Control Interno

1. INTRODUCCION

Los fraudes incluso de las más grades empresas del mundo demuestran que los controles de los recursos son herramientas demasiado importantes para el desarrollo exitoso de la actividad económica. Ejemplos como Enron en Estados Unidos o los Nule en Colombia, son los antecedentes precisos para entender la importancia de la segregación de funciones, de la revisión constante, del conocimiento del negocio, etc.

Por lo anterior es importante haber desarrollado este trabajo, que trata someramente de entender como el análisis de una empresa y la aplicación de controles al interior de la misma, puede marcar la diferencia en la utilidad que se espera de ella. El SIT Pradera amablemente abrió sus puertas para permitirnos entender y aplicar lo aprendido en clase.

A continuación encontraremos que en Colombia, como en otros países, existe ya la conciencia de la administración dirigida al logro, y que como en Australia con el modelo ACC, o en Canadá con el COCO o en Estados Unidos con la ley Sarbanes Oxley, también existe para las entidades públicas un sistema de control interno estandarizado llamado MECI.

Para finalizar, o más bien para empezar, a continuación se realiza el análisis de la forma de controlar los inventarios de la empresa SIT PRADERA.

2. OBJETIVO ESPECIFICO

Analizar conscientemente el panorama de la empresa en estudio y formular recomendaciones que permitan aportar a mejorar el control interno de los inventarios.

A. Objeticos particulares:

• Conocer el panorama de una empresa real.

• Analizar los procesos que involucran inventarios.

• Formular cuestionamientos o críticas constructivas a la empresa.

• Afianzar nuestros conocimientos en el análisis.

• Realizar recomendaciones útiles.

• Ampliar nuestros conocimientos en la materia.

3. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

a. IDENTIFICACION

RAZON SOCIAL: UNION TEMPORAL SERVICIOS INTEGRADOS DE TRANSITO DE PRADERA.

ABREVIATURA: SIT PRADERA.

NIT. 900.004.202-4

REPRESENTANTE LEGAL: VICTORIA EUGENIA VARGAS H.

b. MISION

El SIT Pradera es una empresa líder en el manejo de la normatividad de los trámites de transito y la regulación de la movilidad de la ciudad, procura un eficiente manejo del tiempo y los recursos; sirve con cordialidad y respeto a los clientes, por medio de la calidad humana de sus colaboradores, aplicando la tecnología de forma eficaz en sus procesos, procurando el crecimiento sólido y sostenido de la empresa y su entorno.

c. VISION

Ser reconocidos a nivel nacional por la calidad, eficiencia y eficacia en los procesos, además del excelente servicio brindado a nuestros clientes, perpetuando el compromiso con la ciudadanía con el apego a las leyes, brindando solidez a nuestros accionistas y capacitación a nuestros colaboradores, a fin de ser el mejor organismo de transito del país.

d. ACTIVIDAD ECONOMINA

Definida en el Registro Único Tributario RUT, con el código 7499; el SIT Pradera se deriva de un contrato de particulares con el Estado, por medio del cual se pone en funcionamiento la Secretaria de Transito de Pradera Valle. El SIT Pradera (concesión) se encarga de todo lo relacionado con la legalización ante el Estado Colombiano de los nuevos vehículos, así como de los nuevos conductores, así como de los nuevos trámites derivados del registro inicial.

e. RESEÑA HISTORICA

El SIT Pradera surge del Contrato de Concesión 073 del 17 de diciembre de 2004 derivado de un concurso de licitación. Inicia sus labores operativas en febrero de 2005. El primer Secretario de Transito fue el Señor Luis Carlos García Jaramillo; la función más importante del Secretario consiste en la veeduría y auditoria de los procesos llevados a cabo por la concesión en el desarrollo de sus actividades, aunque en principio también se encargaba de la firma autógrafa de las tarjetas de propiedad.

Para el año 2007, con el cambio de Alcalde, se da también el cambio de Secretario de Transito y se nombra al Arquitecto Carlos Eduardo Guendica Argote, como nuevo Secretario de Transito de Pradera.

