Contraloria

Funciones de Contraloría.

1. Planeación para el control de las operaciones.

2. Información e interpretación de los resultados de operaciones y de situación financiera.

3. Evaluación y deliberación.

4. Administración de impuestos.

5. Informes a dependencias gubernamentales.

6. Coordinación de la auditoría externa.

7. Protección de los activos de la empresa.

8. Evaluación del entorno económico.

La responsabilidad del contralor es que la información

suministrada a la administración sea cierta y confiable,

por lo que la función del área de contraloría se vuelve

estratégica en cualquier organización ya que en la medida

en que exista un control interno eficiente, se dará una mejor

calificación de transparencia a la gestión empresarial.

Objetivos específicos de la contraloría en cada empresa

En cada organización, y dependiendo del giro y ámbito en el que se desarrollen sus operaciones, se van a establecer sus objetivos generales. Partiendo de lo anterior, se tendrán que establecer los objetivos específicos en cada área, y para tal efecto será conveniente considerar los siguientes aspectos básicos: Efectividad y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa.

(CHARRY Rodríguez, Alirio. El control interno y los principios de evaluación de gestión en las entidades del Estado 1ª Edición).

Por lo tanto, y tomando como base los aspectos básicos anteriormente mencionados, será importante establecer conjuntamente con la alta dirección de la empresa los objetivos específicos, revisando a la vez los medios a través de los cuales se piensan lograr.

5. Ubicación del contralor en el organigrama de la empresa

De acuerdo a las funciones y las actividades del Contralor, y a su relación e injerencia en las demás áreas de una organización, un servidor considera que la ubicación del puesto en comento, debe ser la siguiente:

6. Alcance, relación e injerencia en las demás áreas de la empresa

Para poder delimitar el campo de acción específico de una empresa en donde se llevarán a cabo las funciones del Contralor, es indispensable determinar (preferentemente por escrito mediante un memorando interno, por ejemplo) el alcance que tendrán los trabajos, las condiciones y los medios para la aplicación de los sistemas y procedimientos con motivo de las actividades de la Contraloría. Lo anterior es recomendable que se informe y se dé a conocer con el mayor detalle posible a los encargados de área, con la finalidad de que la colaboración conjunta de todos los departamentos permita lograr los objetivos de Control Interno establecidos y se consigan de la manera mas eficiente y oportuna, así como en concordia por parte de todos los integrantes de la empresa, quienes deberán tener presente que su participación y disposición al cambio serán los motores que permitan avanzar en las mejoras planteadas con bases fundamentadas por parte del Contralor.

Debido a lo anterior, la relación que guardará el Contralor con todos las demás áreas dependerá de los objetivos específicos que se tengan planteados para cada una de ellas, y de manera general para la organización en su conjunto.

La injerencia y el grado de involucramiento, al igual que lo ya mencionado en el párrafo anterior, se llevará de acuerdo a los objetivos y a las características específicas de cada área.

la Contraloría para que sea efectiva debe ser estricta y se debe realizar con disciplina considerando la apertura al cambio, también es cierto que dentro de las mismas técnicas de control, se deben implementar aquellas que tienen que ver con un digno trato y empatía con los responsables (ejecutivos, empleados y trabajadores) de la ejecución de los procedimientos aprobados, previendo que en todo momento se proteja principalmente la integridad del recurso humano y se promueva su desarrollo tanto en lo profesional, como en lo personal; y teniendo en cuenta que las personas representan en cualquier lugar y situación, el recurso mas importante de una organización.

Funciones y actividades generales del contralor

Con la finalidad de definir en el orden de trabajo, las funciones y actividades propias del Contralor, a continuación se detalla una breve explicación del proceso de la Contraloría en una empresa:

a. De Inducción y ubicación de las áreas con problema y de mejora.

En una primera instancia, y pensando en que aquí comienza la labor del Contralor, es muy importante la inducción mediante el conocimiento de la historia de la empresa, los procesos actuales, las políticas vigentes, las técnicas, los métodos y los sistemas utilizados en todas y cada una de las áreas de la empresa y los objetivos específicos que se persiguen; Asimismo y con igual importancia, es indispensable conocer a todas las personas encargadas de cada una de las funciones y actividades en la organización. Para una mejor coordinación del trabajo, será necesario que todo lo anterior sea entregado al Contralor por escrito para su posterior consulta.

