ELABORACIÓN E IMPLANTACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

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Licenciatura en administración

ADMINISTRACION E INNOVACION EN MODELOS ORGANIZACIONALES

        Nombre de la materia        

 8. ELABORACIÓN E IMPLANTACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Tema

GRISELDA ELENA CASARRUBIAS MIGUEL

        FLOR GARDENIA TORRESCANO MARTINEZ        

CARLOS ALBERTO RONCES BAHENA

JOSE ANGEL RODRIGUEZ DOMINGUEZ

Integrantes

JAVIER TOVAR CALDERON

Docente

3º SEMESTRE GRUPO A MATUTINO

Grupo

25 MARZO 2022

Fecha

3.10. DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS. [pic 3]

Los procedimientos permiten tener una idea clara y sistemática de las actividades que se realizan.

Es necesario aplicar una metodología que garantiza la descripción de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurídico-administrativas aplicables. Posteriormente, siguen las etapas necesarias para desarrollar la identificación, el análisis y el diseño de los procedimientos.

Cuando se realizan uno o varios procedimientos, ya sea para describirlos, implantarlos, mejorarlos, actualizarlos o sustituirlos, se definen con precisión.

Para la delimitación del procedimiento se plantean las siguientes preguntas:

¿Cuál es el proceso que se va a analizar?,¿Dónde se inicia? y ¿Dónde termina?

Contestadas las preguntas, se fijan los objetivos del estudio; éste servirá de guía para la investigación, el análisis y la propuesta del procedimiento en estudio.

Para la recolección de información se recaban los documentos y los datos ya organizados, analizados y sistematizados, que permiten conocer la operación real de los procesos. Los funcionarios y empleados pueden aportar información para el análisis, diseño e implantación de procedimientos; y las áreas de trabajo.

Técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información necesaria:

Investigación documental: Es el análisis de escritos.  Contienen datos de interés. Se estudian documentos como bases jurídico-administrativas, diarios oficiales, registros estadísticos, actas de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que contengan información relevante para el estudio.

Entrevista direct a: Reunirse con una o varias personas, y cuestionarlas orientadamente para obtener información.

Observación de campo: Acudes a un lugar u oficina en donde se desarrollan las actividades de los procedimientos y observar atentamente todo lo que sucede alrededor. Se anota todo lo que se considere relevante.

El análisis de la información y diseño del procedimiento. Analiza los elementos de información o grupos de datos que se integraron durante la recolección de información, con el propósito de tener un diagnóstico que refleje la realidad operativa actual.

Para analizar la información recabada, se responden los cuestionamientos fundamentales que se mencionan a continuación:

¿Qué trabajo se hace?: Tipo de actividades que se realizan en la unidad administrativa.

¿Quién lo hace?: Áreas administrativas que intervienen en el procedimiento, para la realización del trabajo.

¿Cómo se hace?: Secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o servicio determinado.

¿Cuándo se hace?: Periodicidad con la que se realiza el trabajo. Horarios y tiempos para obtener resultados o terminar una actividad. [pic 4]

¿Dónde se hace?: Ubicación geográfica de las oficinas.

¿Por qué se hace?: Busca la justificación de la existencia del trabajo o de su procedimiento.

Teniendo la respuesta a estos cuestionamientos, es necesario el análisis de la información, por ello, es indispensable dirigir principalmente la investigación a:

*La distribución que se hace de los documentos.

*El tipo de registros empleados.

*Los tipos de archivos (permanentemente o provisional).

*Las probables causas de demora.

*Los formatos o cédulas que se utilizan, su contenido, así como qué parte o partes de las mismas se llenan y en qué área lo hacen.

*Las claves de los formatos, cédulas u otros.

*La determinación que se requiere.

*Las firmas o autorizaciones necesarias.

Estas recomendaciones permiten una visión más clara del conjunto de las actividades.

Después de haber sometido a un análisis todas las actividades es necesario mejorar o rediseñar un procedimiento, donde se deberá utilizar la técnica de los cinco puntos:

a) Eliminar

Eliminar todo lo que no sea necesario. Cualquier operación, cualquier paso, cualquier detalle que no sea indispensable, deben ser eliminados.

B) Combinar

Si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es combinar algún paso del procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trámite.

C) Cambiar

Debe revisarse si hay algún cambio que pueda hacerse en el orden, el lugar; o la persona que realiza una actividad puede simplificar el trabajo. Los procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones, modificando o cambiando el lugar, o sustituyendo a la persona que realiza determinada actividad.

d) Mejorar GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias el resultado más práctico se logra mejorando el procedimiento; rediseñando una forma, un registro o un informe; haciendo alguna mejoría al instrumento o equipo empleado, o encontrando un método mejor. [pic 5]

E) Mantener

 Conservar las actividades que, como resultado del análisis, no fueron susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar.

Para aplicar esta técnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que componen el procedimiento.

4. APARTADOS QUE INTEGRAN EL MP.

Existe una gran variedad de formas de presentar un manual de procedimientos, dentro de la Administración Pública Federal resulta conveniente que se adopten normas generales que uniformen tanto los apartados que lo conforman como el formato de los manuales.

En esta sección se mencionan los apartados y el formato que se considera debe tener un manual de procedimientos.

4.1. DE IDENTIFICACIÓN. 

La identificación del manual de procedimientos es la primera hoja del documento o portada, la cual deberá tener los siguientes datos:

1) Logotipo de la SER.

2) Nombre de la subsecretaría o jefatura de unidad a la cual pertenece la unidad responsable.

3) Título del manual de procedimientos.

4) Siglas de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto (DGPOP), unidad administrativa responsable del dictamen de los manuales de procedimientos.

5) Fecha de elaboración o actualización.

HOJA DE CRÉDITOS DEL MP. 

Hoja del documento que debe imprimirse al reverso de la portada, en la cual se señala el

nombre, cargo y unidad de adscripción de los funcionarios que intervinieron en la

elaboración, dictamen y autorización del manual de procedimientos.

4.2 DE CONTENIDO.

ÍNDICE.

Se presentan de manera ordenada los capítulos y/o apartados que conforman el manual de procedimientos. Es importante seguir el orden que se señala a continuación: [pic 6]

1.  INTRODUCCIÓN:

Es la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él. Además, incluye la periodicidad para las revisiones y actualizaciones. La redacción debe ser concisa, sencilla, clara y comprensible.

2. OBJETIVOS DEL MANUAL:

Se deberá expresar el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación del manual.

El objetivo deberá ser lo más concreto posible, su redacción debe ser clara y en párrafos breves e iniciará con un verbo en infinitivo; además, la primera parte de su contenido deberá expresar: que se hace, y la segunda, para qué se hace.

3. PROCEDIMIENTOS.

Se elaborará una portada general con el objeto de identificar el apartado donde inicia la descripción de los procedimientos que conforman el manual.

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