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Resultados:

Investigación de proveedores

La selección de proveedores, es un proceso para seleccionar un número reducido de proveedores de un grupo de proveedores, con el objetivo de establecer una colaboración efectiva a largo plazo con la organización, y que sea capaz de manejar la complejidad de la situación actual del requerimiento del negocio; dando importancia a la calidad de los productos y servicios.

Los objetivos son:

o Mejorar la calidad de bienes y servicios.

o Maximizar el valor general del fabricante.

o Reducir el riesgo de proveer.

o Maximizar el nivel de satisfacción del cliente.

Decisión de seleccionar a un proveedor

Examinar los requerimientos del negocio. Antes de iniciar todo el proceso de recopilación de datos o realizar entrevistas, primero se debe crear un equipo de individuos que tienen un interés particular en este tipo de proceso de selección de proveedores. La primera tarea necesaria que deberá llevar a cabo el equipo de selección de proveedores es definir claramente (en forma escrita) el material, servicio o producto que se busca. A continuación, definir la técnica y las necesidades del negocio. También, es necesario definir claramente los requisitos del proveedor. Por último, también se necesitará tomar tiempo para publicar el documento con los aspectos que son relevantes para este proceso de selección de proveedores.

Búsqueda de proveedores

Ahora que el equipo tiene un acuerdo sobre el negocio y los requisitos del proveedor, el equipo deberá comenzar a buscar los posibles proveedores que serán capaces de entregar el producto, servicio o material de acuerdo a las especificaciones planeadas. Es necesario comprender que no todos los proveedores cumplen los requisitos mínimos y el equipo tendrá que llegar a una decisión de cuáles proveedores pueden ser los adecuados y tratarán de obtener más información sobre ellos. A continuación, deberán escribir una solicitud de información y enviarla inmediatamente a los proveedores elegidos.

Cuando los diseñadores están desarrollando planos para cada parte de un producto, éstos envían sus planos de piezas a los diferentes proveedores para el desarrollo de un prototipo. Los proveedores fabrican los prototipos con los dibujos proporcionados. El objetivo es evaluar el desempeño del proveedor en la elaboración del prototipo.

Metodología:

1. Encontrar el proceso actual de evaluación de proveedores.

2. Identificar los factores clave de rendimiento de los proveedores.

3. Identificar los métodos para medir los factores de rendimiento del proveedor.

4. Recopilar datos del sistema existente.

5. Analizar los datos recopilados.

6. Medir los factores de rendimiento del proveedor.

7.Identificar el mejor método para evaluar el rendimiento global de los proveedores.

8. Encontrar el rendimiento general de los proveedores.

9.Determinar la posición general de los proveedores basados en su rendimiento.

10. Revisar continuamente el desempeño del proveedor.

Cómo se mide la colección de datos de los prototipos?

a) Calidad: información relacionada con datos recogidos por el departamento de control de calidad.

Dimensiones de las muestras prototipos.

Respuesta a las observaciones de auditoría de calidad.

Respuesta a solicitudes de acciones correctivas.

b) Entrega a tiempo: información recolectada en el área de recibos.

c) Costos: datos recogidos del departamento de compras, sugerencias en reducción de costos, rendimiento neto de la reducción de los costos, iniciativa de la administración de costos y rendimiento durante el proceso de entrega de producto.

d) Servicio: datos recogidos del departamento de compras, comunicación proactiva, respuesta, arreglos extraordinarios, accesibilidad, diligencia y flexibilidad.

Proceso de cotizaciones

El proceso de cotización comienza con el desarrollo de un conjunto de especificaciones u objetivos. El administrador de compras en conjunto con el solicitante, debe definir exactamente los requisitos, para lo cual pueden consultar al personal técnico, manuales de comercio y proveedores para tener apoyo y asistencia en el desarrollo de las especificaciones. Los requisitos son, a continuación, comunicados a los proveedores seleccionados como parte de una solicitud de cotización.

