Control Koontz

DESARROLLO

El proceso básico de control

Las técnicas y los sistemas de control son fundamentalmente los mismos para el efectivo, los procedimientos de oficina, la moral, la calidad del producto y todo lo demás. El proceso básico de control, sin importar donde se encuentra ni lo que controle, comprende tres pasos:

• establecer estándares;

• medir el desempeño con estos estándares ;

• corregir las variaciones de los estándares y los planes.

Establecimiento de estándares

Debido a que los planes son los puntos de referencia con respecto a los cuales los administradores establecen los controles, el primer paso lógico en el proceso de control seria elaborar planes. Sin embargo, debido a que estos varían en detalles y complejidad, y puesto que los administradores en general no pueden vigilarlo del todo, se fijan estándares especiales. Por definición los estándares son simples criterios de desempeños. Se trata de puntos seleccionados en todo un programa de planeación en los que se ven mediciones del desempeño para que los administradores puedan ver cómo van las cosas, de forma que no necesiten supervisar cada paso en la ejecución de los planes.

Hay muchas clases de estándares entre los mejores se encuentran las metas u objetivos verificabais.

Medición del desempeño

Aunque este tipo de medición no siempre resulta practico, la medición del desempeño con los estándares debería hacerse, idealmente, en forma anticipada, con el fin de que las desviaciones se detecten antes de que ocurran y se eviten mediante las acciones apropiadas.

Si los estándares se establecen en forma apropiada y se encuentran con medios para determinar con exactitud que hacen los subordinados, la evaluación del desempeño real es sencilla. Pero hay muchas actividades para las que resulta difícil elaborar estándares precisos y muchas otras que son difíciles de medir. Podría ser bastante sencillo establecer estándares de horas de trabajo para la producción de un articulo que se fabrica en gran escala e igualmente sencillo medir el desempeño con estos estándares, pero si él articulo se produce por pedido la evaluación del desempeño puede transformarse en una tarea muy difícil debido a lo difícil de establecer criterios para ello. Además en los trabajos menos técnicos no solo puede ser difícil elaborar estándares sino que también se complicara la evaluación.

Corrección de las desviaciones

Los estándares deben reflejar los diversos puestos en la estructura organizaciones. Si el desempeño se mide de acuerdo con ello, es más fácil corregir las desviaciones. Los administradores saben exactamente donde se tienen que aplicar las medidas correctivas en la asignación de las tareas individuales o de grupos.

La corrección de las desviaciones es el punto en el que el control se puede ver como una parte del sistema completo de administración y se puede relacionar con las demás funciones administrativas. Los administradores pueden corregir las desviaciones rehaciendo sus planes modificando sus metas o pueden corregir las desviaciones ejerciendo

Su función de organización mediante la reasignación de las tareas. También se pueden corregir mediante la contratación de personal adicional. Se pueden corregir mediante una mejor dirección (la explicación más completa del trabajo o técnicas del liderazgo más eficaces).

Puntos críticos de control y estándares

Los estándares son criterios con los que se mide el desempeño real o esperado. En una operación sencilla un administrador podría ejercer el control mediante una cuidadosa observación personal del trabajo que se esta realizando. Sin embargo, en la mayor parte de las operaciones esto no es posible de realizar debido a su complejidad. Solo puede escoger unos puntos de atención especial y observarlo para ver que la operación marcha bien.

Los puntos seleccionados por el control devén ser críticos, en el sentido de que son factores limitantes de la operación. Con estos estándares los administradores pueden manejar un grupo mayor de subordinado y de esta forma aumentar su tramo de autoridad, con los resultantes ahorros de costos y mejorías de la comunicación. El principio del punto critico de control, uno de los principios más importantes al respecto, dice: el control eficaz requiere presentar cuidadosamente atención a aquellos factores críticos para evaluar al desempeño con respecto a los planes.

Preguntas para seleccionar los puntos críticos de control

La capacidad para seleccionar puntos críticos de control es una de las artes de la administración, puesto que el control adecuado depende de ello. En relación con este tema, los administradores tienen que hacerse a sí mismos preguntas como ésta: ¿Qué reflejará mejor las metas de mi departamento? ¿Qué me mostrará mejor cuándo no se están cumpliendo estas metas? ¿Qué medirá mejor las desviaciones críticas? ¿Qué me dirá quién es el responsable de cualquier fracaso? ¿Qué estándares costarán menos? ¿Con qué estándares se puede obtener, a bajo costo, información?

