El Efectivo

Según Rodríguez (2004): “Es todo el dinero que tenemos disponible para gastarlo en un momento determinado, tal como monedas, billetes, cheques, depósitos a la vista y otros”. (p.17)

Según Brito (2004): “Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no está sometida a ningún tipo de restricción”. (p.265)

Como podemos observar el efectivo, es el más líquido de los activos, constituye el medio tradicional de intercambio de la empresa, y es la base para evaluar y contabilizar todo lo demás. Para considerarse como tal, el efectivo debe ser propiedad de la empresa y estar disponible para su uso inmediato, ó casi inmediato.

El efectivo como activo de mayor liquidez, debe ubicarse en el Balance General, en el rubro del Activo Circulante, sub-clasificado en el Disponible. A continuación, podemos ilustrarlo:

Caja Principal

Disponible Caja Chica

Bancos

Activo Circulante Exigible

Realizable

Pre pagado

Importancia.

Como medio de intercambio, la regular disponibilidad del efectivo en la empresa es fundamental para cancelar las compras de materias primas, suministros, repuestos y servicios que requiere el normal funcionamiento de la misma. Además, el efectivo se utiliza para cumplir con los compromisos de sueldos y compromisos contractuales con los trabajadores de la organización.

Así mismo, el efectivo es el principal elemento del capital de trabajo de la empresa, y por lo tanto el activo más utilizado en el análisis financiero, flujo de efectivo y elaboración de presupuestos. También es el activo que mayor relación guarda con la liquidez, indicador de la posibilidad que tiene una empresa de cumplir o no con sus obligaciones a su vencimiento.

Partidas que lo conforman.

El Efectivo en Caja: Monedas y billetes emitidos por el Banco Central, monedas y billetes de otras naciones (divisas), cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o depositar, cheques de gerencia, documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes bancarias tales como giros bancarios.

El Efectivo en Bancos: Cuentas bancarias en bancos nacionales, cuentas en moneda extranjera depositadas en bancos en el exterior (previamente traducidas a moneda nacional al tipo de cambio que en ese momento exista).

También existen algunas partidas no consideradas como efectivo, como los cheques con fecha adelantadas, cheques devueltos por falta de fondos, vales de caja por adelantos a empleados, depósitos con ciertas restricciones (cumplimiento de contratos, decisiones judiciales), depósitos para la creación de fondos (pensiones o jubilaciones).

Control interno del efectivo.

Tenemos según Whittington y Pany (2004):

- No permitir que ningún empleado maneje una transacción de principio a fin.

- Separar el manejo del efectivo y la responsabilidad de llevar los registros correspondientes.

- Centralizar la recepción del efectivo en la medida que lo permita la eficiencia.

- Depositar diariamente los ingresos en efectivo.

- Hacer todos los desembolsos por cheques o medios electrónicos exceptuados los gastos pequeños que se hacen con la caja chica.

- Ordenar que las conciliaciones bancarias sean preparadas por empleados que no se encarguen de emitir cheques ni de caja, y un funcionario apropiado debería revisar de inmediato la conciliación ya terminada.

- Pronosticar las entradas y salidas de efectivo e investigar las variaciones respecto a las cantidades pronosticadas. (p.338)

La Caja General.

Según Brito (2004): “Es la cuenta a través de la cual se controla la mayoría del efectivo que entra, sale o permanece dentro de las instalaciones de la empresa” (p.268).

Según Catacora (1998) “La cuenta de caja está constituida por el dinero o numerario en existencia que se recibe o se entrega por diferentes razones” (p.123).

La cuenta caja general, caja principal, o simplemente caja, es una cuenta de activo circulante disponible, donde se registran los movimientos del dinero que se maneja dentro de la empresa. Estos movimientos incluyen el dinero que entra, se mantiene o sale de la empresa.

Estas operaciones se llevan a cabo regularmente en un lugar físico llamado “caja”, que la empresa habilita en sus instalaciones con ciertos niveles de seguridad y restricciones de acceso. Estas actividades de caja, se le asignan a un empleado llamado “cajero”, cuya responsabilidad es manejar y recibir el dinero o cheques, recibir las cobranzas, depositar en las cuentas bancarias de la compañía, atención al personal y proveedores, etc.

Control interno de la caja general.

