Cinco Eses

Las 5 Ss (Housekeeping)

1. Seiri “Cuanto menos es más”

2. Seiton “Ordenar”

3. Seiso “Limpiar”

4. Seiketsu “Sistematizar

5. Shitsuke “ Estandarizar”

6. Conclusión

7. Bibliografía

Sistema conformado por cinco pasos, que mediante su verificación logra un mayor orden, eficiencia y disciplina en el lugar de trabajo. Toma su nombre de cinco palabras japonesas que principian con la letra ”s” de simple y sencillo: Seiri (despejar, retirar todo menos una cosa, con la que se pueda trabajar sin estorbos), Seiton (orden, ejecutar actividades una por una; tener un lugar para cada cosa), Seiso (limpiar), Seiketsu (detallar, corregir todo detalle que indique mala calidad) y Shitsuke (continuidad del proceso).

Es una técnica de simplificación, los norteamericanos la reducen al lema “K.I.S.S” (Keep it simple, sucker), que significa “consérvalo sencillo, tonto”. En español sería; “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.

La dirección debe comprender los muchos beneficios de las 5 Ss en las zonas de trabajo.

 Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina; los empleados con autodisciplina están siempre participando en las 5 Ss, asumen un interés real en el kaizen y se puede confiar en su adhesión a los estándares.

 Señala anormalidades, tales como productos defectuosos y excedentes de inventario.

 Reduce el movimiento innecesario y el trabajo agotador.

 Permite que se identifiquen visualmente y, por tanto, que se solucionen los problemas relacionados con escasez de materiales, líneas desbalanceadas, averías en las máquinas y demoras en las entregas.

 Hace visibles los problemas de calidad.

 Mejora la eficiencia en el trabajo y reduce los costos de operación.

 Reduce los accidentes industriales mediante la eliminación ambientes inadecuados y operaciones inseguras.

 Empoderamiento del colaborador con su puesto de trabajo.

 El bajo costo que implica su puesta en marcha.

 Incrementos en calidad y productividad.

La actividad de las cinco Ss (housekeeping) , precedida por la estandarización (documentación de la mejor forma de realizar el trabajo) y precediendo a la eliminación del muda (desperdicio, actividad que no agrega valor, algunos ejemplos de mudas, ver tabla MUDA), son los pilares fundamentales del gemba kaizen (mejoramiento continuo en el lugar de la actividad).

MUDA

Desperdicio Naturaleza Solución

Trabajo en proceso Inventario de ítems que no se necesitan en forma inmediata. Disminuir inventario.

Rechazo Elaboración de productos defectuosos. Reducir los productos defectuosos.

Instalaciones Maquinaría inactiva; averías; tiempo de alistamiento excesivo. Incrementar el índice de utilización de la capacidad.

Gastos Sobreinversión para la producción requerida. Recortar gastos.

MO directa Exceso de personal debido a un sistema deficiente de trabajo indirecto. Asignar empleos en forma eficiente.

Diseño Elaborar productos con más funciones de las necesarias. Reducir costos.

Talento Contratar personas para tareas que pueden mecanizarse o asignarse a personas menos capacitadas. Instituir medidas de ahorro o de maximización del uso de la MO.

Movimiento No trabajar de acuerdo con el estándar de trabajo. Mejorar los estándares de trabajo.

Producto terminado Lentitud en la estabilización de la producción de un nuevo producto. Cambio rápido hacia la producción completa en línea.

La teoría occidental ha adaptado la terminología, llamando a dicho auge por siglas en inglés, como las 5 Ss:

Uno. Sort (separar): separar todo lo innecesario y eliminarlo.

Dos. Straighten (ordenar): poner en orden los elementos esenciales, de manera que se tenga fácil acceso a éstos.

Tres. Scrub (limpiar): limpiar todo - herramientas y lugares de trabajo, removiendo manchas, mugre, desperdicios y erradicando fuentes de suciedad.

Cuatro. Systematize (sistematizar): llevar a cabo una rutina de limpieza y verificación.

Cinco. Standardize (estandarizar): estandarizar los cuatro pasos anteriores para constituir un proceso sin fin y que pueda mejorarse.

O bien como la campaña de las 5 Cs:

Uno. Clear out (limpiar): determinar qué es necesario e innecesario y deshacerse de esto último.

Dos. Configure (configurar): suministrar un lugar conveniente, seguro y ordenado a cada cosa y mantener cada cosa allí.

