ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE COMPRAS

ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE COMPRAS

COMPRAS

El punto de partida en el ciclo operativo total de una organización es el procurarse de los materiales y servicios que serán vendidos, bien sea en su forma original o usados, procesados o combinados según las necesidades propias del mercado. Ésta procuración puede incluir materia prima, materiales procesados, partes, subensambles, servicios, suministros, personal y el mismo dinero. En muchas de estas áreas de procuración existen problemas especiales que requieren habilidades especiales; por ejemplo, reclutamiento de personal el cual debe ser manejado a través de un departamento de personal, o bien, la obtencion de fondos de capital que deberá ser manejada por un tesorero

Una gran parte de esta procuración, sin embargo, es normalmente mane-jada por un grupo específicamente establecido para este propósito y así, como más adelante se vera, las actividades de procuración de este grupo pueden variar. Las partidas manejadas usualmente incluyen la mayoría de los materiales, partes y suministros empleados por la organización.

La importancia de la actividad de compras es usualmente muy grande, ya que la típica acción de compras infiere en más de la mitad de los costos incurridos en una organización por los productos y servicios que vende; consecuentemente, es una actividad que se reserva un alto grado de atención por parte de la administración; además es de una importancia primordial debido a significativas interrelaciones que guarda con otras actividades gerenciales; lo que se compra está directamente relacionado con la eficiencia en producción, el volumen de compras es también determinante de los niveles de inventarios, y la inversión en inventarios es el factor principal para alcanzar una favorable rotación del capital invertido. En adición, la función de compras tiene una relación operacional directa con las actividades de recepción, almacenes, venta de desperdicios y cuentas por pagar. Por todas estas razones, el ciclo de compras es una de las áreas más importantes a revisar por el auditor.

LA FUNCION BASICA DE COMPRAS

Para aquellas áreas de procuración donde la responsabilidad ha sido asignada al departamento de compras, la función básica es igual a cualquier área de procuración: proveer buenos productos o servicios a buen precio, a buen tiempo y en un buen lugar. El término "buen" es usado aquí como sinónimo de "la mejor posible", en todos los aspectos que se considere sean en beneficio de los intereses de la organización. Esta es, por supuesto, una determinación que a menudo no puede ser evaluada con precisión y que por lo tanto involucra una gran dosis de juicio; además, es especialmente cierto debido a que las principales interrelaciones con otras actividades operativas y a largo plazo, requieren ser evaluadas continuamente atendiendo ta los tipos especiales de beneficios y obstáculos.

Estos conceptos fundamentales de la función básica son al mismo tiempo los objetivos de la actividad de compras. El interés primordial es que la función básica de compras debe existir a diferentes niveles; en los niveles bajos, es la eficiencia con que el personal auxiliar cumpla con la parte que le corresponde en los procedimientos operacionales; en el nivel intermedio, existe interés en la efectividad con que las actividades individuales cubran los aspectos más importantes tales como la selección de proveedores y la negociación de precios; y en los altos niveles, hay preocupación por el grado en que se puedan percibir las oportunidades de lograr mejores compras para las demás funciones gerenciales.

EL CICLO NORMAL DE COMPRAS

La función de compras puede ser vista como un ciclo que incluye una serie de pasos perfectamente definidos, como sigue:

Determinación de Necesidades. En primer lugar habrá de determinarse la necesidad que requiere ser satisfecha a través de la acción de procuración; incluye la especificación de los productos y sus pormenores, cantidades, requerimientos de entrega y otra información pertinente.

Otras necesidades operaciones que puedan ser evaluadas en alguna forma y transformadas en requerimientos de compras.

En cualquiera de estas situaciones surge un sinnúmero de dudas, las cuales deben ser consideradas de manera que dependan de lo significativo de cada partida en lo individual.

La primera de ellas es si tiene validez general cierto tipo de necesidad subyacente; esto incluye tanto el propósito por el cual las partidas individuales van a ser usadas, como la solidez del procedimiento por el cual las necesidades básicas se transforman en requerimientos definitivos; ejemplo de esto puede ser la necesidad de una partida determinada para existencia en almacén y la clase de fórmula de decisión aplicada para la determinación de los requerimientos de existencias.

En segundo lugar debe haber un amplio cuestionamiento sobre si el sistema diseñado está operando actualmente con eficacia. Finalmente, existe la cuestión de si la necesidad determinada es adecuadamente transmitida al grupo de compras en la forma de requisición autorizada o por

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