Una vez teniendo la información referente a los diferentes movimientos y operaciones de la empresa, así como de quienes los llevan a cabo, se tendrá que trabajar en el análisis de la situación financiera de la empresa y los resultados recientes de su operación, en colaboración con el departamento contable. Lo anterior con la finalidad de detectar de manera general las probables inconsistencias, áreas de problema y oportunidad en las que se tengan que establecer controles para su mejora y/o corrección, definiendo prioridades y la mecánica de trabajo para la elaboración de propuestas, su análisis y la aprobación de éstas para su aplicación.

b. De Salvaguarda y Legalidad.

Durante el proceso de elaboración de propuestas para el establecimiento de procedimientos, reglas, políticas, etc., será de vital importancia considerar en todo momento la salvaguarda de todos los recursos con que cuenta la empresa, mediante la valoración en cuanto a la adquisición de seguros, por ejemplo, ó mediante la asignación de responsables internos y externos de la custodia de los bienes, así como del buen uso y aprovechamiento de dichos recursos, la confidencialidad de la información importante de la empresa, y todos aquellos aspectos que por su delicadeza requieran una especial atención.

Para lo anterior, y en general para la aplicación de todos los movimientos que de las actividades de la Contraloría resulten, se tendrá que fundamentar de manera razonable el criterio utilizado para establecer los controles necesarios en la empresa, considerando siempre el plasmar los motivos, los procedimientos y los beneficios de lo que se pretende lograr. Además de lo anterior, deberá estar debidamente documentado en un marco de legalidad que permita dar seguridad a los directivos, socios o accionistas principalmente, de saber que se esta actuando dentro de los estatutos de la normatividad y la legislación aplicable vigente.

c. De Operación.

Los propios procedimientos y técnicas aplicadas por el Contralor para desarrollar su trabajo, serán sus funciones de operación. Para tal efecto, el desempeño del Contralor deberá basarse principal y estrictamente en Códigos de Ética, ya que el perfil de su puesto exige de primera mano el dirigirse con imparcialidad, respeto y apego a la razón en cada una de sus actividades, toda vez que los reglamentos, las políticas y los procedimientos que se establezcan, dependerán en gran medida del área de Contraloría y en específico de su encargado. Las funciones de operación del Contralor exigen además un orden y una organización en todos los sentidos, además de una adecuada secuencia y seguimiento para el logro de los objetivos planteados, que se darán de acuerdo a las prioridades mas urgentes y/o indispensables para la empresa.

Para una adecuada operación en sus funciones, el Contralor deberá también estar constantemente actualizado (a diario) y capacitado (eventualmente) en materia contable, fiscal y financiera. Lo anterior le permitirá visualizar de manera mas objetiva probables dificultades y/o oportunidades para crear estrategias, elaborar presupuestos con varios escenarios y con ello coadyuvar a una mejor toma de decisiones por parte de la alta dirección.

En las operaciones relativas al giro de la empresa, la función del Contralor en una primera instancia, debe estar encaminada hacia lograr la efectividad y productividad en dichas operaciones, así como de que éstas se lleven a cabo de la manera mas eficiente y oportuna; en conclusión lo que se buscará será realizar (de acuerdo a los procedimientos establecidos para tal efecto) las operaciones (que pueden ser también funciones y actividades) para lograr un producto y/o servicio de calidad, mediante la optimización de los tiempos y el correcto aprovechamiento de los recursos destinados para tal fin.

d. De Información.

En lo que se refiere a la información, se plantea lo referente a la que el propio Contralor genera y debe utilizar, así como aquella que en general es desarrollada en toda la organización.

La información generada y utilizada por el Contralor, por lo general será estrictamente confidencial, ya que tiene que ver en la mayoría de las veces con datos internos que servirán de base para la elaboración de reportes, de presupuestos, de estrategias y de proyectos que se elaborarán con la finalidad de colaborar en una mejor toma de decisiones

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