Enfoque Alas Auditoria Administrativa

5.1 William P. Leonard

EXAMEN

Áreas de estudio

Funciones especificas

Departamentos

Divisiones

La empresa

Detalles a estudiar

Planes y objetivos

La estructura de la empresa

Políticas y sistemas

Métodos de control

Recursos humanos y Físicos

Estándares

Medición de resultados Evaluación

Proceso

Influencia económica

Estructura adecuada

Adecuación de los controles

Métodos de protección

Causas de variación

Utilización de los recursos

Métodos para trabajar

Análisis e interpretación

Estudios de los elementos

Diagnosis detallada

Determinar propósitos

Deficiencias

Balance analítico

Prueba de eficiencia

Búsqueda de problemas

Soluciones

Alternativas

Métodos simplificados

Programa de auditoria

•Deben analizarse:

–Planes y objetivos: ¿garantizan los objetivos, la sobrevivencia, el crecimiento, la contribución económica y las utilidades de la empresa, así como el cumplimiento de obligaciones sociales?

–En la estructura se observa: está o no de acuerdo con las necesidades de la empresa, las funciones no están coordinadas, no hay delegación de autoridad, etc.

–Políticas, sistemas y procedimientos: ¿hay productividad? ¿Existe un programa de metas?

–Métodos de control: ¿existe un propósito de control? ¿Se especifica cómo, cuándo y quién ejecutara los planes?

–Recursos humanos y físicos: horarios de trabajo, faltas vacaciones, servicio médico, plan de retiro, premiso, promociones, consejos al personal, etc.

Recolección de los datos

•La recolección de datos demanda el uso de técnicas

•Organogramas

•Diagramas comparativos

•Descripción de actividades

•Diagramas gráficos

•Hojas: entrevistas, observaciones, estadísticas

Análisis, interpretación y síntesis

•Estudiar los elementos y obtener la historia de la vida del paciente y su medio ambiente.

•Diagnosticas detalladamente la enfermedad.

•Encontrar deficiencias actuales y potenciales.

•Realizar un balance analítico de la importancia y valor de cada elemento y unidad.

•Buscar problemas, encontrar soluciones, comparar alternativas.

Presentación del informe y su discusión

1. Propósito y alcance

2. Aspectos fundamentales

3. Problemas discutidos

4. Practicas comunes

5. Discusión o comentarios

6. Recomendaciones

7. Anexos

De acuerdo a este autor el propósito y las finalidades de la auditoría administrativa son sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cuales quiera de los elementos examinados e indica, a la vez, posibles mejoras en las operaciones.

La naturaleza de las tareas de auditoría administrativa es tal, que se convierte en un servicio especializado prestado a la “dirección superior”, distinto de cualquier otro tipo de asesoramiento. En otras palabras, se trata de un verdadero servicio de consultoría de dirección perteneciente a la empresa.

El alcance de la auditoría es total, puede comprender una determinada función o actividad, un departamento o grupo de departamentos, una división o grupo de divisiones o la empresa en su totalidad.

Factores a revisar o evaluar: Los elementos o factores en los métodos de administración que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación son los siguientes:

* Planes y Objetivos.

* Estructura Orgánica.

* Políticas y Prácticas.

* Sistemas y Procedimientos.

* Métodos de Control.

* Medios de Operación.

* Potencial humano y elementos físicos empleados

5.2 Joaquín Rodríguez Valencia

Este autor considera que la auditoría administrativa tiene como objetivo principal: proporcionar un panorama administrativo general del organismo social que se audita, señalando el grado de efectividad con que opera cada una de las unidades administrativas.

Rodríguez Valencia: “Es un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la administración sobre la gestión de un organismo social. Consiste en la aplicación de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en relación con las medidas fijadas; los recursos humanos, financieros y materiales empleados; la organización, utilización y coordinación de dichos.

OBJETIVO

El objetivo primordial de la auditoría administrativa consiste en descubrir deficiencias e irregularidades en alguna función del organismo social examinado e indicar sus posibles correcciones. En otras palabras, el objetivo básico es ayudar a la dirección superior, a fin de que logre una administración eficaz y eficiente

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DE ACUERDO CON JOAQUIN RODRIGUEZ VALENCIA

La planeación de la auditoría administrativa comprende la tarea de integrar un número de elementos que el “auditor administrativo” debe tener presente aun durante el análisis preliminar; de otro modo podrá verse en dificultades, desde los puntos de vista personal y fecha de terminación del trabajo. (Rodríguez. 2007. 166,167)

METODOLOGIA

De acuerdo a este autor la auditoria administrativa tiene como objetivo principal proporcionar un panorama administrativo general del organismo social que se audita, señalando el grado de la efectividad con el que opera cada una de las unidades administrativas que la integran.

La tarea del profesional de la administración consiste en determinar las ineficiencias existentes, elevar soluciones y prestar colaboración a la empresa para su que esta resulte mas efectiva. Así mismo se hace mención del método propuesto para realizar las actividades. Ahora se retoma este método para describir brevemente cada punto.

1. Estudio preliminar.

2. Planeación de la auditoria administrativa.

3. Investigación y examen de los elementos: funcional, procesal, analítico y

ambiental.

4. Análisis y evaluación de la información obtenida.

5. Informe de auditoria administrativa.

6. Implantación de las recomendaciones.

ESTUDIO PRELIMINAR

Se realiza a base de entrevistas no profundas con el objeto de formar un criterio sobre el campo de trabajo, tener una primera idea global y usarla como base para la siguiente etapa.

Planeación de la auditoria

Comprende la tarea de integrar un número de elementos que el auditor administrativo debe tener presente aun durante el análisis preliminar, de otra forma se vería más tarde en dificultades.

El programa de auditoría es el medio para guiar al auditor y sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a seguir.

Investigación y examen

Mediante entrevistas, listas de comprobación, cuestionarios, observación de diagramas de flujo, manuales y organigramas, el auditor deberá cerciorarse de obtener la información correcta y suficiente para dar un apoyo confiable a todo el análisis y a las recomendaciones de la auditoría que se realicen.

Análisis y evaluación de la información obtenida

El cuidado y minuciosidad con que se elabore el análisis determinará el valor de la auditoría, aunque las interpretaciones que se deriven del análisis no deben tomarse como conclusiones definitivas, ya que tienen que estar relacionados con otras inferencias y tal vez hasta haya que reformularlas por alguna razón.

Informe final de auditoría administrativa

La base para elaborar el informe final de auditoría en forma adecuada es: en primer lugar ¿Quién lo va a leer? Y ¿Qué uso va a tener?, en segundo lugar ¿Cómo va a estructurarse éste?

Implantación de las recomendaciones

La implantación de las recomendaciones formuladas por el auditor administrativo es tan importante como cualquiera de las etapas anteriores, ya que constituye el momento en que las medidas de mejoramiento administrativo propuesto deben ponerse en vigor, para resolver los problemas que originaron la aplicación de la auditoría administrativa.

5.3 José Antonio Fernández Arena

La propuesta de este autor combina un análisis de los objetivos, recursos y del proceso administrativo, y el esquema de estudio comprende:

A. Los objetivos de la empresa.

a. De servicio.

b. Social

c. Económico.

A. La Dirección (en sus niveles existentes)

B. Los recursos.

d. Humanos

e. Materiales

f. Técnicos.

C. El proceso administrativo.

a. Planeación.

b. Implementación.

c. Control.

Este autor propone la realización de la auditoria administrativa combinando un análisis de los objetivos, de los recursos y del proceso administrativo.

Concepto de auditoria administrativa: Es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y a la participación individual de los integrantes

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