Concepto de Formato

Concepto de Formato

El formato es el conjunto de las características técnicas y de presentación de un texto, objeto o documento en distintos ámbitos, tanto reales como virtuales.

Se le llama formato a la colección de aspectos de forma y apariencia que se emplean para distinguir a una entidad de otra, en escenarios analógicos y digitales, en publicaciones gráficas y en archivos web y en todo tipo de ámbitos.

El término formato puede referir a diversos campos de trabajo. Por ejemplo, en las publicaciones gráficas se le llama formato a la modalidad de impresión que la misma comporta. También se habla de formato para referirse a tipos de productos audiovisuales, como cuando se distingue un formato de miniserie de uno de programa unitario en la TV, o un programa musical de uno relacional en la radio.

Concepto de Formato físico

Formato físico es realizado por software y consiste en colocar marcas en la superficie de óxido metálico magnetizable de Cromo o Níquel, para dividirlo en pistas concéntricas y estas, a su vez, en sectores los cuales pueden ser luego referenciados indicando la cabeza lectora , el sector y cilindro que se desea leer. El tamaño estándar de cada sector es de 512 bytes.

Normalmente sólo los discos flexibles necesitan ser formateados a bajo nivel. Los discos duros vienen formateados de fábrica y nunca se pierde el formato por operaciones normales incluso si son defectuosas (aunque sí pueden perderse por campos magnéticos o altas temperaturas). Actualmente los discos duros vienen con tecnología que no requiere formato a bajo nivel, en algunos casos el disco duro podría dañarse.

Concepto de Formato Lógico

Es el proceso de creación de un sistema de archivos que es un método para el almacenamiento y organización de archivos de computadora y los datos que estos contienen, para hacer más fácil la tarea encontrarlos y accederlos. Los sistemas de archivos son usados en dispositivos de almacenamiento como discos duros y CD-ROM e involucran el mantenimiento de la localización física de los archivos. sobre la partición de un disco duro. El formato lógico debe ser compatible con el sistema operativo que permite interactuar con el hardware de computadoras, teléfonos celulares, PDAs, etc. y ejecutar programas compatibles en éstos. Y operará en esa partición.

Concepto de Formatos administrativos

Se refiere al conjunto de las características técnicas y formales de los documentos donde se materializan los actos administrativos. Los formatos son importantes porque se orientan a especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de la forma más adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las secciones quela requieren.

Características de los Formatos administrativos

Unidad. Cada documento debe enfocarse en un tema principal o asunto. Cuando se busca abordar dos o más temas o asuntos que no estén relacionados, se debe hacer un documento por separado para cada uno de ellos, en función a las necesidades de comunicación existente.

Coherencia. Los diversos puntos a ser expuestos en una comunicación escrita deberán mantener un orden lógico y concatenado, buscando que cada uno de ellos tengan relación entre si. La existencia de incoherencias hará que el proceso de comunicación se torne difícil para una de las partes, principalmente el destinatario o comunicado.

Objetividad. El motivo principal o idea del documento debe ser expresado claramente en el “Asunto” del comunicado como documento.

Claridad. El documento deberá ser escrito de tal manera que sea de fácil lectura y entendimiento, permitiendo al comunicador transmitir íntegramente el motivo principal.

Precisión. Lo expresado en una comunicación escrita debe manifestarse en forma tal que evite la generación de dudas o interpretaciones inadecuadas, por lo que el uso apropiado de la terminología, ortografía y redacción es indispensable.

Concisión. El ser conciso implica el uso adecuado de oraciones simples y breves, que permitan expresar claramente lo que se busca en pocas palabras. Es recomendable evitar el uso de metáforas, palabras rebuscadas, expresiones idiomáticas en desuso, entre otras, que fomenten la creación de contenido escrito innecesario.

Vocabulario. El uso de una lengua deberá ser respetada a través del proceso de comunicación, con la finalidad de mantener un vocabulario homogéneo que el destinatario pueda entender con claridad. En tal sentido, si hablamos de comunicación en castellano, es recomendable utilizar vocabulario adecuado en castellano para comunicar lo que queremos. Sin embargo, en algunas circunstancias, el uso de vocabulario de lenguas extrajeras es aceptado, sobre todo si se refiere a terminología especializada sobre temas que tanto el comunicador como el comunicado conocen.

Características de los Formatos informativos

Facilita el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante: la organización de los datos, la minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes y lograr el control de las operaciones.

La organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y su verificación.

El uso de información constante posiciona los datos, identifica la información variable y permite una introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro de un círculo.

El control de la operación se consigue haciendo llegar copias de la misma forma a distintas personas o enviándoselas a una persona para que las compare.

Ventajas de los formatos administrativos

Son fuentes permanentes de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la Empresa.

Ayudan a Institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos (son una versión "Oficial" y además evitan los argumentos de "Desconocimiento")

Facilitan la fijación, establecimiento de estándares de aplicación.

Posibilitan la normalización de actividades es decir todos procederán de la misma forma.

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