Contenido de la Propuesta:

1. Objetivos generales.

2. El alcance de la audiencia.

3. Objetivos

4. Detalles del proyecto de compra:
Necesidades/Resumen de análisis de habilidades. 
Contenido/ Tratamiento resumen.
Organización del equipo.
El cliente final.
Requerimientos para el desarrollo del proceso.
Entregables esperados.
Calidad / Cantidades estándares.

5.Restricciones de presupuesto, plan de entrega, diseño
Límites de presupuesto.
Fechas planeadas.
Plan de implementación. 
Restricciones de diseño.

6. Recursos proveídos.

7. Criterio para evaluación.

8. Criterio para la selección del proveedor.

9. Solicitudes de proveedor sugerencias/creatividad

10. Términos y condiciones.

Criterios para la evaluación de las ofertas:

• Se tiene que establecer el tiempo necesario para revisar las ofertas cuidadosamente.

• Es conveniente limitar el campo para determinar cuáles proveedores son sensibles a ser seleccionados. Un modelo de proveedores sensibles son los que proporcionan toda la información que se les requirió y direcciones de todas las cuestiones planteadas en la propuesta. Aquí se eliminan los ofertantes que no están respondiendo.

• Se examinan detenidamente los precios propuestos. Es importante poner una advertencia y desconfiar de un proveedor que presente precios muy por debajo de la media propuesta de sus competidores. Él puede ser que pueda ganar la subasta pero la calidad de su producto podría sufrir o él podría ser incapaz de cumplir con los requisitos de entrega. Un precio sustancialmente menor también podría indicar que el proveedor ha entendido mal o malinterpretado los requisitos.

• Se procede posteriormente, a obtener y evaluar las muestras.

• Si la licitación es estrecha, se piden garantías extendidas (si procede) y se podrán comparar precios.

Clasificación de los proveedores

La clasificación del proveedor es el resultado de un sistema de evaluación de proveedores formal. Los vendedores o proveedores reciben de forma permanente un estado o título de acuerdo a su logro de cierto nivel de rendimiento, tales como plazo de entrega, calidad, precio o alguna combinación de variables. La estimulación para el establecimiento de un sistema de clasificación es cimentada en algún indicador después de los hechos, de tal forma que forme parte del esfuerzo de los fabricantes y empresas de servicio, a fin de garantizar las características deseadas de un servicio o producto adquirido.

Criterios de evaluación

a) Los factores de precios incluyen los siguientes elementos:

Competitividad en precios. Los precios pagados deberían ser comparables a los de los demás proveedores que ofrecen servicios y productos similares. Las solicitudes deben compararse favorablemente con otros proveedores.

Estabilidad de precios. Los precios deben ser razonablemente estables con el tiempo.

Precisión de precios. Debe haber un número bajo en las variaciones de los precios de pedido de compra facturados contra los recibidos.

Anticipación de aviso de cambios en precios. El proveedor debe informar con suficiente antelación acerca de los cambios de precios.

Sensibilidad a los costos. El proveedor debe demostrar respeto por la línea de fondos de la empresa cliente y mostrar la comprensión de sus necesidades, así como sugerir posibles ahorros en los costos. El proveedor también debe exteriorizar el conocimiento del mercado y compartir este conocimiento con la empresa cliente.

Facturación. ¿Son precisas las facturas de proveedores? El tiempo promedio para recibir notas de crédito debe ser razonable. Las estimaciones no deben variar significativamente de la factura final. Las facturas se reciben de forma oportuna y son fáciles de leer y entender.

Factores de calidad. Cumplimiento de la orden de compra. El proveedor debe cumplir con los términos y condiciones, como se indica en la orden de compra. ¿El proveedor comprende al cliente y las expectativas de la empresa?

Conformidad con las especificaciones. El producto o servicio debe ajustarse a las especificaciones identificadas en la solicitud de orden de compra y de la propuesta. ¿El producto llegó de acuerdo a lo esperado?

Confiabilidad. ¿Está el índice de error de producto dentro de los límites razonables?

