ESPECIFICACIÓN TÉCNICA DEL CÓDIGO DE CONTROL

ESPECIFICACIÓN TÉCNICA DEL CÓDIGO DE CONTROL

(VERSIÓN 7.0)

ANTECEDENTES

En el marco del Nuevo Sistema de Facturación implementado por la Administración Tributaria, se tiene prevista la incorporación de nuevos elementos de seguridad en las facturas emitidas por sistemas de facturación computarizada. En este sentido, toda factura emitida por este medio, deberá incorporar un Código de Control generado a partir de información de la misma.

A efectos del Nuevo Sistema de Facturación, solo podrán emitir facturas aquellos sistemas de facturación computarizada que tengan implementado el generador del Código de Control, estén registrados en Impuestos Nacionales, y además pasen por un proceso de certificación que verifique la correcta generación del Código de Control.

¿QUE ES EL CÓDIGO DE CONTROL?

Es un dato alfanumérico generado e impreso por un sistema de facturación computarizada a tiempo de emitir una factura. Constituye una representación única de una factura, que será empleada por el SIN para que junto a otra información permitan determinar la validez o no de la misma.

Este código se genera en base a información de dosificación de la factura, información de la transacción comercial, y un dato alfanumérico denominado Llave de Dosificación, que el contribuyente recibirá por Internet cada vez que solicite dosificaciones de facturas para su sistema de facturación computarizada.

EMISIÓN DE FACTURAS A TRAVÉS DE SISTEMAS DE FACTURACIÓN COMPUTARIZADA

Todo contribuyente que requiera emitir facturas haciendo uso de un sistema de facturación computarizada, deberá previamente:

• Registrar su sistema de facturación computarizada en el SIN, llevando a cabo el trámite de Registro de Autoimpresores en oficinas de Impuestos Nacionales, o a través del Portal Tributario, siempre que el contribuyente sea Newton.

• Certificar la correcta generación del Código de Control, ingresando al Portal Tributario y sometiéndose a una prueba de certificación, la cual verificará que su sistema de facturación genera correctamente el Código de Control.

Una vez que su sistema de facturación esté registrado y certificado por el SIN, el contribuyente podrá:

• Solicitar dosificación de facturas para su sistema de facturación computarizada. Este trámite deberá realizarse a través del Portal Tributario, producto del mismo el contribuyente recibirá un Certificado de Activación de Dosificación, que incluirá información de la dosificación realizada.

• Recabar la Llave de Dosificación que el SIN asignó a su dosificación, esto a partir del Portal Tributario. Dada la sensibilidad de este dato, su conocimiento y divulgación serán de entera y absoluta responsabilidad del contribuyente.

• Configurar su sistema de facturación computarizada, ingresando información de dosificación contenida en el Certificado de Activación de Dosificación de Facturas, además de la Llave de Dosificación recibida.

• Finalmente, el sistema de facturación computarizada estará en condiciones de emitir las facturas dosificadas por el SIN, generando e imprimiendo en cada una el Código de Control correspondiente.

IMPORTANTE

Procedimiento para Sistemas Facturación Computarizada (SFC) certificados con versión 6 ó anteriores que desean actualizar su certificación a la versión 7.

Tratamiento que deben adoptar aquellos contribuyentes cuyo SFC fue certificado con las especificaciones técnicas de la versión 6 o anteriores y desean adecuar su SFC a la versión 7.

[VER DOCUMENTO]

Por YHONY ALBERTO LEE YARA[1]

El articulo 771-2 consagra que para la procedencia de costos y deducciones, se requiere la factura y en su defecto el documento equivalente. A su vez del decreto 522 de 2003 en su artículo 3° reguló la elaboración del documento equivalente por parte de los responsables pertenecientes al régimen común que adquieran bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado al establecer:

“Artículo 3°. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono;

b) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;

c) Fecha de la operación;

d) Concepto;

e) Valor de la operación;

f) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación;”

No cabe duda que el decreto es taxativo en aclarar que la responsabilidad de la expedición del documento equivalente recae sobre al adquiriente perteneciente al régimen común. Sin embargo, la Dian a través del concepto 45671 de julio de 2003 estableció una salvedad a esa obligación legal al estipular en este concepto lo siguiente:

"…Con todo, como se expone en el punto siguiente, si no se trata de operaciones en que deba practicarse la retención en la fuente por IVA y el vendedor, no obligado a facturar, opta por expedir factura o documento equivalente, deberá hacerlo cumpliendo los requisitos legalmente previstos para cada documento, tal como lo dispone el parágrafo 1° del artículo 2° del Decreto Reglamentario 1001 de 1997. En este evento no será forzoso que el adquirente expida el documento previsto en el artículo 3° del Decreto 522 de 2003. (Subrayado)"

Así entonces cuando un no comerciante o una persona del régimen simplificado nos expida una factura y cumpla esta con todos los requisitos y a su vez no tengamos la obligación de retener por concepto de IVA ningún monto, dicha factura servirá como soporte para la procedencia de costos y deducciones.

Empero, es aconsejable que se elabore en todos los casos el documento equivalente por el responsable del régimen común aun cuando el concepto de la Dian sea un poco laxo, para evitar discusiones

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