgue

Solicitud exámenes de apoyo

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Entrada

Procedimientos

Salidas

Paciente remitido que solicita el servicio

Orden medica de los servicios hospitalarios y de urgencias

Orden medica debidamente diligenciada

Requisitos legales para la reducción de gases medicinales

Necesidades de suministro de medicamentos para los servicios hospitalarios y ambulatorios

Recepción del paciente que requiere el servicio

Recepción de ordenes médicas para el suministro de medicamentos

Planificación de necesidades de medicamentos e insumos medico quirúrgicos

Determina con de las condiciones  para el almacenamiento

Registro del paciente en los sistemas de información internos

Recepción y procesamiento  de muestras patológicas

Alistamiento del paciente para el estudio solicitado ecografía o laboratorio

Toma de muestras del laboratorio

Paciente con resultados de los exámenes diagnosticados solicitados

Paciente con terapias realizadas que cumplen con el objeto terapéutico requerido

Aplicación de componentes sanguíneos o

Resultado de los exámenes de laboratorio e imagenologia  con destino  a los servicios hospitalarios o de urgencia

Suministro de medicamentos para los servicios hospitalarios y ambulatorios

Suministro de medicamentos conforme a normativa vigente.

Gestión de servicios de Salud Publica        

Entrada

Procedimientos

Salidas

Recursos humanos y físicos

Disponibilidad de personal

Protocolos de atención en promoción y prevención

Atención control prenatal

Atención de crecimiento y desarrollo

Atención al adulto

Atención en detección de cuello uterino

Campañas de Papanicolaou

Campañas de planificación familiar

Usuario con necesidades básicas cubiertas y direccionada a una atención integral en la promoción de la salud y la prevención de la enfermedad

        Procesos de Apoyo        

Gestión de talento humano        

Entrada

Procedimientos

Salidas

Necesidades de contratación de servicios personales

Planta de personal

Necesidad de selección y contratación de provisionales personal de carrera

Necesidades de capacitación

Manual de funciones

Normativa aplicable a la gestión humana

Planificar el desarrollo de talento humano dentro del hospital a través de acciones de selección capacitación bienestar y compensaciones

Verificar cumplimiento de requisitos de perfil ocupacional

Verificar cumplimiento de actividades del personal cooperado

Verificar ejecución de las capacidades de medir atreves de un medio valido el impacto de las misma

Evaluar desarrollo del programa de bienestar laboral

Personal competente para las funciones o actividades contratadas

Desarrollo de talento humano

Ambiente de trabajo adecuado para el desarrollo de las funciones y actividades

Gestión financiera y contabilidad        

Entrada

Procedimientos

Salidas

Direccionamiento estratégico y planeación del recurso financiero

Hechos económicos y financieros

Normatividad y directrices  de manejo financiero

Directrices gerenciales financieras

Informes de auditoría financiera y administrativa

Planificar el ciclo de gestión de los recursos financieros desde sus fuentes hasta su destino final

Realizar el presupuesto de ingresos y gastos de cada vigencia

Verificar el nivel de cumplimiento d las metas programadas

Realizar seguimiento a la ejecución presupuestal de gastos e ingresos

Monitorear los recursos disponibles para el cumplimiento de las obligaciones

Monitores el presupuesto disponible  para comprometer  las actividades requeridas

Monitorear los saldos de cartera recuperables en el corto plazo

Verificar el cobro oportuno de la facturación realizada

Verificar el cumplimiento de la metas de facturación

Verificar la entrega oportuna y confiable de la información financiera por parte de área

Estados financieros 4ejecución presupuestal e ingresos y gastos

Informes de facturación y sus metas

Informe de cartera

Estados de tesorería

Informe de costos

Proyecciones presupuestales

Toma de decisiones conjuntas basadas en información financiera

Oportunidades de mejora en la verificación actividades y registros.

Gestión de recursos materiales        

Entrada

Procedimientos

Salidas

Necesidades de compras y adquisiciones de los servicios

Plan de compras

Necesidades de mantenimiento preventivo d equipo medico

Necesidad de mantenimiento correctivo  de equipo biomédico e infraestructura

Necesidad de seguridad

Necesidad de servicio de aseo

Solicitud de combustible

Necesidad de servicio de lavandería

Plan de compras

Verificar cumplimiento de requisitos de las compras

Verificación cumplimiento de requisitos de los proveedores

Verificar vencimientos de insumos

Verificar resultados de indicadores

Verificar el adecuado funcionamiento de los equipos

Verificar  el costo generado por la prestación de servicios

Verificar la calidad los servicios prestados

Insumos entregados oportunamente y cumplimiento de requisitos

Inventariado controlado

Actas de entrega de inventarios e insumos

Certificación de proveedores

Equipos médicos en adecuado estado  de funcionamiento

Adecuado estado de mantenimiento dela infraestructura

Servicio de mantenimiento prestado oportunamente con calidad

Información del costo por servicio básico

Información de residuos generados

Gestión de información y comunicación

Entrada

Procedimientos

Salidas

Solicitudes de capacitación, mantenimiento o soporte en los recursos informáticos de la Institución.

Planeación Institucional  Preguntas, quejas, sugerencias y felicitaciones y derechos de petición.

Solicitudes de información, acceso a datos y servicios. Base de datos de clientes

Informes, estadísticas e indicadores

Diseñar e implementar las estrategias, canales y/o herramientas de divulgación.  .  Generación y administración de información institucional.

Desarrollo y mantenimiento de software. .

Realizar mantenimiento a las aplicaciones Mantenimiento de aplicaciones. Sistematizar la información

Realizar actividades educativas.

Salida gráfica

(figura o mapa)

Informe técnico.

Diseño de software.

Mejoras del diseño.

Base de datos /sistemas de información online.

Infografías

Boletines

Trípticos.

Gestión jurídica

Entrada

Procedimientos

Salidas

Necesidades de asesoría jurídica y conceptos para los procesos

Demandas en contra la entidad

Tutelas presentadas por los usuarios y otras partes interesadas

Investigaciones administrativas

Derechos de petición

Evaluación jurídica a propuestas de contratación

Revisión de contratos

Solicitudes de liquidación de contratos

Solicitudes de conciliación con la entidad

Estudiar las solicitudes realizadas conforme a las necesidades de asesoría y conceptos

Llevar las herramientas de control legal necesarias para evitar el vaciamiento de los términos en todas las gestiones de representación adelantadas

Desarrollar la agenda de diligencias en la replantación jurídica de la  entidad en las distintas instancias judiciales

Preparar los documentos e intervenciones dentro de las diligencias judiciales

Proyectar las respuestas a derechos de petición, tutelas y demás acciones legales interpuestas ante la entidad.

Asesorar los procedimientos de contratación realizándolos controles legales específicos a los contratos.

Realizar la revisión documental de los actos administrativos expedidos por los distintos procesos

Realizar liquidación de contratos, llevando los registros de los mismos

Fallos, tutea, procesos judiciales

Resoluciones de investigación administrativa

Conceptos administrativos

Asesorías atendidas y tramitadas

Informes de gestión elaborados

Propuestas calificadas

Contratos liquidados

Contratos revisados, verificados y validados