Confiabilidad de las reparaciones. ¿Todas las reparaciones y órdenes de re-trabajo son aceptables?

Durabilidad. ¿Es razonable el tiempo de reemplazo?

Apoyo. ¿Hay una asistencia de calidad disponible por parte del proveedor? ¿Hay una respuesta inmediata para la resolución del problema?

Garantía. La duración y las disposiciones de protección de la garantía ofrecidas deben ser razonables. ¿Son resueltos de manera oportuna los problemas de garantías?

Estado del arte del producto o servicio. ¿Ofrece los productos y servicios que sean coherentes con la industria y en el estado del arte? El proveedor debe actualizar constantemente la vida de su producto mediante la suma de mejoras. También debería vincularse con la empresa cliente en el desarrollo de nuevos productos.

b) Factores de servicio a considerar:

Los representantes de un buen proveedor tienen el sincero deseo de servir. Éstos deben mostrar un enfoque profesional y cortés y manejar las quejas eficazmente. El proveedor también debería proporcionar catálogos actualizados, información de precios e información técnica. ¿El proveedor actúa como defensor de la compra dentro de la empresa proveedora?

Seguimiento a ventas. El seguimiento debe mostrar el conocimiento de las necesidades de compra de las empresas. También debería ser útil para las consultas que implican la confirmación del pedido, programaciones de envío, las discrepancias de envío y errores en la factura.

Apoyo técnico. El proveedor debe proporcionar capacitación sobre el uso eficaz de sus productos o servicios. ¿Ofrece instrucciones técnicas, documentación e información general? ¿El proveedor proporciona soporte técnico para situaciones de mantenimiento, reparación e instalación? ¿Tiene personal de soporte técnico? ¿El trato es cortés y profesional, manejado por expertos?

Apoyo ante emergencias. ¿El proveedor proporciona apoyo de emergencia para la reparación o sustitución de un producto que ha fallado?

Resolución de problemas. El proveedor debe responder en forma oportuna para resolver problemas. Un excelente proveedor proporciona seguimiento sobre la corrección de una situación problemática.

c) Tiempo de entrega:

El tiempo de entrega se mide con base en el cálculo de la diferencia, en días, entre la fecha promesa pactada y el tiempo real en que el producto o servicio fue recibido; este dato se convierte en porcentaje. Para calcular el porcentaje de veracidad de la entrega, se divide el total de entregas fuera de tiempo entre el total de pedidos realizados y se multiplica por 100.

d) Calidad:

La calidad de los proveedores se analizará en el tema de certificación de proveedores, pero una medición común es establecer el porcentaje de calidad de entrada de los productos; que se mide contando cuántos pedidos con defecto llegan, y dividiéndolos entre el total de pedidos por proveedor, esta cantidad será multiplicada por 100.

Las relaciones con proveedores dentro de la empresa

La confianza y lealtad de los proveedores permite eliminar una relación contradictoria con el cliente y proporciona una relación de confianza mutua, esto constituye la base de una sólida relación de trabajo. Una relación abierta para las comunicaciones frecuentes evita malversación, controversias y fortalece la relación. Las partes pueden compartir o integrar recursos, tales como: las actividades de capacitación, los sistemas administrativos y el equipo. En tanto que la creación de lealtad y confianza se estimula a través de un proceso de desarrollo de proveedores.

Paso 1. Identificar los elementos críticos para el desarrollo.

En este paso el comprador tiene que analizar todos los elementos que se adquieren externamente. Si un proveedor de clase mundial ya está suministrando ciertos componentes, no se necesita considerarlo nuevamente. Por lo tanto, la lista de los componentes que requieren proveedores de clase mundial, tiene que estar preparada antes de desarrollar realmente al proveedor. Un comité de dirección a nivel corporativo puede formarse para este ejercicio. Ellos pueden investigar si la mercancía representa más del 50% del valor del volumen del negocio, y si el comprador está dispuesto a desarrollar la confianza mutua con el proveedor. Luego de responder a estas preguntas, la comisión puede realizar la evaluación, incluyendo al personal de finanzas, marketing, tecnología, contabilidad, producción y diseño. Mediante este proceso, una empresa separa las oportunidades en: bienes de bajo desarrollo y bienes de gran oportunidad. Por último, en esta etapa se identifican los componentes críticos para los que el proveedor tiene que ser desarrollado.

