Control contable de las existencias de mercancía en empresas comercializadoras

 Control contable de las existencias de mercancía en empresas comercializadoras

Saúl Escalona

Participante: Rosmary Torres

RESUMEN

Los inventarios de mercancía  y su control son aspectos claves que toda empresa debe controlar eficientemente. En primer lugar  para cumplir con las obligaciones con sus clientes y  en segundo lugar, para mantener los costos de inventarios lo más bajos posibles. Si una organización no posee un sistema de control eficiente enfrentará muchos inconvenientes con el manejo de   sus inventarios. La situación actual, y los cambios constantes por los que atraviesa la economía venezolana, y los desajustes a nivel económico y político,  han alterado la situación financiera de muchas empresas, en especial lo relacionado con  la variedad en los precios del mercado, lo que las obliga a recurrir a cambios drásticos en sus controles internos con la finalidad de adecuarlas a las situaciones de inestabilidad que actualmente afecta el país. El propósito del  artículo es  evaluar el control interno contable del inventario de mercancía en la empresa Comercializadora Boso, C.A, ubicada en Maracay estado Aragua. El diseño de investigación fue no experimental, basado en un tipo de campo con apoyo documental y nivel analítico. La población estuvo conformada por diez (10) empleados que laboran en la mencionada empresa. La muestra estuvo constituida por siete (7), este tipo de muestro se denomina intencional. Para la obtención de los datos se emplearon la observación directa y la encuesta.  Como  instrumento se utilizó un cuestionario conformado por veinte  (20) preguntas de tipo dicotómico. La validez se determinó por medio de la técnica del juicio de expertos,  y la confiabilidad se obtuvo con el método de Kuder y Richardson KR20 dando como resultado 0,99.  Al analizar los resultados se concluye que la empresa tiene muchas debilidades en lo que respecta al control del inventario de mercancía, se carece de normas y procedimientos, no hay formatos para el control de entrada y salida de mercancía y sus niveles de existencia son casi cero debido a factores externos como la escasez, impuntualidad de los proveedores y costos de reposición muy altos debido a la inflación. Se recomienda, entre otros aspectos,  elaborar procedimientos y normas por escritos así como hacer seguimiento constante a las variables externas que están afectando la reposición de la mercancía

Palabras Claves: Inventario, mercancía, control interno, operaciones.

Accounting control of merchandise stocks in trading companies

Saúl Escalona

Participant: Rosmary Torres

ABSTRACT

Merchandise inventories and their control are key aspects that every company must control efficiently. First of all, to fulfill the obligations with its customers and, secondly, to keep inventory costs as low as possible. If an organization does not have an efficient control system, it will face many inconveniences with the management of its inventories. The current situation, and the constant changes that the Venezuelan economy is going through, and the imbalances at the economic and political level, have altered the financial situation of many companies, especially those related to the variety of market prices. It requires resorting to drastic changes in its internal controls in order to adapt them to the situations of instability that currently affect the country. The purpose of the article is to evaluate the internal control of the inventory of merchandise in the company Comercializadora Boso, C.A, located in Maracay, Aragua state. The research design was non-experimental, based on a type of field with documentary support and analytical level. The population consisted of ten (10) employees who work in the aforementioned company. The sample consisted of seven (7), this type of sample is called intentional. To obtain the data, direct observation and the survey were used. As an instrument, a questionnaire consisting of twenty (20) dichotomous questions was used. The validity was determined by means of the technique of expert judgment, and the reliability was obtained with the method of Kuder and Richardson KR20 resulting in 0.99. When analyzing the results it is concluded that the company has many weaknesses regarding the control of merchandise inventory, there are no rules and procedures, there are no formats for the control of merchandise entry and exit and their levels of existence are almost zero due to external factors such as shortages, late suppliers and very high replacement costs due to inflation. It is recommended, among other aspects, to elaborate written procedures and standards as well as to constantly monitor the external variables that are affecting the replacement of the merchandise.

