Control Intrno De Una Empresa

1. Seleccione una empresa y consulte el resultado de auditorías internas realizadas a una de las siguientes áreas (Inventarios, cartera, cuentas por cobrar, contabilidad, producción, etc.) e identifique los hallazgos encontrados para el área seleccionada y el plan de acción propuesto por la administración para atender los mencionados hallazgos.

Proceso NOMBRE DEL PROCESO TIPO DE PROCESO G M A

X

Objetivo

Definir las actividades necesarias para identificar, registrar, tratar y controlar las no conformidades que no cumple con los requisitos especificados en los procesos.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Todas las personas cuyas funciones, responsabilidades y autoridad se relaciona con el Sistema de Gestión de la Calidad de COINSPETROL en forma directa Programas de formación

Diseños curriculares

Quejas y reclamos.

1. Identificar y registrar la no conformidad en los procesos

2. Analizar la no conformidad en el proceso y definir su corrección

3. Definir Seguimiento

4. Verifique eficacia a la corrección

5. Analizar la conveniencia de emprender Acción Correctiva

No conformidades de los procesos corregidas

Acciones correctivas.

Planes de mejoramiento Alumnos y beneficiarios de los programas académicos.

RECURSOS

Formatos de registro

RESPONSABLES PROCESOS DE SOPORTE:

El Representante de la Dirección o Coordinador de Calidad debe establecer el responsable del proceso al cual pertenece la no conformidad o situación presentada y entregar el formato “Acción Correctiva y Preventiva” para ser analizada.

LIDER PARTICIPANTES

Coordinadora SGC Todos los responsables de los procesos

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN:

Auditores

Responsables de los procesos

Empleados de todas las áreas

REGISTROS DE CONTROL.

Se realizará el seguimiento dentro del plazo establecido para su ejecución, registrando el resultado del mismo en el formato “Acción Correctiva y Preventiva - numeral IV”.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y SOPORTE

Formato “Acción Correctiva y Preventiva”

ACTIVIDAD ¿QUIÉN? ¿CUÁNDO? ¿DÓNDE? ¿POR QUÉ? ¿CÓMO?

EJEMPLO

Verificar requisición y orden contra pedido. Gerente de compras Cuando llega pedido a la empresa. En área de recibo de insumos. Es necesario verificar que llego lo que se pidió. Comparando orden con pedido.

1.

Registro de inconformidad

Coordinadora de SGC En el momento de incumplimiento de la inconformidad Área de trabajo El procedimiento no se cumplió de acuerdo a la norma Hubo inconformidad en el cumplimiento.

2.

a. Investigue sobre la efectividad del plan de acción propuesto (Resultado de indicadores o mediciones que se hayan establecido para el seguimiento del mencionado Plan.

Código Nombre del Documento Responsable Ubicación Acceso Tiempo de Retención Disposición Final

CIP-P02-PR04 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES EN LOS PROCESOS DE LA INSTITUCION Director administrativo No 1 2/10/12

CIP-P02-PR02

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Directora de calidad No 1 23/10/12

CODIGO: CIP-C02

CARACTERIZACION DE PROCESOS Comité de calidad No1 02/09/2012

Código Nombre del Documento Responsable Versión Fecha de Aprobación

CIP-P02-F07 Formato Acción Correctiva y Preventiva Director de calidad No1 02/10711

CIP-PO2-F08 Formato Diagrama Causa – Efecto Director de calidad No1 23/10/11

CIP-PO2-F08 Formato relación de acciones correctivas Director de calidad No 1 25/10/11

b. Defina Plan de Acción, Partes principales de un Plan de Acción y Recomendaciones para su elaboración.

NOMBRE: Medición análisis y Mejora.

OBJETIVO Planificar e implementar actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora para asegurar la conformidad y eficacia del sistema de gestión de calidad.

ALCANCE Aplica a todo el Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto

RESPONSABLE Representante de Dirección.

DOCUMENTOS DEL PROCESO RECURSOS REQUERIDOS REQUISITOS INDICADORES

LEGALES NORMA NTC 5555 CLIENTE

-Procedimiento de Auditorías Internas de Calidad

-Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas

-Procedimiento de Control del Producto No Conforme

- Procedimiento para evaluar la satisfacción del cliente. - Información del desempeño de los procesos.

- Computador

N.A. 4.1 Requisitos Generales

4.2 Requisitos de la Documentación.

5.2. Enfoque al cliente.

5.6. Revisión por la dirección.

8.0 Medición, análisis y mejora

N.A Ver matriz de indicadores.

2. Cuál es el significado de evaluación, objetivos, metas, Indicador, Indicadores de Efecto e Indicadores de Impacto.

Evaluación: Las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos e internos que tienen que ser evaluados.

Una condición previa a la evaluación es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre sí e internamente coherentes.

La evaluación consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio.

“La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta, estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes en las distintas áreas”.

Objetivos: Toda organización tiene una misión y visión, éstas determinan los objetivos y las estrategias necesarias para alcanzarlos. Los objetivos se pueden establecer para el conjunto de la organización o para determinadas actividades dentro de la misma.

Los objetivos se pueden categorizarse: Operacionales: utilización eficaz y eficiente de los recursos de una organización. (Por ej. Rendimiento, Rentabilidad, Salvaguarda de activos, etc.)

Información financiera: preparación y publicación de estados financieros fiables.

Cumplimiento: todo lo referente al cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

Del sistema de control interno puede esperarse que proporcione un grado razonable de seguridad acerca de la consecución de objetivos relacionados con la fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes.

Indicador: Es un medidor y controlador de la gestión gerencial diseñado para cada función o actividad, con el fin de alcanzar o superar una meta.

Indicadores de Efecto: son los relacionados con logros de mediano plazo, contribuyen al cumplimiento de objetivos de programas

Indicadores de Impacto: son los relacionados con los logros de largo plazo, contribuyen al cumplimiento de la misión u objetivos superiores de la empresa.

Indicadores de resultado: Son los relacionados con logros de corto plazo, contribuyen al cumplimiento de acciones correctivas y preventivas

a. Cuál es el significado de Monitoreo, metas, actividades, Indicadores de Producto.

MONITOREO: Los sistemas de control interno requieren monitorearse, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continua, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. El monitoreo se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones.

“Todo el proceso debe ser monitoreado, introduciéndose las modificaciones pertinentes cuando se estime necesario. De esta forma el sistema puede reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo a las circunstancias”.

METAS: Existe una relación directa entre los objetivos, que es lo que la empresa se esfuerza por conseguir, y las metas, que representan lo que se necesita para cumplir dichos objetivos. Metas (de un año o menos): puntos de referencia o aspiraciones que las organizaciones deben lograr, con el objeto de alcanzar en el futuro objetivos a un plazo más largo.

ACTIVIDADES: En el desarrollo del control interno se entiende como el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma, que consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas (mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado),

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