Contraloría

UNIDAD I. FUNCIÓN DE CONTROL EN LAS ORGANIZACIONES

1.1 ENTIDADES

ENTIDADES.- Todo aquello cuya existencia es reconocida por algún sistema de ontología o semántica. Puede ser concreta, abstracta, universal o particular.

ENTIDAD ECONÓMICA.- Una entidad identificable que realiza actividades económicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines para los cuales fue creada. La entidad puede ser una persona natural o una persona jurídica, o una parte o combinación de ellas. No está limitada a la constitución legal de las personas que la componen.

1.2 FUNCIÓN DE CONTROL

Se define como el proceso de vigilar las actividades, con el fin de asegurarse que se realicen conforme a los planes, y de corregir las desviaciones importantes. A través del control se verifica el desarrollo de algunos principios puestos en práctica por el gobierno de la empresa, tales como la disciplina, la unidad de mando y dirección, permite conocer en sus justos términos, la eficiencia de los procedimientos utilizados.

1.3 LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACIÓN

La organización surgió por la necesidad del hombre de cooperar para lograr sus fines personales, y puede resultar más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura adecuada, de buen personal, incluso de un cierto grado de imprecisión para que la gente se vea obligada a cooperar entre sí. Pero la organización trabajará más efectivamente si los integrantes conocen sus funciones y la forma en que se relacionan, y quién es responsable por determinados resultados para eliminar las imprecisiones y lograr un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja los objetivos de la empresa.

Características de la organización

1. Complejidad.- Existen organizaciones altas y bajas. Las grandes organizaciones tienen un gran número de niveles intermedios que coordinan e integran las labores de las personas a través de la interacción directa, y las empresas pequeñas interactúan directamente con la gente.

2. Anonimato.- Le da importancia al trabajo u operación que se realice, sin tomar en cuenta quién lo ejecuta.

3. Rutina estandarizada.- Son procesos y canales de comunicación que existe en un ambiente despersonalizado o impersonal, las grandes organizaciones tienden a formar subcolectividades o grupos informales, manteniendo una acción personalizada dentro de ella.

4. Estructura especializada no oficiales.- Configuran una organización informal cuyo poder, en algunos casos, son más eficaces que las estructuras formales.

5. Tendencia a la especialización y a la proliferación de funciones.- Pretende distanciar la actividad formal de las de idoneidad profesional o técnicas, las cuales necesitan un modelo extraformal de interdependecia Autoridad-Capacidad para mantener el orden.

6. Tamaño.- Va a depender del número de participantes y dependencias.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Es el proceso de lograr que las cosas se realicen por medio de la planeación, organización, delegación de funciones, integración de personal, dirección y control de otras personas, creando y manteniendo un ambiente en el cual

Características de la administración

1. Universalidad.- La administración donde quiera que existe un organismo social (estado, ejército, empresas, iglesias, familia, etc), porque en él tiene que existir coordinación sistemática de medios.

2. Especificidad: La administración tiene sus propias características las cuales son inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompañada siempre de ellas (funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc), son completamente distintas.

3. Unidad temporal.- Aunque se distingan etapas, fases y elementos de proceso administrativo, éste es único, y por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o en menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativo.

4. Unidad jerárquica: Todos cuanto tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo. Respetándose siempre los niveles de autoridad que están establecidos dentro de la organización.

5. Valor instrumental: La administración es un instrumento para llegar a un fin, ya que su finalidad es eminentemente práctica y mediante ésta se busca obtener resultados determinados previamente establecidos.

6. Flexibilidad: La administración se adapta a las necesidades particulares de cada organización.

7. Amplitud de ejercicio: Esta se aplica en todos los niveles jerárquicos de una organización.

8. Es un medio para ejercer impacto en la vida humana.

9. Se logra mediante los esfuerzos. Para participar en la administración se requiere dejar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas se cumplan mediante el esfuerzo de otros.

10. Es una actividad, no una persona o grupo de ellas. La administración no es gente, es una actividad; las personas que administran pueden ser designadas como directores, gerentes de áreas.

11. La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y práctica. La habilidad técnica es importante para cumplir con un trabajo asignado.

12. La administración es intangible. Su presencia queda evidenciada por el resultado de los esfuerzos.

13. Los que la practica no son necesariamente los dueños.

1.4 LA FUNCIÓN DE CONTROL EN LA ADMINISTRACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES.

El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas: un perspectiva limitada y una perspectiva amplia.

Perspectiva limitada.- El control es concebido como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en términos cuantitativos, forma parte central de la acción de control.

Perspectiva amplia.- El control es concebido no sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organización hacia el cumplimientos de los objetivos propuesto bajo mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia de los medios de control elegidos en la dinámica de gestión.

Importancia del control

Se emplea para:

Crear mejor calidad: las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

Enfrentar el cambio: La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o a las oportunidades, porque le ayuda a detectar el cambio.

Producir ciclos más rápidos: Los clientes de la actualidad no sólo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.

Agregar valor: El principal objetivo de la organización debería ser agregar valor a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor.

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: Permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

Requisitos de un buen control

Corrección de fallas y errores.- El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección.

Previsión de fallas o errores futuros.- El control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.

Principios del control

Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida.

De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será valido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos.

De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá

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