Key words: Inventory, merchandise, internal control, operations.

INTRODUCCIÓN

Los inventarios prevalecen en el mundo de los negocios. Mantenerlos es necesario para las compañías que tratan con productos físicos, como fabricantes, distribuidores y comerciantes. Por ejemplo, los fabricantes necesitan inventarios de materiales requeridos para la manufactura de productos (materia prima). También deben almacenar productos terminados en espera de ser enviados. De manera similar, tanto los distribuidores como las tiendas deben mantener existencias de bienes disponibles cuando los consumidores lo soliciten. Los inventarios proporcionan información a los gerentes sobre las cantidades en existencia de cada rubro que tenga la organización; pueden ser materias primas, productos terminados, productos en procesos, materiales y suministros y repuestos equipos.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. Los inventarios deben mantenerse bajo control y supervisados de manera constante ya que resguardan insumos fundamentales para los procesos productivos y para la venta entre otros. Al respecto, Weish, (2003) lo define como: “el conjunto de bienes corporales, tangibles y en existencia, propios y de disponibilidad inmediata para su consumo (materia prima), transformación (productos en procesos) y en venta (mercancía y productos terminados)” (p 25).

En este sentido, un inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de venderlos, en un período económico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.

Es muy importante que las empresas tengan su inventario atentamente controlado, vigilado y ordenado, dado a que de éste depende el proveer y distribuir adecuadamente lo que se tiene, colocándolo a disposición en el momento indicado. De acuerdo con Meigs  (2013), el control tiene como principal función:  “el alcance que tiene el control interno dentro de cualquier empresa es tan amplio como el de la propia organización, va más allá de las funciones contables y  financieras como consecuencia de la posibilidad real que posee al intervenir en todas las actividades desarrolladas por la empresa” (p.123).  En este sentido la página http://www.economia48.com, define el control contable como:

Comprende aquella parte del control interno que influye directa o indirectamente en la con-fiabilidad de los registros contables y la veracidad de los estados financieros, cuentas anuales o estados contables de síntesis. Las finalidades asignadas tradicionalmente al control interno contable son dos: a) la custodia de los activos o elementos patrimoniales; b) salvaguardar los datos y registros contables.(s/p).

El objetivo del  artículo consiste en evaluar el control interno contable del inventario de mercancía en la empresa Comercializadora Boso, C.A, ubicada en Maracay estado Aragua. En función a ello a continuación se aborda la metodología, resultados, discusión, conclusión y referencias

Metodología

La investigación es de un diseño no experimental, lo que indica que las variables relativas al manejo del control contable del inventario de mercancía aplicado en la empresa Comercializadora Boso, C.A, no fueron  manipuladas por la investigadora. En este orden de ideas, en relación al tipo de investigación, esta es de campo, porque la información se tomó directamente del sitio dónde se originan, es decir, la sede de la empresa en estudio. El presente estudio es de tipo evaluativo y descriptivo apoyado en una revisión bibliográfica. Asimismo, la información necesaria para se tomó en la sede de la mencionada empresa.

En relación a la población,  estuvo conformada por el total de trabajadores de la empresa Comercializadora Boso, C.A,  es decir, diez (10), personas.  La muestra, es la parte de la población que se selecciona, de la cual realmente se obtiene la información para el desarrollo del estudio y sobre la cual se efectuaron la medición y la observación de las variables objeto de estudio. En la presente investigación se seleccionó como muestra a siete (07) empleados que se relacionan directamente con la gestión del inventario de mercancía de la empresa en estudio. Este tipo de muestreo se denomina intencional, que es definido por Tamayo y Tamayo, (2014) como: “El investigador selecciona los elementos que a su juicio son representativos, lo cual exige un conocimiento previo de la población” (p 182).  Los componentes de la muestra se indican en el cuadro Nº2.

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