Tres. Clean & check (limpiar y verificar): monitorear y restaurar la condición de las áreas de trabajo durante la limpieza.

Cuatro. Conform (ajustar): fijar el estándar, entrenar y mantener.

Cinco. Custom & practice (costumbre y práctica): desarrollar el hábito de mantenimiento de rutinas y esforzarse por un nuevo mejoramiento.

Primero. Seiri “Cuanto menos es más”

Ejecutar el Seiri significa diferenciar entre los elementos necesarios de aquellos que no lo son, procediendo a descartar estos últimos.

Ello implica una clasificación de los elementos existentes en el lugar de trabajo entre necesarios e innecesarios. Para ello se establece un límite a los que son necesarios. Un método práctico para ello consiste en retirar cualquier cosa que no se vaya a utilizar en un periodo determinado (días, semanas).

El otro método hace uso de una de las herramientas de gestión “el diagrama de Pareto” , en función de ello habrá que separar los pocos vitales de los muchos triviales. Como promedio aproximadamente entre un 20% y un 30% de los elementos son utilizados entre el 80% y 70% de las oportunidades, mientras que entre un 80% y 70% de los restantes elementos sólo se utilizan entre el 20% y 30% de las veces.

En el trabajo diario sólo se necesita un número pequeño de los innumerables elementos existentes en el gemba. El sitio de trabajo está lleno de máquinas sin uso, cribas, troqueles, herramientas, productos defectuosos, trabajo en proceso, materias primas, suministros, partes, repuestos, anaqueles, contenedores, escritorios, bancos de trabajo, archivos de documentos, estantes, tarimas, formularios y elementos que pertenecen al operario o ejecutor de la tarea.

Poner en práctica el Seiri implica otorgar poder a los empleados y operarios (empowerment), para que ellos determinen cuales elementos o componentes son necesarios y cuales no, siempre siguiendo los postulados y las normas generales dictados por la dirección.

La colocación de etiquetas de tamaño ostensible (sobre los elementos considerados innecesarios) permite visualizar luego de la señalización, la importante cantidad de elementos sobrantes o innecesarios en el lugar de trabajo. Surge luego que hacer con tales elementos, de tratarse de documentación deberá asignársele un código y proceder a su archivo (de tal forma en caso de necesitarse, se podrán encontrar fácilmente los mismos evitando la pérdida de tiempo o el extravío de los mismos).

Hoy en día el tema de espacio interno causa furor en las organizaciones, se asignan costos a cada centímetro de espacio cubico dentro de la infraestructura. Mi consejo es que debe existir un plan que le permita al operador y/o empleado decidir de forma sistemática que debe ser archivado o no y a la empresa decidir si este archivo deberá ser ubicado dentro o fuera de la empresa (outsourcing)

En el caso de máquinas o herramientas, podrán ser destinadas a sectores que necesiten de ellas o bien ubicarlas en un área que permita su utilización por diversos sectores (siempre claro está de que se trate de máquinas y herramientas de muy escaso uso, que no justifique la pérdida de espacio físico), en el caso de formularios si están fuera de uso deberán utilizarse de ser posible para otros fines (reciclaje organizacional), y de no ser posible ello, proceder a su destrucción.

Es importante evitar por tal motivo la impresión de formularios en tandas, siendo mejor su impresión “justo a tiempo” . Para el caso de los insumos y materiales existentes en exceso, los mismos deberán ir al sector anterior en el proceso, o a bodega adoptándose todas las medidas necesarias dentro de la filosofía del JIT (Just in Time), reubicación siempre y cuando solo sea necesaria su participación.

Evitar la frecuencia de excesos en inventarios de matería prima y sobreproducciones de productos en proceso y producto terminado; Ya que debido a los ingentes recursos utilizados (horas hombre, horas maquina), que se ven desperdiciados por tal motivo (manipulación de materiales, destrucción, accidentes, uso de espacios, costos financieros, seguros, pérdida de valor) se disminuye la rentabilidad y eficiencia operativa.

Es fundamental que tanto los empleados, como los supervisores, analistas y directivos recorran los lugares de trabajo luego de las colocaciones de las etiquetas antes mencionadas, para tomar conciencia y analizar las causas de tanto derroche - verdadero empoderamiento -.

Destinar media hora diaria durante una semana para poner en orden los papeles, componentes y herramientas, entre otros, permitirá sorprenderse de la cantidad de elementos inútiles que se han acumulado. Acabar con el caos es una terapia aconsejable, que genera una enorme cantidad de energía.

En las empresas que no

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