ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1. WILLIAM P. LEONARD

William P. Leonard la define: “La Auditoria Administrativa es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que se dé a sus recursos humanos y materiales”.

Este mismo autor propone que el objetivo primordial de la auditoría administrativa es descubrir las deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinadas y encontrar sus probables remedios. En el manejo de cualquier organización, existe una búsqueda constante para mejorar los métodos y el desempeño, disminuir los costos y mejorar la eficiencia.

La auditoría administrativa puede realizarse de una función específica, un departamento o área de la organización o de un grupo de ellos, de una división o de la empresa completa.

En éste método se propone que antes de implantar un programa general de Auditoria administrativa, es indispensable contar con la aprobación y apoyo de la dirección. Otros aspectos fundamentales que deben considerarse al organizar un programa de Auditoria es la formulación de una política que señale objetivos e indique un plan para su consecución. En este plan se debe incluir: la selección del personal adecuado, la implantación de un programa de capacitación que mejore la eficacia de la mano de obra y una base de control de tiempo y costo.

Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación y que además deben conocerse bien ya que componen el programa de la Auditoria son:

1. Planes y Objetivos

Se debe examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos.

Una de las mayores deficiencias en numerosas empresas es la que la administración no da pleno cumplimiento a los principios de organización.

En muchas empresas, las deficiencias se descubrirán por falta de una completa y clara estipulación de objetivos y la carencia de los detalles necesarios para el desenvolvimiento de planes razonables, encaminados al logro de las metas fijas.

Antes de que auditor pueda valorar la eficiencia de una operación, es necesario entender bien los planes y objetivos generales de la empresa.

2. Organización

En el establecimiento y operación de una empresa es vital una planeación constante de la estructura orgánica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella.

Al revisar un organigrama de una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse de si refleja o no la situación verdadera, actual, de las funciones organizacionales. Debe analizar cada uno de los elementos para determinar si el organigrama precisa los niveles de autoridad y responsabilidad adecuadamente.

3. Políticas y prácticas

Se deben estudiar para ver si es necesario emprender acciones de mejoramiento.

Las políticas son esenciales para una administración eficaz. Determinar las intenciones de la dirección y constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa pueda seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos.

Las políticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente te sirven para uniformar y coordinar a toda la organización.

Un aspecto muy importante es que la política esté claramente expuesta. La expresión, de una política es necesaria para la toma de decisiones de producción, finanzas, personal, compras, crédito, ventas, etc.

4. Reglamentos

Determinar si la organización cumple los reglamentos locales, estatales y nacionales.

5. Sistemas y procedimientos

Conocer si los sistemas y procedimientos presentan deficiencias o irregularidades e idear métodos para mejorarlos.

Al examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor debe tener en cuenta su propósito y su forma y decidir sobre sus méritos respecto a la forma en que sirve a la empresa. Un sistema o procedimiento eficiente puede resultar costoso y entorpecer operaciones.

Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento esté proyectado de forma que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que se está haciendo, dónde, cómo, cuándo y por quién; cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y evaluado.

6. Controles

Determinar la eficacia de los métodos de control.

En todo renglón de comercio, industria, servicio, se encuentran métodos de control en pleno funcionamiento. Son medios por los cuales la dirección obtiene ciertos resultados para conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada. Todo método de control, dentro de una empresa, comprende la comparación del desempeño real contra el esperado, trátese de objetivo, norma, etc.

7. Operaciones

Se debe precisar que aspecto de las operaciones requiere un mejor control, organización o comunicación para lograr mejores resultados.

8. Personal

Conocer las necesidades del personal y como afecta al trabajo en el área evaluada.

9. Equipo físico y su disposición.

Precisar si se pueden llevar a cabo mejoras en la disposición del equipo para su mayor aprovechamiento.

10. Informe

Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las soluciones más convenientes.

PASOS QUE INCLUYE EL MÉTODO DE WILLIAM P. LEONARD

1. Estudio preliminar

2. Programa de auditoria

3. Investigación

4. Análisis, Interpretación y síntesis

5. Preparación del informe

6. Discusión con los directamente afectados

7. Informe final a la dirección

8. Revisión sistemática

Leonard enuncia, entre otras, 21 técnicas

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