Cuales son los mejores Beneficios de la gestión de Interesados dentro del manejo de proyectos de alto rendimiento

Beneficios de la gestión de Interesados dentro del manejo de proyectos de alto rendimiento

Julio Alejandro Tobar Cabezas

Universidad de las Américas

Mediante el análisis de definiciones, marco conceptual, modelos y referencias de índole académico encontradas en los repositorios de bases de datos de la web y documentos físicos en bibliotecas, se relacionará la gestión de interesados con proyectos de alto rendimiento; del vínculo que se logre conceptualizar se identificará los beneficios que se consiguen en un proyecto de alto rendimiento con una adecuada gestión de sus interesados.

Introducción

Según Antonio Rodríguez, “No puede existir un proyecto sin interesados, estos están presentes en todas las fases del proyecto, desde su concepción, pasando por los procesos de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y cierre del proyecto” (Rodriguez, 2013). De lo citado, se sobreentiende que la identificación, valoración, seguimiento y gestión viene de la mano con la importancia que tienen los interesados en un proyecto.

Lynda Bourne expresa que, “el éxito de un proyecto está en establecer estrategias que faciliten una gestión adecuada de los interesados he identificarlos al comienzo del proyecto” (Bourne, 2013). Uno de los roles del Director del Proyecto es identificar lo más oportunamente a los interesados y lograr que estos comprendan el beneficio del proyecto, conseguir el apoyo cuando este lo necesite, y que se sientan conectados con el proyecto; consiguiendo así sembrar los beneficios que se cosecharán con una adecuada gestión.

El proyecto es exitoso si todos sus interesados son felices (Tretim, 2015). Si alguno de los interesados no está contento aun cuando se aceptaron todos los entregables, el proyecto no se lo puede catalogar como exitoso; por lo tanto, es importante que todos los interesados se mantengan satisfechos para considerar un éxito en el proyecto.

El Director, el sponsor de los proyectos son interesados que fácilmente se los identifica, me atrevería a decir que vienen añadidos al momento de conceptualizar un proyecto, sin embargo, al conceptualizar a los stakeholders en la gestión de interesados según la guía Pmbok nos dice: “El proceso de identificar las personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una decisión, actividad o resultado del proyecto, así como analizar y documentar información relevante relativa a sus intereses, colaboración, interdependencia, influencias y posible impacto en el éxito del proyecto” (Project Management Institute, 2013, pág. 391). Algunos interesados son más fáciles de identificar, mientras que otros permanecen ocultos; con intereses y niveles de poder diferentes.

En fin el proyecto y su director requieren de stakeholders que deseen que el proyecto tenga éxito, y que respalden lo que el proyecto busca satisfacer; necesitan empleados que estén ahí cuando se los necesite, que sean creativos y productivos, necesita comunidades para las cuales el proyecto sea de interés común, de modo que no utilicen los procedimientos políticos, para destruir el valor que va a generar el proyecto, y claro el proyecto debe cumplir la triple restricción y ser rentable para los que están financiando (Argadoña, 2010).

Surgen inquietudes respecto a los stakeholders y sus beneficios como: ¿Quiénes son los interesados, como se los clasifica? ¿Qué herramienta en la más adecuada para su gestión? ¿Qué beneficios se obtiene con una adecuada gestión? ¿A qué se considera un proyecto de alto rendimiento?

Diagnóstico

Entre las diez razones por las cuales un proyecto puede fracasar es la escasa importancia que se dan a los interesados (Morphy, 2013). Las relaciones que el Director del proyecto genere con los interesados, son estrechamente relacionadas con la opinión final que estos den acerca del proyecto, este criterio tendrá relación con el éxito o fracaso del mismo.

Gerenciar las expectativas de las personas importantes en el proyecto generará el éxito del mismo (Kennon, Howden, & Hartley, 2009). Entonces para identificarlos, clasificarlos, analizarlos y gerenciarlos de manera adecuada se deben utilizar herramientas que faciliten esta actividad; ahora la gestión adecuada de estos minimiza los riesgos de fracasar en un proyecto; lo que nos lleva a pensar con que beneficios se ve afectado el proyecto.