Durante los años siguientes se han presentado varios cambios a nivel nacional que han repercutido fuertemente en el desarrollo de las actividades de transito comunes, primero a mediados de 2007, el Gobierno Nacional crea el Sistema Integrado de Información sobre las Multas, SIMIT, impidiendo rotundamente que las personas que tuviesen deudas con el Estado pudieran realizar trámites de transito; luego, para mediados de noviembre del 2009, el Estado pone la concesión para el Registro Único de Nacional de Tramites RUNT, ratificando así la obligatoriedad de la legalidad en los trámites a la vez que se da un paso hacia adelante en tecnologías de punta que brindan mayor agilidad y seguridad a los usuarios del sistema de Transito Nacional.

Es así como el Transito de Pradera con el cumplimiento y adaptación de todas las actualizaciones implantadas por el Ministerio de Transporte nacional, se encuentra actualizado y en capacidad de desarrollar actividades de transito de alta calidad, compitiendo en igualdad de condiciones con los Organismos más grandes y de mayor tiempo en este país.

f. NUMERO DE TRABAJADORES

EL SIT Pradera cuenta con doce (12) trabajadores, distribuidos de la siguiente manera:

AREA HOMBRES MUJERES TOTAL AREA

Gerencia 1 0 1

Contabilidad 0 1 1

Sistemas 1 0 1

Tramites 0 2 2

Caja 0 1 1

Archivo 0 1 1

Movilidad 3 0 3

Vigilancia 2 0 2

Totales 7 5 12

g. ORGANIGRAMA

El organigrama del SIT Pradera deja claro que existe administración de tipo lineal; de igual manera y conforme al número de personas que trabajan en la organización la segregación de funciones se puede plantear de la siguiente manera:

Junta Directiva: Compuesta por los propietarios del Contrato, delega las funciones administrativas en un funcionario que los representa.

Representante legal: Se encarga de las relaciones públicas de la empresa y es responsable por las decisiones legales que se tomen dentro de la misma.

Contador(a): Contratado por la junta directiva, con relación laboral por prestación de servicios; se encarga de la revisión de la contabilidad, del análisis de la situación económica de la elaboración y consolidación de los Estados Financieros, tiene relación directa con la Junta y ejerce para la misma funciones de auditoría interna.

Gerente: Es el responsable de las operaciones en la empresa, se encarga de dirigir y controlar el uso eficiente de los recursos; debe velar por que la empresa tenga utilidad, se encarga de las negociaciones.

Auxiliar Contable: Se encarga de la actualización diaria de la contabilidad, de las compras, pagos, bancos, inventarios y recursos humanos.

Cajera: Se encarga de la atención al cliente, recibe los pagos de los tramites, tiene a cargo algunos inventarios.

Coordinador de sistemas: Se encarga de los equipos de cómputo y de procesamiento de datos, del envío de información al RUNT, de apoyar el trabajo de los auxiliares de trámites.

Auxiliares de trámites: Se encargan de la atención al cliente, de la elaboración de los trámites y de algunos inventarios.

Archivo y servicios generales: Se encarga de la revisión de la documentación de los trámites, el archivo y el desarrollo de tareas varias.

Agentes de Transito: Se encargan de controlar la movilidad del municipio, de elaborar comparendos a los infractores y velan por el cumplimiento de las normas de transito, también se encargan de la accidentalidad.

Vigilantes: Se encargan de el cuidado de los espacios físicos de la Secretaria de Transito de Pradera y de los activos que en ellas reposan.

4. ANALISIS DE INVENTARIOS

La Empresa cuenta con tres inventarios el primero ligado principalmente a actividad principal de la empresa (especies venales), el segundo de equipos de cómputo y el tercero de muebles y enseres.

a. Inventario de Especies Venales

Los Organismos de Transito se dedican al manejo de material de Seguridad Nacional llamados Especies Venales, el cual es asignado por medio de la página del RUNT a cada organismo, la asignación corresponde a la autorización para la solicitud o elaboración de dicho material el cual se describe a continuación, y que en adelante será el objeto de estudio en relación a su manejo dentro de la organización.

*Laminas de Licencias de Conducción

*Laminas de Licencias de Transito

*Placas de Moto

*Placas de Moto Carro Particular

*Placas de Moto Carro Público

*Placas de Vehículos Particulares

*Placas de Vehículos Públicos

*Placas de Vehículos Oficiales

*Placas de Carretilla

*Placas de Bicicleta

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