El Organigrama

Sistemas y Procedimientos I

Prof. Johann Bueno

El Organigrama

C O N C E P T O

El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación.

F I N A L I D A D

Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica de los aspectos fundamentales de una organización, y permite entender un esquema general, así como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que lo componen. En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una organización, sus relaciones, las características de la dependencia o entidad y sus funciones básicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas: Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información. Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una dependencia o entidad. Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización. Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control.

R E Q U I S I T O S F U N D A M E N T A L E S

Precisión. En los organigramas, los órganos de la dependencia y sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos.

Vigencia. Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualización, así como también el nombre de la unidad responsable de su elaboración.

C L A S I F I C A C I Ó N:

Los organigramas pueden ser clasificados en dos grandes grupos de acuerdo con su:

-Contenido

-Presentación

Por su contenido:

Este primer grupo a su vez se subdivide en organigramas generales, específicos, analíticos, funcionales y de integración de puestos, plazas y unidades.

Generales: El Organigrama General consiste en presentar la estructura organizacional de una Dependencia o Entidad hasta Dirección General o equivalente.

Específicos: El Organigrama Específico consiste en presentar la estructura organizacional de una Unidad Administrativa hasta jefatura de Departamento o equivalente.

Analíticos: El Organigrama Analítico se emplea para mostrar una parte de la estructura organizacional en forma más detallada. Por ejemplo, dentro de una unidad administrativa pueden tener varias áreas como Dirección de Área, Subdirección o Departamento, en donde todas ellas deberán representarse a través de sus respectivos organigramas, que muestren las relaciones hasta el último nivel de la organización.

Funcionales: Indican, además de las unidades y sus interrelaciones, las funciones principales que realizan los órganos representados estos pueden citarse con arreglo a su orden de importancia o al lugar que ocupan dentro de un proceso.

De integración de puestos, plazas y unidades: Señalan, dentro del marco de cada unidad administrativa, los diferentes puestos establecidos para la ejecución de las funciones asignadas, así como el número de plazas ocupadas, vacantes y en su caso las que se cubren por honorarios.

Por su Presentación:

Se subdividen en verticales, horizontales, mixtos, de bloque y circulares.

Verticales:

En este tipo de organigrama, la ramificación de los órganos representa de arriba hacia abajo, colocando al titular en el nivel superior, en tanto que las demás jerarquías de la organización, se ubican en renglones cuyo distinto nivel traduce diferenciación en sus rangos. Las líneas que representan las relaciones entre las unidades, se disponen verticalmente.

Horizontales: Representan las unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando el órgano superior al extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ubican en columnas y las relaciones entre las unidades se representan por líneas dispuestas horizontales (Fig. 7). Este tipo de organigrama resulta de utilidad en el caso de estructuras con un gran número de órganos de igual jerarquía en la base.

Mixtos: Se representa la estructura de una organización utilizando combinaciones verticales y horizontales, con el objeto de superar las limitaciones que la utilización de un solo tipo trae consigo. Este tipo de organigramas es recomendable en organizaciones que cuentan con un gran número de unidades en la base, pues nos permite representarlas en poco espacio y en la medida que el número de estas aumentan se puede replegar su diseño.

De Bloque: Son una variante de los organigramas verticales y tienen la particularidad de representar un mayor número de unidades en espacios más reducidos, permitiendo así la aparición en el gráfico de los órganos ubicados en los últimos niveles.

Circulares: Son los organigramas que encierran la más alta autoridad en el centro de la globalidad de la gráfica, y sus relaciones parten del centro hacia fuera, de igual forma sus unidades, es decir, los diferentes niveles forman círculos concéntricos a la más alta jerarquía.

PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS:

Se conocen cinco pasos básicos que se han de seguir en el procedimiento para la

Elaboración de los organigramas:

Autorización y apoyo de los niveles superiores.

Acopio de la información.

Clasificación y registro de la información.

Análisis de la información. Diseño del organigrama.

Autorización y Apoyo de los Niveles Superiores.

La unidad encargada de elaborar los organigramas, podrá intervenir por propia iniciativa, a

petición de parte o por órdenes superiores; sin embargo, la autorización que debe obtenerse

de los niveles superiores representa

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