Desarrollo

Según Carpintero en su obra “Produciendo la realidad: las empresas comunitarias” describe que “la historia de los interesados se remonta a los años 1820-1840 con la aparición de la revolución industrial y el movimiento obrero, creado en respuesta a los abusos laborales y la exigencia de hacer valer sus derechos, lo cual terminó en una sociedad demandante en la que las empresas actúen con responsabilidad social y en vela del bienestar de los obreros, generando no solo una transformación social si no un impacto significativo en el mercado” (Carpintero, Petras, & Hernández, 2002). Entre 1840 y 1930 en el marcado el equilibrio de la oferta y la demanda, se exigió que las empresas estudien al consumidor y se dieron cuenta que el consumidor tenía la posibilidad de elegir y no adquirir lo que se le ofertaba, esto trajo como consecuencia que los trabajadores y accionistas exijan que sus necesidades deben ser comprendidas por las empresas y que estas den la importancia necesaria para suplirlas (Mora, 2012) . Revisado los orígenes de cómo se generó la importancia de gestionar a los interesados; según lo citado por Mora “la primera vez que fue nombrado en el área empresarial a los interesados stakeholders, se remite al año 1962 cuando el “Stanford Research Institute” mediante un documento interno se refirió a los interesados como aquel conjunto de personas que sin el apoyo brindado la organización podría dejar de existir” (Mora, 2012). Formalmente el término de interesados “Stakeholders” fue mencionado por primera vez en 1984 y se lo conceptualizaba como: “cualquier persona, grupo o individuo que pueda afectar la organización o ser afectado por el cumplimiento de los objetivos de la empresa” (Fremaan, 1984). El PMI define el término Stakeholder como “un individuo, grupo u organización que puede afectar, ser afectado por, o percibirse así mismo, de ser afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto” (Project Management Institute, 2013, pág. 593). Con una aproximación similar la ISO 1500 establece que el concepto de stakeholder refiere a: “los individuos, grupos u organizaciones que impactan o pueden verse afectadas por el proyecto, y documentar la información relevante relacionada con sus intereses e implicación” (Internacional Organization for Standarization ISO, 2012). Desde el punto de vista de PRINCE2 la palabra stakeholder se refiera a, “cualquier individuo, grupo u organización que puede afectar, ser afectado por o percibirse así mismo, de ser afectado por una iniciativa en los programas, proyectos, actividades y riesgos” (Prince2, 2009).

Las definiciones presentadas tienen un factor en común que las relaciona en sus conceptos, sus diferencias son leves al determinar que los interesados son personas, individuos, grupos u organizaciones; el factor que las relaciona se lo puede determinar en: 1) La influencia del stakeholder en el proyecto o viceversa, 2) el impacto que puede tener en el proyecto. Una vez que el concepto de (Fremaan, 1984) tomo importancia entres las organizaciones; los análisis para establecer una responsabilidad social por parte de las organizaciones determinaron que esta gestión, debe convertirse en una estrategia competitiva en todas las empresas. Para el “Project Management Institute” los conceptos establecidos no fueron indiferentes y en el año 2013 introduce en la quinta edición de su “guía de los fundamentos para la dirección de proyectos guía del Pmbok” una nueva área de conocimientos llamada “Gestión de los Interesados”; esta nos indica que un objetivo clave para el proyecto es buscar que los interesados del proyecto estén contentos con este. El éxito del proyecto está relacionado por la influencia que los interesados (personas u organizaciones) ejerzan; es necesario identificarlos, aunque la relación de estos con el proyecto no sea evidente; adicional se debe utilizar las herramientas que propone la guía del Pmbok, las encontradas en la literatura o las que se generen en base a la necesidad del entorno del proyecto; con esto se logrará esclarecer el rol y postura que ejercerán los stakeholders en el proyecto; de esta manera se identificará si los interesados generan beneficios o se convertirán en un riego para el proyecto.

El “Project Management Institute” en la quinta edición de su “guía de los fundamentos para la dirección de proyectos guía del Pmbok” nos dice: “La Gestión de los Interesados del Proyecto incluye los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto, y para desarrollar estrategias de gestión adecuadas a fin de lograr la colaboración eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto” (Project Management Institute, 2013, pág. 391). Una actividad que es de responsabilidad del Director de Proyectos es la identificación y gestión de los stakeholders, sin embargo; al ser de suma importancia esta actividad para el proyecto, se debe involucrar a todo el equipo y a demás participantes que tengan conocimiento del contexto en el que se va a desarrollar el proyecto. Para el análisis, identificación, de los interesados varios autores exponen diferentes modelos que permiten una adecuada caracterización (tabla uno)

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