El Valor De La Dirección De Proyectos

El valor de la Dirección de Proyectos

Todos los proyectos deben dedicar al inicio un tiempo para su definición. Para los proyectos pequeños, se necesita una mínima cantidad de información y por lo tanto el proceso de planeación es corto. Al crecer las necesidades, es probable que los proyectos lleguen a ser más grandes y complejos, por lo tanto, la necesidad de entender completamente lo que se está solicitando, es muy importante ya que establecer los criterios sobre los que debe ser entregado el producto o servicio, son más difíciles de definir y acordar. Por lo tanto, se requiere de más tiempo para planear el trabajo y sus tareas. Para proyectos pequeños, la organización es bastante simple, quizá apenas el Gerente del Proyecto y el Cliente y Patrocinador. Sin embargo para proyectos más grandes, se puede tener una estructura organizacional bastante formal. Usted no desea llegar a tener una organización excesivamente compleja, pero mientras más personas estén involucradas e implicadas en el proyecto, más importante será que cada uno de ellos esté claro en cuál es su rol y sus responsabilidades. La última cosa que usted desea es que los miembros del equipo de proyecto le indiquen a usted cual debería ser la dirección como si fuesen el patrocinador o dueño del proyecto. Otro problema básico es cuando la gente piensa que ella está en el equipo de trabajo del proyecto, cuando realmente son personas comprometidas con el proyecto pero con cierta responsabilidad funcional que está fuera del alcance acordado.

Se debe tener un acuerdo con el patrocinador respecto al trabajo que será completado, el costo y la duración (tiempo) que serán necesarios para concluir el trabajo. Estos tres elementos conforman el concepto conocido como “Triple Restricción”. El aspecto clave de la triple restricción es que si uno de los tres elementos cambia, por lo menos uno, necesita ser ajustado también. La Triple Restricción actualmente es descrita de dos maneras similares. El elemento de costo es llamado también esfuerzo, lo que hace más sentido si los costos de mano de obra son todos internos y si no hay otros costos asociados. Algunas veces, el elemento de alcance es llamado también calidad, y entonces se enfoca en entregar a un cierto nivel de calidad para un nivel de costo y duración. Este es un aspecto menos amplio de la triple restricción aunque el concepto general se mantiene.

Este concepto es fácil de visualizar si se piensa en la triple restricción como un triángulo, con cada uno de sus lados representando el costo, la duración y el alcance del trabajo.

Si el alcance del trabajo se incrementa, el costo y/o la fecha límite debe incrementarse también. Esto hace sentido. Si se tiene más trabajo que realizar, incrementará su costo (esfuerzo) y quizás se incrementará la duración. (Típicamente si reduce el alcance del trabajo, el esfuerzo y/o fecha de término será menor también).

Si se solicita que se acelere el proyecto y que se finalice antes de lo que fue planeado, entonces será lógico reducir trabajo (Alcance). Sin embargo, si se solicita mantener el alcance con una menor duración, la tercera variable de la triple restricción se debe incrementar para mantener el balance. Esto también debe tener sentido. Se necesitará incrementar el costo (esfuerzo) quizás trabajando tiempo extra o incrementando los recursos para poder completar la misma cantidad de trabajo en un menor tiempo.

Finalmente, lo más importante que hay que tener en cuenta es el Plan de Proyecto, el cual puede ser usado para agrupar todos estos documentos. El Plan de Proyecto incluye específicamente:

• Definición de Proyecto (También llamada Carta del Proyecto y/o Enunciado de Alcance).

• Enunciado de Alcance, estimación

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