Departamento De Compras BIMBO

Objetivo.

Establecer los lineamientos a seguir para la realización de compras de materiales, insumos, bienes y/o servicios, así como:

• Obtener información confiable, veraz y oportuna que ayude a una buena toma de decisiones.

• Segregar las funciones de autorización, adquisición, custodia, registro, recepción y almacenaje de la mercadería comprada.

• Determinar una política adecuada de adquisiciones de mercadería.

• Prevenir fraudes en compras por favoritismo en contabilidad.

• Promover la eficiencia del personal de compras.

• Registrar adecuada y oportunamente las compras de mercadería.

Con los objetivos antes mencionados se garantiza así la satisfacción de los clientes, en cuanto a oferta, calidad y tiempo.

Alcance.

Este procedimiento aplica desde el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener información segura, oportuna y confiable, así como promover la eficiencia de operaciones de adquisición o compra que se realizan dentro de BIMBO.

Manual de políticas y procedimientos.

Políticas de compras de BIMBO.

Respecto a la Documentación:

• Solo el personal autorizado podrá iniciar las solicitudes de compra.

• Cada solicitud será firmada por un supervisor quien tiene responsabilidad presupuestaria para el tipo de erogación.

• El departamento de compras tiene la autoridad de expedir órdenes de compra.

• El departamento de compras se cerciorará de cuál es la mejor fuente de abastecimiento y en relación a los artículos importantes será necesario pedir diversas cotizaciones.

• Los documentos clave al ordenar bienes y servicios lo serán la requisición y orden de compra.

• La requisición especificará los artículos deseados y es autorizada por el supervisor del departamento de origen.

• Las requisiciones podrán ser pre numeradas.

• Las órdenes de compras son formuladas en el departamento de compras.

• Los documentos clave al ordenar bienes y servicios lo serán la requisición y orden de compra.

• La requisición especificará los artículos deseados y es autorizada por el supervisor del departamento de origen.

• Las requisiciones podrán ser pre numeradas.

• Las órdenes de compras son formuladas en el departamento de compras.

• Las órdenes de compra deberán contener una descripción precisa de los artículos y servicios y deseados, cantidades, precios y nombre y domicilio del proveedor.

• Las órdenes de compra deberán estar pre numeradas y firmadas por un agente de compras autorizado.

• La orden de compra debe ser enviada al proveedor y las copias deberán ser distribuidas internamente al departamento de recepción, departamento de cuentas por pagar y al departamento que hizo la solicitud.

• En la copia que se remite al departamento de recepción, por lo general se omite la información respecto a cantidades ordenadas, de manera que los empleados de recepción cuenten cuidadosamente los artículos recibidos.

• Los informes de recepción deberán estar pre numerados para proporcionar la documentación de bienes y servicios recibidos, y deberán tener una firma autorizada.

• Confirmar que coincidan la factura del proveedor con el aviso de recepción y orden de compra.

• Determinar la corrección matemática de la factura del proveedor.

• Indicar en los documentos que la verificación anterior con sus respectivos pasos se han realizado.

• Prepara la cuenta por pagar y adjuntar los documentos de soporte.

• Aprobar el documento para pago, teniendo a una persona que la certifique.

• En ningún caso se podrá autorizar una cuenta por pagar que no cuenta con la documentación adecuada.

Respecto a las rutas.

• El medio de transporte y las rutas debe especificarlas el comprador en el pedido.

• Verificar que el medio de transporte seleccionado es el apropiado para la fecha requerida del envío y la naturaleza del material.

• Deben considerarse las diferencias en los costos de envío en las propuestas que asegure que los costos totales son comparables.

• Los cargos por transporte implican tarifas, que deben verificarse por personal calificado.

Manual de Procedimientos.

Procedimiento de compras de materiales, insumos, bienes y/o servicios.

1. El proceso inicia con la detección de necesidades que tenga algún departamento, ya que compras no se limita únicamente a surtir el área de producción, se encarga de abastecer en general de insumos, bienes o servicios a la empresa.

2. Cuando

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