Según Brito (2004):

- Separación de funciones: Las funciones del cajero deben ser claramente definidas y evitar que intervenga en operaciones de autorización y de registros contables; Así mismo, ni el cajero ni nadie que labore en el departamento pueden tener acceso a: facturación y entrega de mercancías, registros en los auxiliares de cuentas o efectos por cobrar, elaboración y envío de estados de cuenta a los clientes, autorización para otorgar descuentos, devoluciones o bonificaciones y autorización para dar de baja a clientes incobrables.

- Depósitos diarios: Todos los ingresos de caja deben ser depositados intactos en el banco en forma diaria, y no se debe permitir hacer pagos con el efectivo que haya ingresado.

- Endoso de cheques recibidos: A todos los cheques recibidos de terceros se les debe estampar inmediatamente en el reverso un sello que diga “solo para depositar en la cuenta corriente nº “.

- Ingresos por ventas al detalle: Al ser realizada una venta de contado por mostrador, el vendedor elaborará una factura por triplicado y se la entregará al cliente quién pasará por la caja y cancelará; el cajero pondrá el sello de cancelado a los tres ejemplares de la factura y devolverá el original y copia al cliente, quién regresará a retirar la mercancía comprada, previa la entrega del duplicado de la factura cancelada en la sección de despacho. El cliente se quedará con la factura original.

La Caja Chica.

Según Rodríguez (2004):

La caja chica es una cuenta que crea la empresa a través de un cheque emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero en efectivo, cuyo objeto es cancelar pagos menores, estableciendo previamente su monto, es decir, que dependiendo del tamaño de la empresa y del número de operaciones que ésta realice, se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el límite en base al cual se van a realizar los pagos (p.17).

Como podemos ver, la caja chica, es un apartado de dinero que la empresa asigna a una persona o departamento responsable de su uso y control, para cancelar compras y gastos menores. Se denomina también “fondo fijo” porque el monto asignado se mantiene “fijo”, ya que los pagos realizados con la caja chica, son inmediatamente reembolsados, y se mantiene siempre el monto asignado.

Importancia y objeto.

Normalmente los pagos realizados por las empresas deben efectuarse mediante la expedición de cheques o transferencias bancarias con la finalidad de prevenir robos o malos manejos, pero ante la necesidad de realizar pagos menores o pequeños y toda vez que la expedición de cheques por importes mínimos no justifica su costo, las organizaciones establecen los fondos de caja chica.

El objeto para la creación de un fondo para caja chica, es evitar la preparación de cheques por pequeñas cantidades, con los cual ahorraremos tiempo y papeleo, pues como sabemos, para preparar un cheque o una transferencia bancaria, se precisará de un riguroso procedimiento, donde abundará la correspondiente documentación de respaldo como órdenes de compra, facturas, recibos, firmas autorizadas, etc.

Y en los desembolsos menores, por compras de periódicos, revistas, agua potable, timbres fiscales, pequeños repuestos, papelería, alimentos, transporte, tarjetas telefónicas, etc. Suele ocurrir generalmente que estas compras se requieren con rapidez, y el vendedor no está dispuesto a aceptar un cheque, además no existen comprobantes hasta después de haberse realizado el pago.

Control interno de la caja chica.Según Brito (2004): Es indispensable poner en práctica las siguientes normas:

- Se fijará el fondo fijo con el que operará la caja chica.

- Será nombrada la persona que se responsabilizará del manejo idóneo de ese fondo.

- El cheque que se emita para la creación del fondo y los que posteriormente se hagan para reponerlo o aumentarlo, deberá ser hecho a nombre del custodio de dicho fondo.

- Se establecerá la cantidad máxima que podrá ser pagada a través de esta caja.

- Todo pago que se haga por caja chica deberá ser respaldado por su respectivo comprobante y la factura que emita el beneficiario del pago.

- Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes de respaldo deberán ser inutilizados mediante la estampación de un sello de “CANCELADO”. Así podrá evitarse que vuelvan a ser presentados para su reposición y se produzca una “duplicidad de pagos”.

- El fondo de caja chica debe ser repuesto cuando el efectivo que vaya quedando haya establecido un mínimo establecido.

- Se harán arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto de constatar la existencia física del efectivo o de los comprobantes que justifiquen su ausencia. (p.270)

Manejo contable de

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