Como es la Gestion de la fuerza de ventas

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El proceso de Reingeniería fue aplicado al procedimiento de ventas que existe actualmente en la empresa CONALUM, empresa dedicada a la fabricación de vidrios templados y termo paneles.

El proceso de venta actual es el siguiente:

• Se inicia el proceso con la orden de  pedido que envía el cliente a través del correo electrónico.
• Departamento de ventas recibe el pedido  y lo analiza.
• Luego llama por teléfono al departamento de producción para obtener fecha de entrega del pedido.
• Una vez  recibida la fecha de entrega,  Departamento de Ventas valoriza el pedido.
• Transforma a PDF la cotización y envía al cliente por email para que apruebe o rechace.
• Cuando el cliente rechaza, se termina la venta.
• Cuando el cliente aprueba, se debe traspasar  cada ítem del pedido al sistema contable de la empresa.
• Se genera la orden de trabajo, una copia del documento se va impreso al departamento de etiquetado, y la otra copia se envía por email a producción.
• Luego se elaboran las etiquetas y se envían a producción.
• Producción genera el pedido.
• Se genera la factura
• Se entrega el pedido al cliente
• Finaliza el Proceso.

Problemas del proceso actual

        La empresa CONALUM dejo de ser una pequeña empresa con solo un par de clientes, por lo tanto es necesario mejorar  sus procesos y optimizar sus tiempos. Se contrato un Gerente de Ventas quien detecto que el proceso actual de ventas presenta varios inconvenientes que es necesario resolver.

• Hay contradicciones del Jefe de producción, ya que no queda un registro de la fecha de entrega del pedido, (muchas veces esta fecha se entrega vía telefónica al departamento de ventas), generando retrasos en la entrega del producto al cliente, teniendo como consecuencia reclamos reiterativos por parte de estos.

• Con el sistema actual no es posible para el cliente llevar la trazabilidad del proceso de ventas y saber en qué estado esta su pedido.
• El sistema actual no permite la comunicación en línea con todos los departamentos,  se debe recurrir al Email o entregar documentos impresos tanto para el departamento de producción, etiquetado como para la  facturación, lo que lleva  a aumentar los tiempos en el proceso de venas.
• Internamente para la empresa no es factible obtener reportes del proceso de ventas y detectar donde se están presentando problemas, porque la mayoría de los registros están impresos o en los emails.

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Proceso de Reingeniería

        La empresa CONALUM ha decidido implementar una nueva forma de trabajo incorporando un Workflow  que iniciara en la página web de la empresa y permitirá llevar sus procesos en línea con los demás departamentos.

        Una aplicación de flujos de trabajo permite automatizar la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo, los objetivos de este  sistema son:

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