“Documentación de un sistema de gestión de calidad”

INFORME

Instrucción:

Redacte un micro texto en el cual exponga la importancia de cada uno de los elementos que conforman la mejora de la información documentada. Asegúrese de utilizar las palabras clave:

- Evaluación de la documentación

- Corrección

- Control de cambios

- Versión

- Fecha de emisión

- Divulgación

- Distribución

Solución:

Dentro del proceso de “Documentación de un sistema de gestión de calidad” una de las actividades fundamentales es hacer una evaluación continua de la documentación para revisar si los mismos cumplen o no con los requisitos que se establecen en la norma. En el caso de que encontrar inconsistencias o que se necesiten correcciones y/o modificaciones, se realizan una serie de actividades tales como el control de cambios que es en fondo registrar los cambios realizados, actualizar la versión del documento (lo que implica un seguimiento del mismo), asignar nueva fecha de emisión al documento modificado (día, mes y año en el que se realiza la modificación) y por ultimo divulgar y distribuir a las partes interesadas, las mejoras realizadas.

La información documentada según la ISO 9000:2105, es la información que una organización tiene que controlar y mantener, al igual que el medio que la contiene. Esta puede estar en cualquier formato o medio y puede provenir de cualquier fuente de información. La evaluación de esta información documentada de vital importancia, para que se logren los resultados que procedan dentro de la organización. Mantener esta información de manera adecuada, tanto precisiones legales, registros, formatos diligenciados, procedimientos y demás, de forma correcta y de acuerdo a los requisitos, para cuando llegue el momento de necesitar o que se solicite alguno de estos, se tenga prueba de todo lo implementado y bien llevado, dentro de la organización correspondiente a la conformidades necesarias, siempre evitando presentar no conformidades. Así, podemos decir, que la evaluación de la información documentada es uno de los papeles más importantes dentro de un Sistema de Gestión de Calidad, pues es el soporte de lo que este en proceso, de manera tal que se pueden obtener conformidades o no conformidades.

Luego entonces, es así como a través de la información documentada se realiza un proceso de evaluación, donde se indica de manera clara si se encuentra un documento, ya sea interno o externo en estado de conformidad o de no conformidad, esto nos muestra si el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad es correcto o no y descubrir puntos clave en lo que se puede estar fallando en su ejecución de tal forma que la conformidad radica en el cumplimiento de la norma, mientras que la no conformidad, implica el incumplimiento de la norma, ya sea de manera completa o parcial.

Es bien conocido que en gran parte de las empresas que implementan el Sistema de Gestión de Calidad (NTC ISO 9001), se presentan errores comunes a la hora de desarrollar los documentos bases de SGC, y son muchas veces pequeños detalles que los convierte en no conformidades, según lo que señala la norma, pues solo se centran en la parte explícita, claro ejemplo de esto es cuando se deja de firmar los documentos por la alta dirección de la organización, o el no ser divulgada dentro de la organización, lo que demuestra una mala gestión, en términos de documentación, al realizar los procesos necesarios dentro del desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad en una empresa.

Es claro que las empresas buscan por medio del Sistema de Gestión de Calidad el éxito de sus procesos y la satisfacción final de sus clientes tanto internos y externos. Por lo tanto se concluye que la evaluación de la información documentada cumple una gran importancia, pues nos proporciona información sobre lo que está bien y lo que no, según la norma NTC ISO 9001, guiando

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