ENSAYO DE HABILIDADES

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               MORELIA, MICHOACÁN                                 27 DE MAYO DEL 2015

Apéndice A. Elaboración de Presentaciones Orales y Escritas

Imagen Directiva. Concepto y protocolo directivo.

Primero, empezaremos por definir lo que es la imagen directiva o imagen corporativa.

La imagen directiva es el reflejo o proyección mental a los que nos enfrentamos, es el resultado de nuestra identidad como directivo. Normalmente, estas señales son captadas o concebidas por nuestros clientes, proveedores y público en general.

La imagen de la que venimos hablando, trata más que nada de la importancia de los negocios en el mundo. La imagen ejecutiva se da cuando una de las personas de la empresa deja al descubierto su quehacer profesional, con tan solo su presencia, manera de hablar y manera de interrelacionarse con los demás.

Como segundo pequeño tema, hablaremos sobre el protocolo directivo.

Un protocolo directivo no es más que

Elaboración de presentaciones orales y escritas.

Dentro de las hojas que implica esta unidad, viene un pequeño ejemplo de cómo una empresa y, para ser más directos, la representante de ventas se enfrentó a un pequeño problema el cual tenía que resolver.

El problema era que no sabía cómo hacer que la división de personal funcionara con mayor eficiencia, además de que tenía que convencer a sus empleados para para que tuviesen credibilidad, es decir, lograr que los empleados entendieran y apreciaran sus compromisos personales y su estilo administrativo.

También vemos el mismo caso, si no es que parecido, de la reacción ante la misma propuesta, pero cuando los empleados de la empresa se muestran con una incertidumbre ante el proyecto, y cuando la comunicación no es efectiva, es decir, cuando no se sabe expresar el mensaje de manera clara y precisa.

Ante éste problema, nos damos cuenta que la representante de ventas tuvo que tener una buena y eficiente comunicación, tanto con los empleados, así como con los jefes de mayor puesto; teniendo que hacer juntas, expresando sus ideas y transmitiendo el mensaje de manera clara y precisa, ya fuese de manera oral y/o por escrito.

En este caso, vemos cómo la comunicación ayuda mucho a transmitir un mensaje; para esto, recordemos que la comunicación se caracteriza por tener: un emisor, un receptor, un mensaje y una retroalimentación; siendo así una de las principales técnicas para la elaboración de presentaciones orales.

Los directivos, normalmente deben de dominar los elementos básicos de la comunicación pública y tener que ser lo suficientemente flexibles para saber adaptarlo a diversas situaciones. La eficacia de un buen directivo radica en gran parte de saber comunicarse con compañeros de trabajo, clientes, proveedores, etc., ya que estas habilidades son fundamentales para una buena administración.

Buena comunicación.

Existen 5 pasos esenciales para realizar presentaciones eficaces. Los primeros tres pasos implican la preparación; el cuarto y el quinto se enfocan en la presentación oral y/o escrita:

• Formular una estrategia para la audiencia: desarrollar habilidades entre el expositor y el público de acuerdo a la situación. Antes de recabar la información o escribir notas, debemos de aclarar nuestros objetivos, si lo que queremos es motivar, informar, persuadir, demostrar o enseñar a nuestra audiencia. Por ejemplo cuando tratamos de motivar al público, necesitamos convencer a los empleados de que su trabajo es demasiado importante dentro de la empresa y que es esencial su esfuerzo en su tarea, hacerle sentir que es parte de la empresa y hacer que lleve a su empresa a donde quiera que valla.
• Desarrollar una estructura clara: llevar la estrategia de una general, a una específica. Aquí el éxito de la comunicación se basa, en parte, de la capacidad de recepción de la audiencia del mensaje y la habilidad para transmitirlo, la estrategia está en relacionar el material con algo que la audiencia ya sabe, así, podrá retener mucha más información.
• Sustentar ideas con ejemplos: hacerles saber a la audiencia que aunque sea teórico, puede pasar en la vida real; También dentro de este paso, es conocer a nuestra audiencia y saber qué es lo que más se acomoda a la situación.
• Preparar el material: presentar las ideas de forma escrita, expresando lo que se quiere dar a entender. Saber cuándo se tienen que plantear los mensajes bidireccionales y unidireccionales, es decir, saber utilizar argumentos fuertes en evidencias lógicas y amplias, así como saber aumentar la credibilidad, y eligiendo un lenguaje neutral para desarrollar ideas.
• Complementar con respuestas seguras e informadas: El resultado de la exposición con el expositor debe de ser impresionante e informada, preparada para cualquier desafío. Prepare una versión que destaque la información que servirá para su estrategia, mostrándose calmado, justo, razonable y bien informado, utilizando el humor dirigido a usted mismo para relajar la tensión. El lenguaje también influye mucho en la expresión de las ideas, debido a las situaciones, así que adapte su lenguaje de acuerdo a las situaciones, es decir, debe ser un poco más intenso que el de la audiencia.

Patrones de Organización.

1. Cronológica. Se refiere al tiempo en que suceden los acontecimientos.
2. Espacial. Ordenar las ideas en términos de distancia física.
3. Causal. Desarrollar ideas a partir de la causa.
4. Temática. Mencionar aspectos del tema.
5. Secuencia de Monroe. Captar atención, mostrar una necesidad, presentar una solución, visualizar resultados y llamar a la atención para poner en marcha la solución.
6. Orden de aceptación. Partir de lo que se sabe, para dirigirse a ideas nuevas.
7. Orden de indagación. Desarrollar el tema en pasos.
8. Pregunta-respuesta. Plantear y responder una serie de preguntas de la audiencia.
9. Problema-solución. Establecer que existe un problema y desarrollar un plan para solucionarlo.
10. Orden de eliminación. Investigar todas las posibles soluciones e ir eliminando hasta que sólo quede una.

Materiales de Apoyo.

Los materiales de apoyo son una buena técnica para hacer que la audiencia capte mejor el mensaje que se desea transmitir.

Existen diferentes tipos de materiales de apoyo, dentro de los cuales se encuentran: Ejemplos, donde hablamos sobre casos específicos o casos de la vida real en donde se puedan ver involucrado el tema que nos compete; Datos estadísticos, que nos ayudan a crear confiabilidad en la veracidad de nuestra información, y estos expresan relaciones de magnitud o tendencias; Testimonios, que nos complementan a decir que nuestra información es verdadera y que además nos ayuda a que se crea en que son casos específicos que realmente se cumplen en la vida real.

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