Tipos de estándares del punto critico

Todo objetivo, toda meta de los muchos programas de planeación, toda actividad de estos programas, toda política, todo procedimiento y todo presupuesto, se convierten en estándares con los cuales se puede medir el desempeño real o el esperado.

Sin embargo, en la práctica existe la tendencia a que los estándares sean de los tipos siguientes: 1) estándares físicos, 2) estándares de costos, 3) estándares de capital, 4) estándares de ingresos, 5) estándares de programas, 6) estándares intangibles,7) metas como estándares y 8) planes estratégicos como puntos de control para el control estratégico.

Estándares físicos.

Los estándares físicos son mediciones no monetarias muy comunes

en el nivel operativo donde se insumen materiales, se utiliza mano de obra, se prestan servicios y se producen bienes. Pueden reflejar cantidades tales como horas de trabajo por unidad de producción, libras de combustible por caballo de fuerza producido, toneladas de carga transportada, unidades de producción por hora máquina. o metros de alambre por tonelada de cobre. Los estándares físicos también pueden reflejar la calidad, como puede ser la dureza de los rodamientos, el cumplimiento de las tolerancias, la velocidad de ascenso de un avión, la durabilidad de una tela o la firmeza de un color.

Estándares de costos.

Los estándares de costos son mediciones monetarias y, al igualque los estándares físicos, son comunes en el nivel operativo. Asignan valores monetarios a aspectos específicos de las operaciones. Algunos ejemplos de estándares de costos muy utilizados son las mediciones de los costos directos e indirectos por unidad producida, el costo de mano de obra por unidad o por hora, el costo del material por unidad, los costos por hora-máquina, los costos por reservaciones en los aviones, los costos de venta por importes o por unidades de ventas y los costos por metro de pozo petrolero perforado.

Estándares de capital.

Existen diversos estándares de capital, todos derivados de la

aplicación de mediciones monetarias a elementos físicos. Estos estándares están más relacionados con el capital invertido en la empresa que con los costos de operación y, por consiguiente, se relacionan principalmente con el balance general y no con el estado de resultados, Quizá el estándar de más amplia utilización para nuevas inversiones, así como para el control general, es el rendimiento sobre la inversión. El balance general típico mostrará otros estándares de capital, como son las relaciones del activo circulante con el pasivo circulante, del pasivo con el capital neto, de la inversión fija con la inversión total, del efectivo y las cuentas por cobrar

frente a las cuentas por pagar y de los documentos o bonos con las acciones, así como el tamaño y la rotación de los inventarios.

Estándares de ingresos.

Los estándares de ingresos se obtienen al asignar valores

monetarios a las ventas. Pueden incluir estándares como el ingreso por pasajero-kilómetro de autobús, la venta promedio por cliente y la venta per cápita en un área de mercado determinada.

Estándares de programas.

A un administrador se le puede asignar la puesta en marcha

de un programa de presupuestos variables, de uno para seguir de un modo formal el desarrollo de nuevos productos, o de otro para mejorar la calidad de un equipo de vendedores. Aunque puede ser necesario aplicar algún criterio subjetivo para evaluar el desempeño del programa, la oportunidad en el tiempo y otros factores se pueden usar como estándares objetivos.

Estándares intangibles.

Más difíciles de fijar son los estándares que no se expresan ni en mediciones físicas ni monetarias. ¿Qué estándares puede usar un administrador para determinar la competencia del agente de compras de la división o del director de personal? ¿Qué se puede utilizar para determinar si el programa de publicidad cumple con los objetivos, tanto a corto como a largo plazo? ¿O si el programa de relaciones públicas tiene éxito? ¿Son leales los supervisores a los objetivos de la compañía? ¿Es activo el personal de oficina? Estas preguntas demuestran la dificultad de establecer estándares o metas para una medición cuantitativa o cualitativa clara.

En los negocios existen muchos estándares intangibles, en parte debido a que las investigaciones adecuadas sobre lo que constituye el desempeño deseado no se han realizado más allá del nivel del taller, de la oficina de ventas del distrito,

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