Paso 2. Identificar los proveedores críticos para el desarrollo.

La identificación del proveedor para el desarrollo es un aspecto importante. En el caso de los elementos identificados en el paso anterior, deben especificarse los diversos proveedores que suministran actualmente estos componentes para la selección. La evaluación de la base de suministro identifica a los proveedores dentro de cualquier grupo de productos que requieren desarrollo. El análisis del 80/20 de Pareto puede utilizarse para seleccionar el rendimiento de proveedor basado en sus instalaciones, de manera tal que los proveedores se estarán clasificando del peor al mejor. Se seleccionan los proveedores que cumplen con los requisitos para el desarrollo.

Paso 3. Formar el comité directivo.

La empresa que hace la compra debe demostrar su compromiso con la formación de un comité directivo ejecutivo para supervisar el proceso de desarrollo de proveedores. Los miembros del equipo pueden venir de todas las funciones y no sólo del departamento de compras. Los miembros del equipo deben visitar las instalaciones del proveedor y ayudar a la empresa proveedora para alcanzar la calidad de clase mundial. Realizarán supervisión continua a través de auditorías, con el propósito de mejorar la calidad de proveedor. Algunas veces se hace a través de un consultor externo para aligerar la carga operativa de los compradores.

Paso 4. Colaboración entre el comité directivo y el equipo de alta dirección de proveedores.

El comité:

Identifica las oportunidades de mejora para el perfeccionamiento de la calidad.

Utiliza el alineamiento estratégico para la mejora de la calidad.

Maneja el alineamiento estratégico, la medición y la profesionalización para institucionalizar las mejores prácticas en las instalaciones del proveedor.

Las colaboraciones entre el comité directivo y el equipo directivo del proveedor hacen que se mejore la relación y la confianza entre ellos, lo que permitirá una mejora continua a lo largo de la cadena de suministro.

Paso 5. Identificar áreas para las mejoras.

El comité directivo y el equipo directivo de la empresa proveedora se reúnen periódicamente y durante los debates se van a identificar las áreas críticas de mejora para las empresas y se adoptará un enfoque estratégico, con el fin de proporcionar la base de desarrollo que es capaz de identificar en una amplia variedad de áreas de mejora.

Paso 6. Identificar factores críticos de éxito.

Los factores críticos de éxito que ayudan a mejorar la calidad del proveedor se derivan de las áreas identificadas para la mejora. Las métricas están desarrolladas para medir los factores críticos de éxito beneficios, como pueden ser:

El porcentaje de ahorro de costos compartidos.

El porcentaje de mejora de la calidad.

El porcentaje de la entrega o ciclo de mejora de tiempo.

Los objetivos clave de rendimiento.

La disponibilidad de tecnología o destinos de aplicación del sistema, pueden incluir los factores críticos de éxito.

La parte más crítica es que contienen hitos visibles y horizontes de tiempo para mejorar. Ambas partes convienen en alcanzar los hitos y son responsables del éxito del proyecto de mejora de la calidad.

Paso 7. Supervisar el progreso.

El éxito de los proyectos de mejora de calidad en los proveedores locales depende de cómo es supervisado durante el período de ejecución. La comunicación y el intercambio de información deben ser eficaces y eficientes para un seguimiento adecuado de los progresos. Basándose en el progreso, si es necesario se llevan a cabo debidamente las modificaciones actualizando la información.

El resultado de estos siete pasos conducirá a un desarrollo exitoso del proveedor. Por último, es importante reconocer al equipo involucrado en las mejoras, las actividades deben organizarse para promover el éxito del proyecto.

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